Checklist pour organiser une balade à vélo pour le climat

Une balade à vélo pour le climat demande plus qu’un itinéraire et quelques vélos. Il faut sécuriser le parcours, gérer les autorisations, organiser les inscriptions et prévoir une solution si la météo ou l’état des routes change. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du repérage du trajet à la préparation des packs participants. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : signalétique, numéros de départ, parking à vélos, réparations et coordination des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Consigner le parcours et la distance
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Confirmer le lieu de départ
Gérer les autorisations et les déclarations
Créer le fichier d'itinéraire pour la navigation
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Réserver le parking à vélos
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Concevoir les panneaux de direction
Partager le programme en route
Ajouter les numéros de dossard à la liste des participants
2 personnes
Faire imprimer les panneaux d'itinéraire
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Préparer un itinéraire alternatif
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Rédiger les consignes de circulation et de sécurité
2 personnes
Récupérer le matériel emprunté
2 personnes
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
Préparer les packs participants
3 personnes
Trier les panneaux de direction
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Grouper les panneaux d’itinéraire par sous-parcours
2 personnes
Acheminer le matériel vers le lieu de départ
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le parking à vélos
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les panneaux d’information et la carte du parcours
2 personnes
Placer les panneaux de trajet le long du parcours
4 personnes
Aménager un espace de repos
3 personnes
Préparer le point de réparation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes

Événement

Briefer brièvement les bénévoles
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Prendre une photo de groupe
Encadrer la sortie à vélo
4 personnes
Tenir les croisements de route
4 personnes
Tenir le point de repos
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Soutenir les réparations de vélos
2 personnes
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
Stationner les vélos en toute sécurité
2 personnes
Servir la soupe et le pain
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Préparer la présentation
2 personnes
Animer une présentation sur le climat
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux d’orientation
4 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Nettoyer les glacières et les outils
2 personnes
Retourner le matériel de caution
Rendre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Râteliers à vélosqté 12
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 35
Numéros de départqté 80
Gilets de sécuritéqté 15
Pompes à véloqté 3
Kits de réparation de pneusqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Kits d’outils pour véloqté 2
Sangles d'arrimageqté 10
Cônes de signalisationqté 12
Éclairage de véloqté 6

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Batteries externesqté 4
Téléphonesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Bol à soupeqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 60
Carafes d’eauqté 8
Louchesqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Bouilloiresqté 2
Serviettesqté 12

Décoration

Cartes d'itinéraireqté 20
Panneaux d’informationqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4
Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200
Marqueursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le parcours, sa distance et le lieu de départ, puis vérifiez chaque portion à vélo ou sur place. Préparez un itinéraire alternatif avant d’ouvrir les inscriptions, pas la veille de la balade.
Envoyez les informations pratiques plusieurs jours avant le départ : horaires, consignes de circulation, fichier d’itinéraire, ravitaillement éventuel et numéro à appeler en cas de problème. Les participants doivent savoir quoi faire avant d’arriver.
Prévoyez une équipe de bénévoles avec des rôles précis : accueil, orientation, fermeture du groupe et assistance. Les gilets de sécurité, talkies-walkies et téléphones doivent être répartis avant le briefing, avec des batteries externes disponibles.
Regroupez le matériel vélo au même endroit et contrôlez-le avant le départ : pompes, chambres à air, kits de réparation, outils, sangles et éclairages. Un contrôle la veille évite de découvrir une pompe inutilisable au premier incident.
Préparez la zone de départ comme un point d’accueil complet : parking à vélos, tables, chaises, panneaux, étiquettes nominatives et packs participants. Triez les flèches de direction par ordre d’installation pour ne pas perdre de temps le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une balade à vélo pour le climat ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour vérifier le parcours, obtenir les autorisations, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles. Gardez les 3 derniers jours pour la météo, le matériel et l’envoi des dernières consignes.
Quand faut-il vérifier la sécurité du parcours à vélo ?: Faites un premier repérage dès que le parcours est défini, puis un second contrôle 3 à 7 jours avant la balade. Vérifiez notamment les traversées, travaux, zones peu éclairées et emplacements où les panneaux devront être posés.
Combien de bénévoles faut-il pour une balade à vélo ?: Le nombre dépend du groupe et du parcours, mais répartissez au minimum les fonctions d’accueil, d’orientation, d’assistance et de fermeture du groupe. Confirmez les affectations au plus tard 7 jours avant et prévoyez une personne de réserve.
Que faut-il prévoir pour les pannes de vélo pendant la balade ?: Emportez au moins une pompe, un kit d’outils, un kit de réparation de pneus et plusieurs chambres à air de rechange. Répartissez ce matériel sur le parcours plutôt que de tout laisser au départ, et désignez à l’avance les personnes chargées de l’assistance.

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