Barbecue d’équipe : la checklist pour tout organiser
Un barbecue d’équipe se prépare bien avant l’allumage des braises. Il faut d’abord réserver l’espace, recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires, puis ajuster les quantités au nombre définitif de participants. Les dernières heures sont consacrées aux marinades, aux salades, au refroidissement des boissons et à l’installation. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier le matériel qui manque souvent au dernier moment : glacières, thermomètres, éclairage ou poubelles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver l’espace barbecue
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer le nombre définitif
Confirmer les livraisons et les réservations
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Emballer séparément la viande et le végétarien
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les marinades
2 personnes
Mariner la viande
2 personnes
Laver et couper les légumes
2 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter la tente de réception
4 personnes
Installer la décoration de table
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le barbecue et le combustible
2 personnes
Tester la musique et l’éclairage
Installer le buffet et le point boissons
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Griller la viande et les légumes
3 personnes
Servir les salades et les accompagnements
2 personnes
Mettre à part les portions végétariennes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Servir le dessert et le café
2 personnes
Vider les déchets au fur et à mesure
Suivi
Laisser refroidir le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tente de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaisesqté 35
- Tables hautesqté 3
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 40
- Bols réutilisablesqté 40
- Verres réutilisablesqté 50
- Couverts réutilisablesqté 45
- Plats de serviceqté 10
- Louchesqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Saladiersqté 5
- Barquettes en aluminiumqté 20
Équipement
- Barbecuesqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermomètres à viandeqté 2
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 2
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 4
- Ballonsqté 30
- Décoration de tableqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes à pilesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 3
- Brosses à vaisselleqté 3
Matériel de sport
- Ballons de footballqté 2
- Frisbeesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le nombre définitif de participants au moins 5 jours avant le barbecue. Utilisez ce chiffre pour confirmer les livraisons, les réservations et les quantités de viande, d’accompagnements et de boissons.
- Demandez les besoins alimentaires dès l’invitation, puis séparez la viande et les préparations végétariennes dès l’emballage. Prévoyez aussi des planches et des plats distincts pour éviter les mélanges.
- Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance : pour un groupe de 20 personnes, prévoyez au moins 2 grandes glacières facilement accessibles près du point boissons. Gardez une réserve au frais plutôt que de tout sortir en même temps.
- Commencez les préparations qui prennent du temps la veille : marinades, découpe des légumes, salades et en-cas. Sortez toutefois les salades et les aliments sensibles du réfrigérateur seulement peu avant le service.
- Testez la musique et l’éclairage avant l’arrivée des invités, surtout si le barbecue se prolonge après la tombée de la nuit. Vérifiez les rallonges, les multiprises, les guirlandes lumineuses et les lampes à piles avant de monter la décoration.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un barbecue d’équipe ?
- Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription à environ 7 jours, afin d’avoir le temps de recueillir les allergies et les régimes alimentaires.
- Combien de temps faut-il pour préparer un barbecue d’équipe ?
- Comptez 2 à 3 heures de préparation le jour même pour installer les tables, la tente, le buffet, le point boissons et le barbecue. Ajoutez une session la veille pour les marinades, les légumes, les salades et le refroidissement des boissons.
- Quand confirmer le nombre de participants ?
- Arrêtez le nombre définitif 5 à 7 jours avant l’événement. Cette échéance laisse encore quelques jours pour ajuster les courses, les livraisons et le matériel nécessaire.
- Que faut-il prévoir pour un barbecue d’équipe le soir ?
- Prévoyez un éclairage installé avant l’arrivée des invités, avec des guirlandes lumineuses ou des lampes à piles, ainsi qu’une enceinte testée. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises au moins 2 heures avant le début.
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