Klimafahrradtour organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Klimafahrradtour müssen Strecke, Sicherheit und Helfer früh feststehen. Plane nicht nur die Fahrt selbst, sondern auch Anmeldung, Startbereich, Beschilderung und die Versorgung unterwegs. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Ersatzschläuche, getestete Navigationsdaten oder eine klare Einteilung der Freiwilligen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Routenplanung bis zur Materialkontrolle und dem Aufbau am Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Entfernung festlegen
2 Personen
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
Startort bestätigen
Genehmigungen und Meldungen regeln
Routen-Datei für die Navigation erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Fahrradständer reservieren
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Wegweiser gestalten
Programm und Route teilen
Startnummern auf die Teilnehmerliste setzen
2 Personen
Wegweiser drucken lassen
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Alternative Route vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Verkehrs- und Sicherheitshinweise erstellen
2 Personen
Geliehene Materialien abholen
2 Personen
Fahrräder und Werkzeug prüfen
2 Personen
Namensaufkleber vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerpakete zusammenstellen
3 Personen
Wegweiser sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Wegweisschilder je Teilroute bündeln
2 Personen
Material zum Startort bringen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Fahrradständer einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Infotafeln und Wegweiser anbringen
2 Personen
Wegweisschilder entlang der Route aufstellen
4 Personen
Ruhebereich einrichten
3 Personen
Reparaturpunkt einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks und Obst bereitstellen
3 Personen
Sicherheitsmaterialien prüfen
2 Personen

Event

Freiwillige kurz einweisen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Fahrradkontrolle durchführen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
Gruppenfoto machen
Fahrradtour begleiten
4 Personen
Kreuzungen der Route besetzen
4 Personen
Ruhebereich betreuen
3 Personen
Wasser und Obst ausgeben
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fahrradreparaturen unterstützen
2 Personen
Ankunft registrieren
2 Personen
Fahrräder sicher abstellen
2 Personen
Suppe und Brot servieren
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Präsentation vorbereiten
2 Personen
Klimapräsentation durchführen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Routenschilder entfernen
4 Personen
Buffet abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Kühlboxen und Werkzeug reinigen
2 Personen
Sicherheitsmaterialien zurückgeben
Fundsachen zurückbringen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
FahrradständerAnz. 12
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 8

Sportmaterial

WegweiserAnz. 35
StartnummernAnz. 80
SicherheitswestenAnz. 15
FahrradpumpenAnz. 3
ReifenflicksetsAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 12
FahrradreparatursetsAnz. 2
SpanngurteAnz. 10
VerkehrskegelAnz. 12
FahrradbeleuchtungAnz. 6

Ausstattung

Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
PowerbanksAnz. 4
TelefoneAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
SuppenschalenAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
WasserkannenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 6
SuppenkesselAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
HandtücherAnz. 12

Dekoration

RoutenpläneAnz. 20
InfotafelnAnz. 6
KreidetafelnAnz. 4
NamensschilderAnz. 80
StifteAnz. 30
GewebeklebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 200
MarkerAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 3
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Entfernung mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest und fahre die Strecke anschließend auf Gefahrenstellen, Baustellen und enge Passagen ab. Halte außerdem eine alternative Route für schlechtes Wetter oder kurzfristige Sperrungen bereit.
Regle Genehmigungen und Meldungen, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe zusätzlich, ob Startort, Fahrradständer, Verkehrskegel und Wegweiser zur erwarteten Teilnehmerzahl passen.
Schicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor der Tour: Startzeit, Treffpunkt, Routen-Datei, Verkehrs- und Sicherheitshinweise sowie Hinweise zu Ernährungswünschen gehören in eine Nachricht.
Teile Freiwillige spätestens 3 Tage vorher festen Aufgaben zu und gib ihnen Sicherheitswesten, Telefone oder Funkgeräte. Für jede Gruppe sollte klar sein, wer vorne fährt, absichert, den Schluss bildet und bei einer Panne hilft.
Kontrolliere Fahrräder, Beleuchtung und Reparaturmaterial am Vortag. Lege mindestens eine Fahrradpumpe, ein Reifenflickset und Ersatzschläuche am Start sowie weitere Reparatursets für die Strecke bereit; sortiere die Wegweiser nach ihrer Reihenfolge.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Klimafahrradtour anmelden?: Veröffentliche das Anmeldeformular idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 14 Tage für Rückfragen, Ernährungswünsche, Startnummern und die Einteilung der Freiwilligen.
Wie viele Helfer braucht eine Klimafahrradtour?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Start und Ziel, eine Person für die Anmeldung und je eine Begleitung für die Spitze und das Ende der Gruppe ein. Bei größeren Gruppen ist eine zusätzliche Strecken- oder Pannenhilfe pro 20 bis 30 Fahrräder sinnvoll.
Wann sollte ich die Wettervorhersage für die Fahrradtour prüfen?: Prüfe die Vorhersage 7 Tage vorher für die erste Anpassung und erneut 24 Stunden vor dem Start. Dann entscheidest du, ob die geplante Route bleibt oder die vorbereitete Alternativroute genutzt wird.
Was muss am Tag vor einer Klimafahrradtour bereitliegen?: Am Vortag sollten Wegweiser sortiert, Startnummern und Namensaufkleber vorbereitet sowie Telefone, Funkgeräte, Powerbanks und Beleuchtung geladen sein. Kontrolliere außerdem geliehene Materialien, Fahrräder und die kompletten Reparatursets.

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