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Kanal-Radtour organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Kanal-Radtour entscheidet nicht nur die Strecke über einen reibungslosen Tag. Du brauchst früh Klarheit über Start, Ziel, Genehmigungen, Verkehrsrisiken und die Teilnehmerzahl. Kurz vor dem Termin kommen Verpflegung, Fahrräder, Beschilderung und die Ausstattung für Start und Ziel dazu. Diese Checkliste ordnet die 57 Aufgaben so, dass du zuerst Abhängigkeiten klärst und am Veranstaltungstag nichts Wesentliches nachholen musst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Entfernung festlegen

    2 Personen

  • Start- und Zielort bestätigen

  • Genehmigungen und Meldungen regeln

  • Route auf Verkehrsrisiken prüfen

    2 Personen

  • Alternative Route ausarbeiten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

  • Routenkarten und Teilnehmerlisten drucken

    2 Personen

  • Route digital verfügbar machen

  • Fahrräder und Material prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks und belegte Brötchen vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Start- und Zielgelände markieren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Infotafel aufstellen

  • Pfeile entlang der Strecke anbringen

    3 Personen

  • Ruhebereich einrichten

    2 Personen

  • Erste-Hilfe- und Reparaturstation einrichten

    2 Personen

  • Volunteer-Briefing geben

    2 Personen

Event

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Startanweisung geben

    2 Personen

  • Gruppen sicher abreisen lassen

    3 Personen

  • Vordergruppe begleiten

    2 Personen

  • Hintere Gruppe betreuen

    2 Personen

  • Kreuzungen der Route besetzen

    4 Personen

  • Teilnehmer am Rastplatz empfangen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks und Brötchen servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Bei Fahrradpannen und kleinen Reparaturen helfen

    2 Personen

  • Erste Hilfe bei kleineren Vorfällen leisten

    2 Personen

  • Ankunft registrieren

    2 Personen

  • Beleuchtung einschalten

  • Letzte Teilnehmende aufnehmen

    2 Personen

  • Abschluss und Dankeswort halten

Nachbereitung

  • Geschirr und Materialien einsammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Wegweiser entfernen

    3 Personen

  • Müll sammeln und sortieren

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Geschirr spülen und trocknen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Routepfeile und Markierungen aufbewahren

  • Fundgegenstände registrieren

  • Teilnehmerfotos und Informationen teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 30
  • StehtischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 8
  • FahrradständerAnz. 4

Sportmaterial

  • WarnwestenAnz. 12
  • FahrradwegweiserAnz. 35
  • FahrradpumpenAnz. 3
  • SchläucheAnz. 8
  • ReifenheberAnz. 6
  • FahrradreparatursetsAnz. 3
  • SpanngurteAnz. 6
  • HelmeAnz. 6
  • FahrradbeleuchtungAnz. 10

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 8
  • HandyladegeräteAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • MegafoneAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8

Dekoration

  • WillkommensbannerAnz. 2
  • InfotafelnAnz. 4
  • KreidetafelnAnz. 3
  • AbsperrbandAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 100

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 3
  • ToilettenpapierhalterAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route, Entfernung sowie Start- und Zielort früh fest und prüfe die Strecke auf Verkehrsrisiken. Plane zusätzlich eine alternative Route ein, bevor Einladungen und Teilnehmerinformationen verschickt werden.
  • Veröffentliche das Anmeldeformular mit einer klaren Frist. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit du Snacks, belegte Brötchen und Getränke nach der endgültigen Teilnehmerliste kalkulieren kannst.
  • Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vortag und entscheide dann über Anpassungen. Eine digitale Route sollte zusätzlich zu gedruckten Routenkarten verfügbar sein, falls Papier nass wird oder jemand die Gruppe verliert.
  • Kontrolliere Fahrräder und Reparaturmaterial nicht erst am Start: Pumpen, Schläuche, Reifenheber und Reparatursets müssen einsatzbereit sein. Warnwesten, Fahrradwegweiser und Helme gehören ebenfalls vor dem Aufbau an einen festen Ausgabeort.
  • Plane für den Aufbau am Start und Ziel genügend Vorlauf ein. Markiere Gelände und Strecke, stelle Tische, Stühle und Partyzelte auf und richte Ruhe-, Kaffee- und Ladebereiche ein, bevor die ersten Radfahrenden eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kanal-Radtour planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Start- und Zielort sowie Genehmigungen. Einladungen und Anmeldung sollten mindestens 4 Wochen vor dem Termin laufen, damit du Teilnehmerzahl und Verpflegung planen kannst.
Wie viele Getränke braucht man bei einer Kanal-Radtour?
Rechne pro Person zunächst mit 2 bis 3 Getränken für die ersten 2 Stunden und ergänze Wasser für die gesamte Strecke. Bei warmem Wetter solltest du die Menge um etwa 30 bis 50 Prozent erhöhen und Getränke vor dem Start kühlen.
Wann sollte die Teilnehmerliste endgültig feststehen?
Setze die Anmeldefrist etwa 7 Tage vor der Radtour. Erstelle danach die endgültige Liste, berücksichtige Ernährungswünsche und drucke Teilnehmerlisten sowie Routenkarten spätestens am Vortag.
Was muss am Tag der Kanal-Radtour zuerst aufgebaut werden?
Beginne mindestens 2 Stunden vor dem Start mit der Markierung von Start- und Zielgelände sowie dem Aufbau von Tischen, Stühlen und Partyzelten. Danach folgen Infotafel, Kaffee- und Teebereich, Reparaturmaterial, Beschilderung und die Ausgabe der Teilnehmerinformationen.

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