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Checklist pour organiser une chasse au trésor à vélo

Une chasse au trésor à vélo se prépare d’abord sur le terrain, pas seulement sur une carte. Il faut prévoir un itinéraire testable, des checkpoints faciles à repérer, des énigmes adaptées et une solution rapide en cas de crevaison. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions jusqu’au rangement. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés : besoins alimentaires, éclairage, répartition des bénévoles et colis préparés pour chaque équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir l’itinéraire et le thème

    2 personnes

  • Réserver le lieu de départ

  • Élaborer l’itinéraire

    2 personnes

  • Consigner les emplacements des checkpoints

    2 personnes

  • Créer des énigmes et des épreuves

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Reconnaissance préalable de l'itinéraire à vélo

    2 personnes

  • Vérifier la sécurité du parcours

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles au checkpoint

  • Envoyer les informations aux participants

  • Acheter les prix et le matériel

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Imprimer les cartes d’itinéraire et les missions

    2 personnes

  • Créer les listes de l’équipe et des participants

  • Préparer des colis par équipe

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Installer le panneau de départ et d’arrivée

    2 personnes

  • Répartir le matériel de contrôle

    2 personnes

  • Suspendre les flèches d’orientation

    3 personnes

  • Monter les tables des points de contrôle

    4 personnes

  • Tester la technique et l’éclairage

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    3 personnes

Événement

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Enregistrer les équipes

    2 personnes

  • Donner les consignes de départ

    2 personnes

  • Faire démarrer les équipes par étapes

    3 personnes

  • Coordonner les tâches

    5 personnes

  • Réapprovisionner le matériel de contrôle

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Enregistrer les arrivants

    2 personnes

  • Vérifier les réponses

    3 personnes

  • Annonce des gagnants

    2 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    3 personnes

Suivi

  • Retirer les flèches et panneaux d’itinéraire

    3 personnes

  • Récupérer le matériel de checkpoint

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Vérifier et ranger le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 20
  • Tente de réceptionqté 2
  • Table d'inscription

Matériel de sport

  • Gilets réfléchissantsqté 12
  • Pompes à véloqté 3
  • Kits de réparation véloqté 3
  • Chambres à air de rechangeqté 8
  • Phares de véloqté 12
  • Siffletsqté 6
  • Flèches de directionqté 40
  • Panneaux de checkpointqté 8
  • Cartes d'itinéraireqté 35
  • Cartes de missionqté 80
  • Formulaires de réponseqté 35
  • Enveloppesqté 40
  • Presse-papiersqté 12
  • Chronomètresqté 6
  • Cônesqté 24
  • Cordeqté 2
  • Prixqté 6

Équipement

  • Enceinte Bluetooth
  • Rallongesqté 3
  • Multiprisesqté 3

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 100
  • Assiettesqté 80
  • Couvertsqté 80
  • Thermosqté 4

Cuisine

  • Glacièresqté 4
  • Pince de serviceqté 4
  • Planches à découperqté 3
  • Couteauxqté 6

Décoration

  • Panneau départ et arrivéeqté 2
  • Nappesqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Seaux de nettoyageqté 2
  • Serpillièresqté 2
  • Balais à mainqté 2
  • Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Testez l’itinéraire à vélo au moins une fois avant l’événement. Vérifiez la durée réelle, les traversées dangereuses, les passages étroits et les endroits où les flèches ou panneaux de checkpoint pourront être installés.
  • Préparez un colis par équipe avec les cartes d’itinéraire, les missions, les formulaires de réponse et les enveloppes. Ajoutez une liste des participants et contrôlez chaque colis avant le départ.
  • Prévoyez un bénévole par checkpoint, avec un moyen de chronométrer et de noter les réponses. Envoyez les consignes aux bénévoles au moins 48 heures avant, afin que chacun connaisse son emplacement et son rôle.
  • Ne laissez pas le ravitaillement au dernier moment : recueillez les besoins alimentaires lors des inscriptions et préparez les en-cas avant l’arrivée des participants. Mettez les boissons au frais suffisamment tôt, surtout si elles sont servies dès le départ.
  • Faites un test complet de la technique et de l’éclairage avant l’ouverture. Comptez les rallonges, multiprises et lampes LED, puis gardez des pompes, des kits de réparation et des chambres à air de rechange accessibles pendant tout le parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une chasse au trésor à vélo ?
Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour définir le parcours, créer les énigmes, réserver le départ et gérer les inscriptions. Faites la reconnaissance et le contrôle de sécurité du trajet au plus tard 7 jours avant l’événement.
Quand envoyer les informations aux participants ?
Envoyez les informations pratiques 5 à 7 jours avant la chasse. Rappelez ensuite l’heure et le lieu de départ, le matériel à prévoir, la durée estimée et les éventuels changements 24 heures avant.
Combien de checkpoints prévoir pour une chasse au trésor à vélo ?
Pour une activité de 2 à 3 heures, prévoyez généralement 4 à 6 checkpoints. Espacez-les de façon à laisser environ 20 à 30 minutes de vélo entre deux étapes, selon l’âge et le niveau des participants.
Que prévoir en cas de problème mécanique pendant la chasse ?
Placez au moins une pompe, un kit de réparation et des chambres à air de rechange à un point facilement accessible. Désignez aussi une personne référente avant le départ et donnez son contact aux bénévoles et aux équipes.

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