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Checklist pour organiser un barbecue caritatif

Un barbecue caritatif demande plus qu’une liste de courses : il faut coordonner les inscriptions, les bénévoles, le matériel et la collecte des dons. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis répartissez les responsabilités avant d’acheter la nourriture. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, refroidir les boissons et préparer les portions. Le jour même, prévoyez un ordre précis pour installer les tentes, les tables, les barbecues, le buffet et le point de dons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Réserver les barbecues

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

  • Vérifier les prévisions météo

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Confirmer les tables et les chaises

  • Retirer de l’argent liquide pour la monnaie

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les légumes et les herbes

    3 personnes

  • Portionner la viande et les options végétariennes

    3 personnes

  • Conserver les desserts au frais

    2 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    2 personnes

  • Vérifier le site et l'entrée

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer les barbecues en toute sécurité

    3 personnes

  • Installer le buffet et le point boissons

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Installer l’éclairage et les câbles

    2 personnes

  • Installer le panneau d’information et le point de dons

    2 personnes

  • Préparer la nourriture et les boissons

    4 personnes

  • Étiqueter les allergènes et les options diététiques

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

Événement

  • Allumer les grills

    2 personnes

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Enregistrer les dons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches et des salades

    3 personnes

  • Préparer les plats de barbecue

    4 personnes

  • Servir les plats de barbecue

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Garder le buffet et les tables en ordre

    2 personnes

  • Réapprovisionner le café et le thé

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Traiter les derniers dons

    2 personnes

  • Raccompagner les invités

    2 personnes

Suivi

  • Refroidir les aliments en toute sécurité

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle et les couverts

    3 personnes

  • Éteindre et nettoyer les barbecues

    3 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Collecter et évacuer les déchets

    3 personnes

  • Laver la vaisselle et les couverts

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Mettre l’argent des dons en lieu sûr

    2 personnes

  • Vider et nettoyer les glacières

    2 personnes

  • Vérifier et sécher le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Répartir les restes de nourriture

    2 personnes

  • Déposer en toute sécurité le produit des dons

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2

Conseils

  • Traitez les inscriptions plusieurs jours avant l’événement et notez séparément les allergies, les régimes alimentaires et le nombre d’options végétariennes à prévoir.
  • Répartissez les bénévoles par créneaux : installation, accueil, cuisson, buffet, boissons, dons et rangement. Prévoyez au moins une personne référente pour chaque zone.
  • Vérifiez la météo 48 heures avant, puis le matin même. Les tentes de réception doivent être montées avant l’arrivée du public et les barbecues installés sur une surface stable, loin des passages.
  • Refroidissez les boissons à l’avance et gardez les desserts au frais jusqu’au service. Sortez les portions de viande et les alternatives végétariennes par petites quantités pour limiter l’attente et les pertes.
  • Retirez l’argent liquide pour la monnaie avant de faire les courses et installez le panneau d’information avec le point de dons dès le début. Une caisse clairement identifiée évite les confusions pendant le service.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un barbecue caritatif ?
Commencez au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, réserver les barbecues, envoyer les invitations et répartir les bénévoles.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un barbecue caritatif ?
Prévoyez environ 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants. Il faut installer les tentes, les tables et les chaises, sécuriser les barbecues, préparer le buffet et mettre en place le point de dons.
Quand faire les courses pour un barbecue caritatif ?
Achetez les produits non périssables 2 à 3 jours avant et les produits frais la veille ou le matin même. Refroidissez les boissons dès leur arrivée et conservez les desserts au frais jusqu’au service.
Combien de bénévoles faut-il pour un barbecue caritatif ?
Pour un événement de petite ou moyenne taille, prévoyez au minimum 6 à 8 bénévoles répartis entre l’installation, l’accueil, la cuisson, le buffet, les boissons, les dons et le rangement. Ajoutez une personne si les inscriptions ou le service sont importants.

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