Organiser une bourse d’échange de timbres : la checklist

Une bourse d’échange de timbres demande surtout une organisation précise des exposants, des tables et de l’accueil. Commence par réserver le lieu et fixer les horaires, puis ouvre les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de collectionneurs et leurs besoins. Les confirmations, le plan de table, les badges et la signalétique évitent les hésitations le jour J. Prévois aussi du temps pour installer les tables et les chaises, préparer la monnaie et mettre les boissons au frais avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires
Inscrire en ligne à la bourse d’échange
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les collectionneurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des tables pour les marchands
Envoyer les confirmations
Établir le plan de table
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les numéros de table
Préparer les badges nominatifs
Concevoir la signalétique
Impression de la signalétique
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la table d'inscription
Préparer la monnaie
Préparer les en-cas
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les nappes
2 personnes
Placer les numéros de table
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

Accueillir les commerçants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Animer les tables d’échange
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner les en-cas
Vider les poubelles
Informer les derniers visiteurs
Faire le check-out des commerçants
2 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
Envoyer le message de suivi aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 80
Nappesqté 14
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel

Table d'inscription
Caisses à monnaieqté 2
Supports de badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 14
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Papier A4qté 2
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Étiquettes de prixqté 300
Loupesqté 8
Pincettes à timbresqté 12
Loupesqté 6
Boîtes de rangementqté 20

Décoration

Guirlande de fanionsqté 4
Décoration de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvre le formulaire d’inscription plusieurs semaines avant la bourse et fixe une date limite claire. Demande dès le départ les besoins alimentaires et le nombre de tables souhaité par chaque marchand.
Envoie les confirmations après traitement des inscriptions, puis transforme la liste en plan de table. Prépare les numéros de table et les badges nominatifs avant l’impression de la signalétique.
Réserve une table dédiée à l’inscription, avec stylos, presse-papiers, papier A4 et caisses à monnaie. Prépare la monnaie la veille afin de ne pas chercher de pièces au moment de l’accueil.
Installe les tables, les nappes et les chaises avant l’arrivée des exposants, puis vérifie les rallonges et multiprises pour les machines à café et autres équipements. Garde les passages dégagés entre les rangées.
Prépare les boissons et les en-cas le jour précédent quand c’est possible, et refroidis les boissons plusieurs heures avant l’ouverture. Regroupe les loupes, pincettes, étiquettes de prix et boîtes de rangement dans un même espace pour les retrouver rapidement.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une bourse d’échange de timbres ?: Ouvre les inscriptions au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ferme-les environ 7 jours avant l’événement pour avoir le temps de traiter les réponses, établir le plan de table et envoyer les confirmations.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une bourse aux timbres ?: Prévois au minimum 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, les numéros de table, les badges et la signalétique. Ajoute 30 minutes pour préparer la table d’inscription, la monnaie et les boissons.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des collectionneurs ?: Prévois une table d’inscription, la liste imprimée des participants, des stylos, des presse-papiers, des badges et des caisses à monnaie. Installe cet accueil au moins 30 minutes avant l’arrivée du public.
Quand préparer les badges et le plan de table ?: Prépare le plan de table et les badges dès que les inscriptions sont stabilisées, idéalement 5 à 7 jours avant la bourse. Imprime ensuite les numéros de table et la signalétique en fonction de la disposition définitive.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.