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Tanzworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Tanzworkshop müssen Kurs, Raum und Technik zusammenpassen. Buche zuerst den Tanzlehrer und die Location, kläre danach Anmeldungen, Ernährungswünsche und das Workshopprogramm. In den letzten Tagen werden Musik, Materialien, Catering und Namensschilder vorbereitet. Am Veranstaltungstag zählen vor allem eine freie, saubere Tanzfläche, getestete Lautsprecher und ein klar eingerichteter Empfang.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Tanzlehrer buchen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Praktische Informationen versenden

  • Workshopprogramm festlegen

    2 Personen

  • Musikauswahl zusammenstellen

  • Catering bestellen

  • Teilnehmerzahl bestätigen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Fläche freiräumen

    3 Personen

  • Tanzfläche reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Buffet und Getränketisch vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Workshopmaterialien bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Tanzworkshop betreuen

    2 Personen

  • Wasser und Obst servieren

    2 Personen

  • Pause betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweite Tanzsession betreuen

    2 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Buffet und Getränketisch nachfüllen

    2 Personen

  • Dritte Tanzeinheit begleiten

    2 Personen

  • Freien Tanzmoment begleiten

    2 Personen

  • Letzte Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Verabschiedung von den Teilnehmern

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 45
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • Laptop
  • AudiokabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Sportmaterial

  • TanzmattenAnz. 12
  • HandtücherAnz. 45

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 50
  • Dinner-TellerAnz. 50
  • DesserttellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkaraffenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 4
  • ZangenAnz. 6

Dekoration

  • GirlandenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • NamensschilderAnz. 50
  • TischdeckenAnz. 8

Beleuchtung

  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • BodenwischerAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum und buche den Tanzlehrer frühzeitig, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe dabei, ob die Fläche für alle Teilnehmenden frei bleibt und ob Tanzmatten benötigt werden.
  • Verschicke praktische Informationen spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Nenne Beginn, Einlass, Kleidung, Anfahrt sowie alles, was Teilnehmende selbst mitbringen sollen.
  • Bestätige die Teilnehmerzahl spätestens 2 Tage vor dem Workshop. Erst dann lassen sich Catering, Trinkgläser, Teller, Besteck und Namensschilder passend vorbereiten.
  • Plane für den Techniktest mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Schließe Laptop, Audiomischpult, aktive Lautsprecher und Audiokabel an und spiele die Musik vollständig an.
  • Richte den Empfangs-, Buffet- und Getränketisch vor dem Einlass ein. Getränke sollten gekühlt sein; Wasser in Karaffen und Handtücher gehören direkt in Reichweite der Tanzfläche.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tanzworkshop organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Location und Tanzlehrer. Einladungen können danach verschickt werden, damit du noch mindestens 2 Wochen für Anmeldungen und Rückfragen hast.
Wie groß muss der Raum für einen Tanzworkshop sein?
Plane die Tanzfläche nach der erwarteten Teilnehmerzahl und lasse zusätzlich Platz für Lautsprecher, Registrierung und Getränke. Prüfe den Raum spätestens 1 Woche vorher und räume Tische und Stühle so auf, dass die Fläche vollständig nutzbar ist.
Wann sollte die Musik für den Tanzworkshop vorbereitet werden?
Stelle die Musikauswahl spätestens 3 Tage vor dem Workshop zusammen. Teste am Veranstaltungstag mindestens 30 Minuten vor Beginn Laptop, Audiokabel, Mischpult und Lautsprecher.
Wie viel Verpflegung braucht man für einen Tanzworkshop?
Bestätige die Teilnehmerzahl 2 Tage vorher und plane Wasser für die gesamte Gruppe sowie Snacks für die Pausen ein. Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung, damit das Catering angepasst werden kann.

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