Organiser un camp de taekwondo sans rien oublier
Un camp de taekwondo demande plus qu’une salle et des tatamis. Il faut cadrer les inscriptions, les autorisations parentales, les informations médicales et la répartition des groupes avant le premier entraînement. Cette checklist suit l’ordre utile : confirmer le lieu, préparer les participants, coordonner l’encadrement, puis installer les espaces d’entraînement et de repas. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme les contacts d’urgence, les protections en nombre suffisant ou les boissons à refroidir à temps.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Finaliser les encadrants et accompagnateurs
Définir la limite de participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations médicales particulières
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
Créer le programme et la répartition des groupes
2 personnes
Confirmer la réservation de la salle d’entraînement
Confirmer la réservation de la salle à manger
Envoyer les informations aux parents
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominaux
2 personnes
Vérifier le matériel de formation
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Dérouler les tapis d’entraînement
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place l'espace repas
3 personnes
Installer les points d'eau
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
Faire le briefing des encadrants
3 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer les règles du groupe
2 personnes
Animer l'échauffement
3 personnes
Animer la formation technique
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Encadrer les jeux d'équipe
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Distribuer les repas adaptés au régime
2 personnes
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
3 personnes
Encadrer l'entraînement du soir
3 personnes
Assurer les démonstrations
3 personnes
Animer l’activité de groupe de clôture
4 personnes
Faire le check-out des participants
3 personnes
Informer les parents au départ
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel de formation
3 personnes
Nettoyer et ranger les tapis
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rappeler les parents au sujet des objets
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 40
- Table d'inscription
- Poubellesqté 4
Matériel de sport
- Tapis de taekwondoqté 30
- Coussins d’escalierqté 12
- Coussins de protectionqté 8
- Protège-têtesqté 20
- Protège-poitrineqté 20
- Protège-tibiasqté 20
- Protège-brasqté 20
- Cônesqté 20
- Cordes à sauterqté 12
- Rubans d’équipeqté 4
- Chronomètreqté 2
- Siffletsqté 3
- Panneaux de scoreqté 4
- Sacs de sportqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 40
- Assiettes réutilisablesqté 40
- Couverts réutilisablesqté 40
- Louchesqté 6
- Thermosqté 4
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafesqté 4
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 3
- Piles rechargeablesqté 8
Décoration
- Étiquettes nominativesqté 40
- Marqueursqté 12
- Panneaux de planification A4qté 4
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Lingettes désinfectantesqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
- Porte-essuie-tout en papierqté 3
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Poches de froid instantanéqté 6
- Gants jetablesqté 20
- Lampes de pocheqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la limite de participants avant d’envoyer les invitations. Elle doit tenir compte du nombre d’encadrants, de la capacité de la salle et du matériel de protection disponible.
- Demande les autorisations parentales, les contacts d’urgence et les informations médicales particulières au moment de l’inscription, puis vérifie les dossiers incomplets au moins 7 jours avant le camp.
- Prépare le programme et les groupes avant l’arrivée des participants. Imprime la liste et les badges nominaux le jour précédent pour éviter de bloquer l’accueil avec des corrections de dernière minute.
- Contrôle séparément le matériel d’entraînement et les premiers secours. Vérifie notamment les tatamis, protections, chronomètres, sifflets et panneaux de score avant l’acheminement sur place.
- Achète les repas et les boissons assez tôt pour pouvoir refroidir ces dernières avant l’accueil. Installe la table d’inscription, les espaces repas et les tatamis avant le début prévu de la première activité.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un camp de taekwondo ?
- Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant le camp. Prévois ensuite une date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant le début, afin de finaliser les groupes, les repas et l’encadrement.
- Quels documents demander pour un camp de taekwondo ?
- Demande un formulaire d’autorisation parentale, les coordonnées d’au moins un contact d’urgence et les informations médicales utiles. Vérifie chaque dossier 7 jours avant le camp et garde une liste imprimée sur place.
- Combien d’encadrants prévoir pour un camp de taekwondo ?
- Le nombre dépend de l’âge, du niveau et de la limite de participants, mais définis-le avant les inscriptions. Répartis clairement les rôles entre entraînement, accompagnement, accueil et gestion des repas au plus tard 2 semaines avant le camp.
- Quand installer les tatamis et le matériel de taekwondo ?
- Achemine le matériel avant l’arrivée du groupe et installe les tatamis avant la première séance. Prévois idéalement 60 à 90 minutes pour le déchargement, la mise en place et la vérification des protections.
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