Organiser un atelier de danse sans rien oublier
Un atelier de danse demande plus qu’une salle et un professeur. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, la musique, le matériel audio et l’aménagement de la piste. Cette checklist de 50 tâches et 35 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’à l’accueil des participants. Vous saurez aussi quoi vérifier juste avant le début, notamment le sol, les câbles, les boissons et le déroulé imprimé.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Réserver un professeur de danse
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations pratiques
Fixer le programme de l'atelier
2 personnes
Composer la sélection musicale
Commander le catering
Confirmer le nombre de participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Dégager le sol
3 personnes
Nettoyer la piste de danse
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le buffet et la table des boissons
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le matériel d’atelier
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Animer l'atelier de danse
2 personnes
Servir de l’eau et des fruits
2 personnes
Encadrer la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la deuxième session de danse
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet et la table des boissons
2 personnes
Animer la troisième session de danse
2 personnes
Animer le moment de danse libre
2 personnes
Ravitailler les dernières boissons
2 personnes
Dire au revoir aux participants
2 personnes
Suivi
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 45
- Tables de buffetqté 3
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Mixeur audio
- Ordinateur portable
- Câbles audioqté 3
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
Matériel de sport
- Tapis de danseqté 12
- Serviettesqté 45
Vaisselle
- Verres à boireqté 60
- Verres à vinqté 50
- Assiettes de dînerqté 50
- Assiettes à dessertqté 50
- Couvertsqté 50
- Louchesqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 3
- Thermosqté 4
- Machines à caféqté 2
- Carafes d'eauqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 4
- Pincesqté 6
Décoration
- Guirlandesqté 8
- Ballonsqté 100
- Badges nominatifsqté 50
- Nappesqté 8
Éclairage
- Éclairage d’ambianceqté 4
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balai à frangesqté 2
- Seauxqté 2
- Poubellesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et le professeur dès que la date est fixée. Prévoyez ensuite plusieurs semaines pour envoyer les invitations, traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
- Arrêtez le programme et la sélection musicale avant de raccorder le matériel audio. Testez l’ordinateur, le mixeur, les câbles et les multiprises au moins 1 heure avant l’arrivée du groupe.
- Confirmez le nombre de participants quelques jours avant l’atelier. Ce chiffre sert à ajuster le catering, les badges nominatifs, les assiettes, les verres et les en-cas.
- Gardez une vraie marge pour la salle : dégagez le sol, nettoyez la piste et installez les tables et les chaises avant de préparer le buffet. Une vérification finale 30 minutes avant l’accueil évite les déplacements de dernière minute.
- Refroidissez les boissons à l’avance et prévoyez les carafes d’eau près de la piste. Pour un atelier de 3 heures, comptez au minimum 1 litre d’eau par personne, en plus des autres boissons.
Questions fréquentes
- Quand réserver une salle pour un atelier de danse ?
- Réservez la salle dès que la date et le format sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’atelier. Vérifiez immédiatement la surface libre, l’état du sol, les prises électriques et les horaires d’accès.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un atelier de danse ?
- Prévoyez 90 minutes d’installation, puis 30 minutes de contrôle avant l’arrivée des participants. Ce temps couvre la piste, les tables, l’accueil, le buffet, la décoration et le test de la musique.
- Quand confirmer le nombre de participants ?
- Faites une première estimation à la clôture des inscriptions, puis confirmez le nombre définitif 3 à 5 jours avant l’atelier. Vous pourrez ainsi commander le catering et préparer les badges sans surplus important.
- Que faut-il tester avant le début d’un atelier de danse ?
- Testez la musique, le mixeur audio, l’ordinateur, les câbles, les rallonges et les multiprises au moins 30 minutes avant l’accueil. Vérifiez aussi que la piste est propre, dégagée et suffisamment éclairée.
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