Qué necesitas para una reunión de empresas

Una reunión de empresas necesita algo más que mesas y comida: también hay que prever el registro, las presentaciones y los descansos. Esta lista reúne el material que suele faltar cuando se compra a última hora, desde cables y regletas hasta tazas, vasos y bandejas de servicio. Calcula las cantidades según el número de asistentes y confirma las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido. Haz una última comprobación del espacio y de la compra entre 24 y 48 horas antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 65
Platos de postrecant. 65
Tazas de cafécant. 65
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 70
Cucharillas de cafécant. 65
Tenedores de cenacant. 65
Cuchillos para cenacant. 65
Cucharonescant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Micrófono inalámbrico
Altavocescant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 4

Decoración

Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 6
Portanombrescant. 60
Guirnaldascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papelelerascant. 6
Escobillas y recogedorescant. 2
Fregonascant. 2

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 48 botellas
- Agua mineral con gas - 36 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pils - 72 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Limones - 12 unidades
- Cubitos de hielo - 10 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Mini bocadillos - 100 unidades
- Mantequilla - 2 paquetes
- Queso fresco con hierbas - 2 tarrinas
- Hummus - 6 envases
- Queso joven - 2 kilogramo
- Brie - 1 kilogramo
- Jamón - 1 kilogramo
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilogramo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Pimientos - 12 unidades
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Uvas - 4 kilogramos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Mezcla de frutos secos - 3 kilogram
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Aceitunas - 3 tarros
- Palitos salados - 4 bolsas
- Mini quiches - 120 unidades
- Wraps vegetarianos - 60 piezas
- Brochetas de pollo - 100 unidades
- Pinchos vegetarianos - 50 unidades
- Ensalada mixta - 6 kilogram
- Ensalada de pasta - 6 kilogramos
- Ensalada de patatas - 5 kilogram
- Arroz basmati - 4 kilogramos
- Verduras a la parrilla - 5 kilogram
- Pechuga de pollo - 6 kilogram
- Hamburguesas vegetarianas - 30 unidades
- Pasta - 4 kilogramos
- Salsa de tomate - 6 tarros
- Queso parmesano - 1 kilogramo
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aderezo - 4 botellas
- Salsa vegetariana - 2 botes
- Fruta fresca - 5 kilos
- Brownies - 70 unidades
- Mini postres - 70 unidades
- Comidas dietéticas - 8 porciones
- Servilletas - 300 unidades
- Pajitas de papel - 100 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Esponjas - 6 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiador de inodoros - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 botellas
- Bolsas de basura - 50 unidades

Consejos

Para el registro, prepara las tarjetas con nombres y coloca la mesa al menos 30 minutos antes de la llegada prevista. Lleva algunas tarjetas en blanco para cambios de última hora.
Calcula la vajilla para todas las personas inscritas y añade un margen del 10 %: por ejemplo, para 50 asistentes, prepara al menos 55 unidades de cada pieza que se use durante la reunión.
Para una pausa de café de una hora, calcula aproximadamente 2 tazas por persona si habrá café y té. Comprueba también que haya suficientes cucharillas, vasos para agua y espacio para dejar las tazas usadas.
Prueba el proyector, la pantalla, el portátil, los cables HDMI, el micrófono y los altavoces el día anterior. Lleva al menos una regleta y un cable alargador de repuesto por cada zona técnica.
Recoge las preferencias dietéticas antes de confirmar el catering y entrega la lista al servicio de comida con un mínimo de 3 días de antelación. Separa las opciones especiales y márcalas claramente en el buffet.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para una reunión de empresas de 50 personas?: Necesitarás asientos y mesas para 50 personas, más un margen del 10 % para la vajilla y los vasos. Prevé también una mesa de registro, mesas de buffet, material de proyección, sonido y al menos una regleta por zona técnica.
¿Cuánta vajilla debo comprar para una reunión de empresas?: Calcula una pieza por persona para cada servicio y añade un 10 % de reserva. Para 50 asistentes, prepara al menos 55 platos, vasos y cubiertos de cada tipo que vaya a utilizarse.
¿Cuándo debo confirmar el catering y las dietas?: Confirma el número final de asistentes y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Entrega al catering la lista actualizada como mínimo 72 horas antes para que pueda preparar las opciones especiales.
¿Cuándo hay que probar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes de la reunión. Comprueba la conexión del portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, los altavoces, los cables HDMI y las regletas.

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