Checklist pour organiser un atelier street art
Un atelier street art demande plus qu’une table et de la peinture. Il faut coordonner les inscriptions, les animateurs, le matériel, les postes de travail et la sécurité avant l’arrivée du premier participant. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de l’envoi des invitations à la démonstration de techniques. Elle tient aussi compte des détails souvent réglés trop tard : alimentation, stationnement, séchage des panneaux et branchements électriques.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des participants
Confirmer les animateurs d’atelier
Faire les réservations
Commander le matériel
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Créer la répartition des participants
Imprimer le programme
Vérifier le parcours et le stationnement
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Protéger les postes de travail
3 personnes
Répartir le matériel par table
3 personnes
Préparer la peinture et les outils
2 personnes
Délimiter la zone de sécurité
2 personnes
Tester le système de sonorisation
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Faire une démonstration de techniques de street art
2 personnes
Accompagner les créations
3 personnes
Distribuer le matériel de peinture
3 personnes
Encadrer les travaux
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Laisser sécher les travaux
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Ouvrir l'exposition des travaux
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler la peinture et les outils
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Emballer les travaux en toute sécurité
2 personnes
Partager les photos des participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tables hautesqté 3
- Étagères de séchageqté 6
Équipement
- Enceinte portable
- Microphone
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Passages de câblesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Décoration
- Bannières d'atelierqté 3
- Panneaux indicateursqté 8
- Badges nominatifsqté 75
- Presse-papiersqté 5
Matériel de sport
- Ruban de balisageqté 4
- Cônes de signalisationqté 12
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Machine à café
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Couverts réutilisablesqté 80
- Tasses à caféqté 40
Matériel de street art
- Panneaux de peintureqté 70
- Peinture en sprayqté 60
- Peinture acryliqueqté 30
- Feutresqté 80
- Pinceauxqté 100
- Rouleaux à peintureqté 30
- Palettes de peintreqté 30
- Pochoirsqté 40
- Béchers mélangeursqté 50
- Bacs à eauqté 20
- Bâtonnets mélangeursqté 50
- Ruban de masquageqté 20
- Crayonsqté 40
- Gommesqté 30
- Ciseauxqté 20
- Tapis de découpeqté 10
- Couteaux Stanleyqté 10
Protection
- Tabliersqté 75
- Gants en nitrileqté 200
- Masques anti-poussièreqté 80
- Lunettes de sécuritéqté 30
- Bâches de protectionqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Stations de lavage des mainsqté 2
- Seaux de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant l’atelier, puis fixez une date limite d’inscription 7 jours avant pour finaliser les groupes, les besoins alimentaires et la répartition des participants.
- Confirmez les animateurs et les réservations 2 à 3 semaines à l’avance. Prévoyez un responsable clairement identifié pour l’accueil et un autre pour les consignes de sécurité.
- Commandez le matériel au moins 10 jours avant, puis vérifiez chaque référence 3 à 5 jours avant : panneaux de peinture, peintures, feutres, rallonges, multiprises et passages de câbles.
- Installez les tables, les chaises, les tentes et les protections avant l’arrivée du public. Répartissez ensuite le matériel par table afin d’éviter une file d’attente et gardez les panneaux de séchage dans une zone séparée.
- Testez la sonorisation et délimitez la zone de sécurité le jour même, au moins 60 minutes avant l’ouverture. Mettez aussi les boissons au frais et préparez la table d’inscription avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un atelier street art ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, de confirmer les animateurs et de commander le matériel sans urgence.
- Quand commander le matériel pour un atelier street art ?
- Passez la commande au moins 10 jours avant l’atelier. Faites un contrôle complet 3 à 5 jours avant, notamment pour les panneaux, les peintures, les feutres et le matériel électrique.
- Quand installer un atelier street art ?
- Commencez l’installation au minimum 60 minutes avant l’arrivée des participants. Gardez ensuite du temps pour tester l’enceinte et le microphone, protéger les postes et vérifier la circulation autour des tentes.
- Comment organiser la sécurité pendant un atelier street art ?
- Délimitez la zone de travail avec du ruban de balisage et des cônes avant l’ouverture. Expliquez les consignes dès l’accueil et séparez clairement les câbles, les peintures et la zone de séchage des passages.
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