Checklist pour organiser un après-midi cartes

Un après-midi cartes se prépare surtout autour des inscriptions, des tables de jeu et du déroulement des parties. Commencez par réserver le lieu, puis envoyez les invitations assez tôt pour connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires. Prévoyez une table d’accueil, des feuilles de score, des stylos et un système simple pour encadrer les tables. Le jour J, gardez du temps pour installer les jeux, refroidir les boissons et préparer le café avant l’arrivée des premiers joueurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Réserver des tables et des chaises
Vérifier les jeux de cartes
Établir le déroulement du jeu
Préparer les prix
Faire les courses
2 personnes
Rassembler la décoration
Imprimer la liste de présence
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
2 personnes
Installer les tables de cartes
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer l’inscription

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Encadrer les tables de jeu
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Noter le classement intermédiaire
Servir le dîner
3 personnes
Animer la finale
3 personnes
Annonce des gagnants
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

Rassembler les cartes et les jeux
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retourner les matériels
Ranger les affaires restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Tables d'appointqté 3
Nappesqté 8

Matériel de jeu

Cartes à jouerqté 12
Feuilles de scoreqté 12
Stylosqté 36
Fichesqté 300
Porte-cartesqté 12
Minuteurs à œufsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verresqté 36
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Porte-serviettesqté 4

Cuisine

Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 6
Pelles à gâteauqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3

Décoration

Panneau d’accueil
Décorations de tableqté 8
Badges nominatifsqté 36
Ballonsqté 30
Rubansqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’après-midi cartes. Vous pourrez ainsi confirmer les participants, prévoir les tables et ajuster les quantités de boissons et d’en-cas.
Préparez le plan de jeu la veille : ordre des parties, durée de chaque manche et répartition des tables. Gardez quelques fiches et stylos supplémentaires pour remplacer le matériel égaré.
Installez les tables de cartes et les chaises au moins 60 minutes avant l’accueil. Ajoutez une table d’appoint pour les feuilles de score, les stylos et les porte-cartes afin de ne pas encombrer les tables de jeu.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et préparez le café et le thé avant le début des parties. Les carafes d’eau doivent rester accessibles pendant toute la séance.
Préparez la liste de présence, les badges nominatifs et le panneau d’accueil avant l’arrivée des participants. À l’entrée, indiquez directement la table de jeu et recueillez les dernières informations alimentaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un après-midi cartes ?: Prévoyez environ 2 à 3 heures de préparation le jour même, dont au moins 60 minutes pour installer les tables, les chaises et les jeux. Les invitations et les inscriptions se gèrent idéalement 7 à 14 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour un après-midi cartes ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, puis fixez une date limite de réponse 7 jours avant l’événement. Cela laisse le temps de confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de tables faut-il prévoir pour un après-midi cartes ?: Prévoyez une table de jeu par groupe de participants prévu, ainsi qu’une table séparée pour l’accueil et une table d’appoint pour le matériel. Vérifiez la disposition dans la salle au moins 3 jours avant.
Que faut-il préparer la veille d’un après-midi cartes ?: Rassemblez les jeux, feuilles de score, stylos, fiches, prix et décoration la veille. Préparez aussi la liste de présence et le déroulement du jeu afin de consacrer le jour J à l’installation et à l’accueil.

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