Schoolpleinbarbecue organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen
Een schoolpleinbarbecue vraagt vooral om strakke afstemming: het plein, de deelnemers, het eten en de voorzieningen moeten op hetzelfde moment geregeld zijn. Verzamel dieetwensen en allergieën voordat je boodschappen doet en geef vegetarische porties duidelijk apart door. Plan de opbouw zo dat tenten, tafels, barbecues en koeling klaarstaan voordat de eerste ouders en kinderen komen. Controleer op de dag zelf het weer en houd een alternatief achter de hand.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Schoolplein reserveren
Datum en tijd bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers reserveren
Aanmeldingen controleren
Allergieën doorgeven
Weersverwachting controleren
Noodscenario voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Gekoelde voorraad ophalen
2 personen
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
Groenten wassen
2 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Sausjes klaarzetten
2 personen
Vegetarische porties verpakken
2 personen
Servies sorteren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Barbecueplaats inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Servies en bestek neerleggen
2 personen
Salades en brood klaarzetten
3 personen
Event
Barbecues aansteken
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Dieetmaaltijden aanwijzen
Hapjes serveren
3 personen
Vlees en groenten grillen
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Barbecues veilig uitdoven
2 personen
Nazorg
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Schoolplein schoonvegen
3 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Voorraad controleren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Sleutels terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 4
- Biertafelsaantal 4
- Tafelkleedklemmenaantal 24
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbare kommenaantal 50
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Besteksetsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 10
- Schaaltjesaantal 12
- Koffiekopjesaantal 40
Apparatuur
- Barbecuesaantal 3
- Gasflessenaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en serveermessenaantal 8
- Grilltangenaantal 6
- Aluminium grillbakkenaantal 12
- Koelelementenaantal 24
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Tafelbordjesaantal 12
- Allergenenkaartjesaantal 20
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- LED-lantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 4
- Bezem en blikaantal 3
- Sponzenaantal 12
Veiligheid
- Brandblussersaantal 2
- Hittebestendige handschoenenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Zet de deadline voor aanmeldingen minstens 7 dagen vóór de barbecue. Gebruik daarna de definitieve aantallen voor vlees, vegetarische porties, salades, brood, servies en drinken; zo hoef je niet op het laatste moment bij te bestellen.
- Vraag dieetwensen en allergieën tegelijk met de aanmelding uit. Geef allergenen minimaal 3 dagen vóór het evenement door aan de leverancier en gebruik aparte allergenenkaartjes bij het buffet.
- Plan de opbouw in twee blokken: ongeveer 2 uur vóór de start voor partytenten, tafels, stoelen en de barbecueplaats, en 30 minuten vóór de start voor gekoelde dranken, salades, sausjes en servies.
- Houd vlees en andere bederfelijke producten gekoeld tot het grillen. Vul koelboxen met koelelementen en haal gekoelde voorraad pas op de dag zelf op; laat bereid eten niet onnodig op het buffet staan.
- Maak uiterlijk 24 uur vóór de barbecue een weerbesluit. Controleer of de partytenten stevig kunnen staan en bepaal vooraf waar deelnemers heen gaan bij regen of harde wind, zodat je niet tijdens de opbouw hoeft te improviseren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een schoolpleinbarbecue organiseren?
- Begin 4 tot 6 weken vooraf met het reserveren van het schoolplein, het vastleggen van datum en tijd en het reserveren van leveranciers. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de barbecue.
- Hoeveel eten moet ik bestellen voor een schoolpleinbarbecue?
- Bestel op basis van de definitieve aanmeldingen en splits kinderen, volwassenen en vegetarische deelnemers uit. Neem de aantallen uiterlijk 7 dagen vooraf door met de leverancier en houd voor veelgebruikte bijgerechten een kleine reserve aan, bijvoorbeeld 5 tot 10 procent.
- Wanneer moet ik allergieën voor de barbecue doorgeven?
- Vraag allergieën bij de uitnodiging uit en controleer ze opnieuw bij het sluiten van de aanmeldingen. Geef de definitieve lijst minimaal 3 dagen vóór de barbecue door en zet de allergenenkaartjes vóór het buffet op tafel.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een schoolpleinbarbecue op te bouwen?
- Reken op ongeveer 2 uur voor tenten, tafels, stoelen, barbecues, koelboxen en buffettafels. Reserveer daarna nog 30 minuten voor het klaarzetten van servies, sausjes, salades, dranken en versiering.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!