Checklist para tu cierre de temporada
Un cierre de temporada combina competiciones, comida y un momento de agradecimiento, así que conviene trabajar con fechas límite claras. Primero confirma el lugar y abre las inscripciones; después cierra participantes, equipos, preferencias alimentarias y programa. En los últimos días se concentran las compras, los premios y la comprobación del material deportivo. El día del evento, reserva varias horas para montar carpas, mesas, campos, sonido, barbacoa y buffet antes de que lleguen los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Reservar campos deportivos
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear el programa y las competiciones
2 personas
Confirmar definitivamente a los participantes
Publicar la distribución de equipos
Planificar entregas y compras
2 personas
Encargar premios y obsequios de agradecimiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Informar a los participantes sobre los aspectos prácticos
Hacer la compra
3 personas
Guardar las bebidas y los productos refrigerados
2 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Preparar premios y materiales
2 personas
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
Montar carpas y mesas
5 personas
Montar las sillas y el bufé
4 personas
Colocar la barbacoa y las neveras portátiles
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Delimitar los campos deportivos
3 personas
Probar la música y la iluminación
2 personas
Preparar el buffet y las bebidas
4 personas
Preparar la lista de participantes y las pulseras
2 personas
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida
Coordinar actividades deportivas
4 personas
Llevar los resultados
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Encender la barbacoa
2 personas
Preparar la barbacoa
3 personas
Reponer el buffet de barbacoa
3 personas
Servir por separado las comidas dietéticas
2 personas
Entregar premios
2 personas
Proporcionar la música
Seguimiento
Desmontar el bufé y el bar
4 personas
Recoger y clasificar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar la barbacoa de forma segura
2 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Revisar los campos deportivos
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Secar neveras portátiles y carpas
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 70
- Mesas de buffetcant. 4
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 80
- Cuencos reutilizablescant. 40
- Vasos reutilizablescant. 100
- Cubiertoscant. 80
- Cuencoscant. 12
- Cucharonescant. 8
- Pinzascant. 6
Equipo
- Barbacoascant. 2
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 6
- Chalecos de entrenamientocant. 30
- Conoscant. 40
- Silbatoscant. 6
- Marcadorescant. 4
- Medallas o juegos de premioscant. 12
Decoración
- Banderas del clubcant. 8
- Banner de temporadacant. 2
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 8
- Cinta de balizamientocant. 2
- Carteles direccionalescant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de exteriorcant. 4
Limpieza
- Escobacant. 3
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, formar equipos, publicar la distribución y ajustar las competiciones sin improvisar.
- Comprueba las preferencias dietéticas antes de hacer la compra y separa los productos refrigerados. Guarda bebidas y comida fría en neveras portátiles hasta el momento de preparar el buffet.
- Haz una revisión del recinto el día anterior: baños, campos, tomas de corriente y espacio para carpas, mesas y barbacoa. Lleva cables alargadores y regletas solo después de comprobar dónde pueden colocarse con seguridad.
- Prepara premios, medallas, obsequios y material deportivo en cajas separadas. Incluye balones, chalecos, conos, silbatos y marcadores, y verifica cada caja antes de salir hacia el lugar.
- Reserva como mínimo 2 o 3 horas para el montaje. Monta primero carpas y mesas, después sillas y buffet, y deja para el final la decoración, la prueba de música e iluminación y la preparación de bebidas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un cierre de temporada?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, reservar los campos y enviar invitaciones. Cierra participantes y preferencias dietéticas unos 7 días antes, y confirma el pronóstico del tiempo durante las últimas 48 horas.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?
- Ciérralas al menos 7 días antes del evento. Ese margen permite gestionar cambios, preparar equipos, calcular compras y comunicar el programa definitivo.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar un cierre de temporada?
- Calcula entre 2 y 3 horas si vas a montar carpas, mesas, sillas, buffet, barbacoa, campos deportivos, decoración y sonido. Añade 30 minutos para revisar baños, material, bebidas y conexiones eléctricas.
- ¿Cuánta bebida comprar para un cierre de temporada?
- Como referencia, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 por persona y hora, ajustando según el calor y la duración. Guarda las bebidas refrigeradas y deja agua disponible desde el inicio.
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