Qué necesitas para organizar una visita a una empresa

Una visita a una empresa necesita más que una sala y una presentación. Tendrás que preparar la recepción, identificar a los visitantes, servir bebidas y aperitivos, y comprobar que el equipo funciona antes de que llegue el grupo. Esta lista reúne el material habitual para montar las mesas, atender el catering y acompañar el recorrido por las instalaciones. Calcula las cantidades según el número de inscritos y deja lo esencial preparado al menos el día anterior.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasoscant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharillascant. 60
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Jarrascant. 6
Termoscant. 4
Cucharillas para heladocant. 2

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 60
Manteles individualescant. 12
Arreglos floralescant. 6
Carteles de señalizacióncant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Paños de limpiezacant. 12
Cuboscant. 2
Escoba y recogedorcant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 2 kilogramo
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Sobres de azúcar - 150 unidades
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 48 botellas
- Agua mineral con gas - 24 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 48 botellines
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Uvas - 4 kilogramos
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Pepinos - 6 unidades
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Frutos secos mixtos - 3 kilogramos
- Aceitunas - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso crema - 1 kilogramo
- Queso joven - 2 kilogramo
- Brie - 1 kilogramo
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Crackers - 8 paquetes
- Miniwraps - 120 unidades
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilogram
- Falafel - 2 kilogram
- Queso crema con hierbas - 1 kilogram
- Lechuga - 8 unidades
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Aderezo balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 1 botella
- Zumo de limón - 2 botellas
- Servilletas de papel - 300 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 flacons

Consejos

Calcula un vaso, plato y juego de cubiertos por visitante, más un 10 % de reserva. Para el café y el té, prepara al menos una taza por persona y algunas unidades adicionales para los ponentes y guías.
No dejes las bebidas para el último momento: enfríalas entre 4 y 6 horas antes y utiliza neveras portátiles si el catering llega con antelación. Prepara también jarras y termos para que el servicio no dependa de la cocina.
Para la recepción, ten una tarjeta de nombre por visitante y un 10 % extra para cambios de última hora. Coloca la lista de visitantes en el mostrador y deja señalizados los percheros, las salas y la ruta de visita.
Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono y los altavoces entre 60 y 90 minutos antes. Lleva cables alargadores y regletas suficientes: una toma cercana no garantiza que todo el equipo pueda conectarse sin bloquear el paso.
Reserva bandejas de servir, bandejas con tapa y cubiertos de servicio para trasladar los aperitivos desde la cocina. Cubre los alimentos hasta el inicio y coloca mesas de buffet, manteles individuales y sillas antes de recibir el catering.

Preguntas frecuentes

¿Qué necesito comprar para una visita a una empresa?: Necesitas material para cuatro momentos: recepción, recorrido, presentación y catering. Prepara tarjetas de nombre, señalización, mesas y sillas, vajilla, bebidas, café y té, además del equipo técnico y los cables necesarios.
¿Cuánta vajilla necesito por visitante?: Calcula una unidad de cada pieza por persona: vaso, plato, tenedor, cuchillo y cucharilla. Añade un 10 % de reserva; para 30 visitantes, prepara al menos 33 unidades de cada pieza que vaya a utilizarse.
¿Cuándo debo preparar el material de la visita?: Deja listas las tarjetas, la señalización y la lista de visitantes el día anterior. Monta las mesas y prueba la técnica entre 60 y 90 minutos antes, y enfría las bebidas con 4 a 6 horas de antelación.
¿Qué material técnico hace falta para una presentación en la empresa?: Prepara un portátil, proyector, pantalla, micrófono y altavoces, junto con cables alargadores y regletas. Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes y guarda una copia de la presentación en el portátil y en una memoria USB.

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