Checklist pour organiser un barbecue dans la cour d'école

Un barbecue dans la cour d'école demande plus qu'une liste de courses. Il faut d'abord réserver la cour, confirmer l'horaire et suivre les inscriptions, puis prévoir les allergies, les portions végétariennes et le stockage au frais. Le jour J, l'installation des tables, des tentes, des barbecues et du buffet doit être terminée avant l'arrivée des invités. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à ne pas laisser les détails urgents pour la dernière heure.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la cour de l'école
Confirmer la date et l'heure
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les fournisseurs
Vérifier les inscriptions
Indiquer les allergies
Vérifier les prévisions météo
Préparer le scénario d’urgence
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le stock réfrigéré
2 personnes
Stocker la viande au frais
2 personnes
Laver les légumes
2 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer les sauces
2 personnes
Emballer les portions végétariennes
2 personnes
Trier la vaisselle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager l’espace barbecue
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Disposer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer les salades et le pain
3 personnes

Événement

Allumer les barbecues
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Attribuer les repas spéciaux
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Griller la viande et les légumes
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Éteindre les barbecues en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Stocker les restes au frais
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Balayer la cour d’école
3 personnes
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Vérifier les stocks
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rapporter les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 4
Tables de bièreqté 4
Pinces à nappeqté 24

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 120
Couvertsqté 80
Louchesqté 10
Petits bolsqté 12
Tasses à caféqté 40

Équipement

Barbecuesqté 3
Bouteilles de gazqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Pinces de grillqté 6
Bacs à grillades en aluminiumqté 12
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pancartes de tableqté 12
Cartes des allergènesqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 4
Balai et pelleqté 3
Épongesqté 12

Sécurité

Extincteursqté 2
Gants résistants à la chaleurqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver la cour et confirmer la date et l'heure, puis envoyez les invitations suffisamment tôt pour obtenir les inscriptions et les besoins alimentaires. Sans ces réponses, il est difficile de prévoir les portions et le matériel.
Regroupez les informations sur les allergies avant les courses et préparez des cartes d'allergènes visibles au buffet. Gardez les portions végétariennes emballées séparément pour éviter les mélanges pendant la préparation et le service.
Vérifiez les prévisions météo quelques jours avant, pas seulement le matin même. Les tentes de réception, les glacières et le scénario d'urgence doivent être prévus avant l'installation.
Organisez la chaîne du froid dès la récupération des produits : viande au frais, boissons dans les glacières et pains de glace prêts à l'emploi. Ne laissez pas les aliments réfrigérés attendre sur une table pendant le montage.
Prévoyez une équipe distincte pour installer les tables, les chaises, le buffet et l'espace barbecue. Les barbecues, bouteilles de gaz, rallonges et machines à café doivent être vérifiés avant l'arrivée des invités, pas pendant le service.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un barbecue dans la cour d'école ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d'inscription au moins 7 jours avant le barbecue afin de recueillir les allergies et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il pour installer un barbecue dans une cour d'école ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l'arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, les tentes, le buffet et l'espace barbecue. Ajoutez du temps si les barbecues ou les équipements doivent être récupérés sur place.
Quand acheter et préparer la viande pour un barbecue scolaire ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis récupérez le stock réfrigéré le plus tard possible. Conservez la viande au frais jusqu'à la cuisson et préparez les salades et les sauces le jour précédent si elles peuvent rester réfrigérées.
Que faire s'il pleut le jour du barbecue de la cour d'école ?: Décidez d'un plan d'urgence au moins 48 heures avant en fonction des prévisions météo. Prévoyez un espace couvert avec les tentes de réception et vérifiez que le barbecue peut être utilisé en toute sécurité dans l'emplacement retenu.

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