Checklist pour organiser une balade à vélo sur le canal
Une balade à vélo sur le canal demande plus qu’un itinéraire agréable. Il faut cadrer le départ et l’arrivée, anticiper la circulation, suivre les inscriptions et prévoir une solution en cas de panne ou de météo défavorable. Cette checklist de 57 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations aux derniers préparatifs sur place. Vous y trouverez aussi le matériel nécessaire pour baliser le parcours, accueillir les participants et organiser une pause ravitaillement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
Gérer les autorisations et les déclarations
Vérifier les risques de circulation sur le parcours
2 personnes
Élaborer un itinéraire alternatif
2 personnes
Envoyer les invitations
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Imprimer les cartes du parcours et les listes de participants
2 personnes
Mettre l’itinéraire à disposition en version numérique
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Marquer les zones de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le panneau d'information
Placer les flèches le long du parcours
3 personnes
Aménager un espace de repos
2 personnes
Installer le point de premiers secours et de réparation
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Événement
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Faire partir les groupes en toute sécurité
3 personnes
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
Accompagner le groupe de l'arrière
2 personnes
Tenir les croisements de route
4 personnes
Accueillir les participants au point de repos
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Aider pour les pannes de vélo et les petites réparations
2 personnes
Prodiguer les premiers secours en cas de petits incidents
2 personnes
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
Allumer l’éclairage
Faire entrer les derniers participants
2 personnes
Clôturer et remercier
Suivi
Rassembler la vaisselle et le matériel
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Laver et sécher la vaisselle
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Conserver les flèches de direction et les marquages
Enregistrer les objets trouvés
Partager les photos et les informations des participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 30
- Tables hautesqté 4
- Nappesqté 8
- Râteliers à vélosqté 4
Matériel de sport
- Gilets réfléchissantsqté 12
- Flèches d’itinéraire véloqté 35
- Pompes à véloqté 3
- Chambres à airqté 8
- Démonte-pneusqté 6
- Kits de réparation véloqté 3
- Sangles d'arrimageqté 6
- Casquesqté 6
- Éclairage de véloqté 10
Équipement
- Talkies-walkiesqté 8
- Chargeurs de téléphone portableqté 4
- Batteries externesqté 4
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Enceinte Bluetooth
- Mégaphonesqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes de pocheqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Thermosqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Louchesqté 6
- Carafes d’eauqté 8
Décoration
- Bannières de bienvenueqté 2
- Panneaux d'informationqté 4
- Panneaux en ardoiseqté 3
- Ruban de balisageqté 4
- Serre-câblesqté 100
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
- Porte-papier toiletteqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le parcours, sa distance et les points de départ et d’arrivée avant d’envoyer les invitations. Préparez aussi un itinéraire alternatif : une portion impraticable ou trop fréquentée peut vous obliger à modifier le trajet au dernier moment.
- Clôturez les inscriptions avant le jour J et envoyez les informations pratiques suffisamment tôt. Transmettez l’horaire, les points de rendez-vous, le parcours numérique et la date limite pour signaler un besoin alimentaire.
- Contrôlez les vélos et le matériel avant le départ, pas seulement le matin même. Prévoyez plusieurs pompes, chambres à air, démonte-pneus et kits de réparation afin de gérer rapidement une crevaison sur le parcours.
- Préparez le ravitaillement en fonction du nombre définitif de participants. Refroidissez les boissons à l’avance, installez le café et le thé, puis gardez les sandwichs et en-cas facilement accessibles au point de repos.
- Repérez les zones de départ, d’arrivée et de repos la veille si possible. Placez les flèches, le panneau d’information et les râteliers à vélos avant l’accueil, et vérifiez que les talkies-walkies, téléphones et batteries externes sont chargés.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il préparer une balade à vélo sur le canal ?
- Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le parcours, gérer les autorisations, lancer les inscriptions et préparer une alternative en cas de problème de circulation.
- Quand faut-il fermer les inscriptions pour une balade à vélo ?
- Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant le départ. Vous pourrez ainsi établir la liste définitive, recueillir les besoins alimentaires et prévoir précisément les boissons, en-cas, tables et chaises.
- Que prévoir en cas de crevaison pendant la balade ?
- Prévoyez au minimum une pompe, des chambres à air, des démonte-pneus et un kit de réparation. Pour un groupe nombreux, répartissez ce matériel entre plusieurs accompagnateurs et emportez aussi des moyens de communication chargés.
- Combien de boissons prévoir par participant ?
- Prévoyez au moins 1 à 1,5 litre d’eau par personne pour la sortie, puis ajoutez les boissons chaudes et fraîches du point d’accueil. Par temps chaud ou pour un parcours long, augmentez la réserve et vérifiez l’accès à un point de remplissage.
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