Fahrrad-Rallye organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Fahrrad-Rallye steht und fällt mit einer getesteten Strecke, klaren Aufgaben und gut besetzten Checkpoints. Plane zuerst Route, Thema und Startort, bevor du Einladungen verschickst. In der letzten Woche prüfst du Sicherheit, Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Einsatzzeiten der Helfer. Am Veranstaltungstag müssen Teams, Unterlagen, Reparaturmaterial und Wegweiser schnell auffindbar sein. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt von der ersten Planung bis zum Abbau.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Route und Thema festlegen
2 Personen
Startort reservieren
Route ausarbeiten
2 Personen
Checkpoint-Standorte festlegen
2 Personen
Rätsel und Aufgaben erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Route vorab abfahren
2 Personen
Streckensicherheit kontrollieren
2 Personen
Checkpoint-Freiwillige einteilen
Teilnehmerinformationen versenden
Preise und Materialien einkaufen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Routenkarten und Aufgaben drucken
2 Personen
Team- und Teilnehmendenlisten erstellen
Pakete pro Team zusammenstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
Start- und Zielfahne aufstellen
2 Personen
Checkpoint-Materialien verteilen
2 Personen
Wegweiser aufhängen
3 Personen
Checkpoint-Tische aufbauen
4 Personen
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Teams registrieren
2 Personen
Startanweisung geben
2 Personen
Teams gestaffelt starten lassen
3 Personen
Aufgaben begleiten
5 Personen
Checkpoint-Materialien auffüllen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Zieleinläufe erfassen
2 Personen
Antworten überprüfen
3 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Routenpfeile und Schilder entfernen
3 Personen
Checkpoint-Materialien abholen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien prüfen und verstauen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 20
- FestzeltAnz. 2
- Anmeldetisch
Sportmaterial
- WarnwestenAnz. 12
- FahrradpumpenAnz. 3
- FahrradreparatursetsAnz. 3
- ErsatzschläucheAnz. 8
- FahrradlampenAnz. 12
- PfeifenAnz. 6
- WegweiserAnz. 40
- Checkpoint-SchilderAnz. 8
- RoutenpläneAnz. 35
- AufgabenkartenAnz. 80
- AntwortformulareAnz. 35
- UmschlägeAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 12
- StoppuhrenAnz. 6
- KegelAnz. 24
- SeilAnz. 2
- PreiseAnz. 6
Ausstattung
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
Dekoration
- Start- und ZielflaggeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- HandfegerAnz. 2
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Fahre die komplette Route spätestens 7 Tage vorher ab. Prüfe dabei Baustellen, enge Stellen, unklare Abzweigungen und jeden Checkpoint mit dem Fahrrad.
- Verschicke die Teilnehmerinformationen mindestens 5 Tage vor dem Start. Nenne Treffpunkt, Startzeit, Streckenlänge, Ausrüstung, Regeln und eine Telefonnummer für Notfälle.
- Packe für jedes Team einen eigenen Umschlag mit Routenplan, Aufgabenkarten, Antwortformularen und Schreibmaterial. So verliert sich am Start niemand in einer gemeinsamen Materialkiste.
- Plane pro Checkpoint eine eingeteilte Person plus eine Reserve ein. Lege Material, Stoppuhr, Klemmbrett und Aufgaben vor Beginn an den jeweiligen Tischen bereit.
- Stelle Reparatursets, Fahrradpumpen und Ersatzschläuche am Start und Ziel sichtbar bereit. Teste außerdem Fahrradlampen, Warnwesten, Beleuchtung und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor dem Start.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Fahrrad-Rallye organisieren?
- Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Thema, Route und Startort. Die Strecke sollte spätestens 7 Tage vor der Rallye abgefahren und die Teilnehmerinformationen mindestens 5 Tage vorher verschickt werden.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Fahrrad-Rallye?
- Plane pro Checkpoint eine feste Person und eine Reserve ein. Zusätzlich brauchst du Helfer für Anmeldung, Start, Ziel und Materialausgabe; bei 4 Checkpoints sind damit mindestens 8 Checkpoint-Helfer sinnvoll.
- Was braucht jedes Team bei einer Fahrrad-Rallye?
- Packe pro Team einen Routenplan, Aufgabenkarten, Antwortformulare, einen Umschlag und ein Klemmbrett. Gib die Unterlagen 15 bis 30 Minuten vor dem Start aus, damit fehlendes Material noch ersetzt werden kann.
- Wann sollte man die Strecke einer Fahrrad-Rallye testen?
- Fahre die Route spätestens 7 Tage vorher vollständig ab und kontrolliere sie am Veranstaltungstag nochmals kurz. Nach starkem Regen, Baustellenmeldungen oder Änderungen an Checkpoints ist eine zusätzliche Prüfung am Vortag nötig.
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