Checklist pour organiser une activité de Pâques

Une activité de Pâques réussie repose surtout sur une préparation répartie dans le temps. Commencez par fixer la date, réserver le lieu et recueillir les inscriptions, puis prévoyez les besoins alimentaires, les bénévoles et les activités. La chasse au trésor, le brunch et les ateliers créatifs demandent chacun du matériel et un temps d’installation précis. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, du premier choix d’organisation jusqu’au rangement du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer la chasse au trésor de Pâques
2 personnes
Préparer les activités créatives
3 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Commander des œufs de Pâques
Faire les courses
3 personnes
Laver les fruits frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le brunch de Pâques
4 personnes
Créer une carte des allergènes
Préparer les badges nominatifs
Mettre en place la chasse au trésor
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les tables de bricolage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier la chasse au trésor
2 personnes
Préparer le matériel de bricolage
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Présenter le programme
Encadrer la chasse aux œufs de Pâques
5 personnes
Animer les activités de bricolage
4 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Servir le brunch de Pâques
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Animer la musique et les jeux
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Dire au revoir aux visiteurs
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Nettoyer les glacières et les caisses
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Portant à vêtements
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 70
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Carafesqté 8
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Corbeilles à painqté 6
Casseroles pour cuire les œufsqté 2
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Branches de Pâquesqté 4
Décoration de Pâquesqté 30
Nappesqté 8
Guirlandes en papierqté 6
Œufs de Pâques réutilisablesqté 80
Paniers de Pâquesqté 20

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Paperboard
Marqueursqté 8

Matériel de sport

Cônesqté 20
Cerceauxqté 6
Balles souplesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Éponges de nettoyageqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme au moins 3 semaines à l’avance : indiquez l’heure d’accueil, le début de la chasse au trésor, les ateliers créatifs et l’horaire du brunch.
Clôturez les inscriptions 7 jours avant l’activité afin de connaître le nombre d’enfants, d’adultes, de bénévoles et les besoins alimentaires. Préparez ensuite une carte des allergènes.
Prévoyez un adulte pour chaque zone active : comptez au minimum une personne pour l’accueil, une pour la chasse au trésor, une par table de bricolage et deux pour le buffet.
Préparez les œufs, les paniers et les indices de la chasse au trésor la veille. Faites un parcours test complet pour vérifier qu’aucun indice ne manque et que le matériel est accessible.
Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Gardez 30 minutes pour les tables et les chaises, les ateliers créatifs, le vestiaire, la décoration et le montage du buffet.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une activité de Pâques ?: Commencez idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et fixez le programme en premier, puis envoyez les invitations et commandez les œufs au moins 2 semaines à l’avance.
Combien de temps prévoir pour installer une activité de Pâques ?: Prévoyez 90 minutes d’installation avant l’arrivée du public. Les tables, le vestiaire, les ateliers, la décoration, la chasse au trésor et le buffet nécessitent généralement 60 minutes, plus 30 minutes de vérification.
Quand demander les allergies alimentaires pour un brunch de Pâques ?: Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et fixez une date limite 7 jours avant l’événement. Utilisez ensuite ces réponses pour créer une carte claire des allergènes et séparer les préparations si nécessaire.
Combien de bénévoles faut-il pour une activité de Pâques ?: Prévoyez au minimum 5 bénévoles pour un petit groupe : accueil, chasse au trésor, ateliers créatifs et buffet. Ajoutez une personne par zone supplémentaire ou dès que le groupe dépasse environ 25 participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.