Qué necesitas para organizar una tarde de encuentro

Una tarde de encuentro necesita más que comida y bebidas: también hacen falta mesas preparadas, material para recibir a los invitados y equipo para servir sin interrupciones. Esta lista reúne lo que conviene comprar, reservar o llevar, desde tazas y bandejas hasta termos, neveras portátiles y señalización. Calcula las cantidades según el número final de asistentes y revisa las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Deja los productos frescos refrigerados y prepara con antelación lo que no caduca.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 55
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2
Mantelescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 70
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Platos de servircant. 8
Bandejas de servircant. 8
Jarracant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Pinzas de servircant. 6
Cucharonescant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Altavoz Bluetooth
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 60
Centros de mesa floralescant. 8
Globoscant. 50
Guirnaldascant. 6
Paneles informativoscant. 6

Limpieza

Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Sets de escobacant. 2
Cubetas para lavarcant. 3

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Agua sin gas - 12 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Mini salchichas - 6 paquetes
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Cacahuetes salados - 2 bolsas
- Crackers - 6 paquetes
- Baguettes - 8 unidades
- Mini panecillos blandos - 70 unidades
- Panecillos integrales - 40 unidades
- Mantequilla - 3 paquetes
- Queso joven - 3 kilos
- Jamón cocido - 2 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Hummus - 6 tarrinas
- Queso crema - 4 tarrinas
- Mermelada - 3 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Ketchup - 2 botellas
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Lechuga - 6 piezas
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 50 unidades
- Mandarinas - 50 unidades
- Galletas - 6 paquetes
- Muffins - 60 unidades
- Servilletas - 200 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 2 paquetes
- Jabón de manos - 3 botellas
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos

Consejos

Calcula una taza y un vaso por persona, más un 10 % de reserva; para 30 asistentes, prepara al menos 33 unidades de cada uno.
Para el café y el té, prevé un termo por cada 15-20 personas y revisa que haya suficientes tazas, jarras y cucharillas antes de empezar.
Compra o prepara los aperitivos y el pan teniendo en cuenta las preferencias dietéticas confirmadas; separa las opciones especiales y señalízalas.
No dejes para el último momento las tarjetas de nombre, el programa y los paneles informativos: imprímelos al menos un día antes y colócalos en la mesa de recepción.
Comprueba el espacio con 24 horas de antelación: además de mesas y sillas, reserva sitio para percheros, cubos, neveras portátiles y cables alargadores sin bloquear el paso.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una tarde de encuentro?: Calcula una taza, un vaso, un plato y un juego de cubiertos por persona, y añade un 10 % de margen. Para 40 invitados, prepara al menos 44 unidades de cada pieza básica.
¿Cuánta bebida debo comprar para una tarde de encuentro?: Como referencia, calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 bebida por hora adicional. Añade agua y utiliza jarras o termos para que el servicio sea continuo.
¿Cuándo debo comprar y refrigerar la comida?: Compra los productos no perecederos entre 2 y 3 días antes. Los productos frescos deben refrigerarse el mismo día de la compra y mantenerse fríos hasta preparar el buffet.
¿Qué debo preparar el día anterior?: Deja listas las tarjetas de nombre, el programa, la señalización, la decoración y la distribución de mesas y sillas al menos 24 horas antes. También conviene comprobar el equipo de sonido, las regletas y los cables alargadores.

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