Qué necesitas para organizar una noche de debate
Para una noche de debate necesitas coordinar tres áreas: la sala, el equipo técnico y el servicio para visitantes y ponentes. Calcula las sillas según las inscripciones y reserva al menos un micrófono inalámbrico por cada participante que hable en el escenario. La lista también incluye material para el registro, la votación, las preguntas y el café. Haz la compra y reúne todo con tiempo: los cables, las baterías y la vajilla suelen quedar para el último momento.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 65
- Mesascant. 8
- Mesa del escenario
- Mesas de debatecant. 2
- Mesa de registro
- Taburetescant. 6
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías recargablescant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 65
- Vasoscant. 65
- Platoscant. 65
- Cubiertoscant. 65
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tijerascant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzascant. 4
- Jarracant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Portatarjetas de nombrecant. 8
- Guirnalda de banderinescant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 4
- Cables de luzcant. 2
Catering
- Credencialescant. 70
- Folletos del programacant. 70
- Papeletascant. 70
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 10
- Compras
- Café - 2 paquetes
- Té variado - 2 cajas
- Azúcar - 1 kilo
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Limón - 6 unidades
- Agua mineral sin gas - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 6 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Ginger beer - 2 botellas
- Miniwater - 24 botellas
- Bocadillos de pan blanco - 45 unidades
- Panecillos integrales - 35 unidades
- Hummus - 3 envases
- Queso crema - 3 tarrinas
- Queso joven - 2 kilos
- Queso curado - 1 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilo
- Láminas vegetales - 1 kilo
- Pepino - 6 unidades
- Tomates - 2 kilo
- Rúcula - 4 bolsas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Nachos - 4 bolsas
- Salsa - 4 tarros
- Frutos secos salados - 3 bolsas
- Aceitunas - 3 tarros
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 25 unidades
- Galletas - 5 paquetes
- Mini bollos de pasas - 3 bolsas
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Servilletas de papel - 4 paquetes
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 30 unidades
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Spray desinfectante - 2 botellas
- Jabón de manos - 3 dispensadores
- Esponjas - 6 unidades
- Toallas de papel - 4 paquetes
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Escobillas de bañocant. 2
Consejos
- Calcula una silla por persona inscrita y añade entre un 5 % y un 10 % de margen para acompañantes o asistentes sin registro. Reserva también mesas separadas para el escenario, el debate y el registro.
- Prepara un micrófono inalámbrico por cada ponente que pueda intervenir al mismo tiempo y añade uno para la moderación. Comprueba el sonido en la sala al menos 2 horas antes de recibir al público.
- Para el registro y las votaciones, lleva las credenciales, los programas, las preguntas impresas y las tarjetas de votación ya separados por grupos. Imprime entre un 10 % y un 15 % de copias adicionales.
- Calcula 2 bebidas calientes por persona si la noche dura entre 2 y 3 horas; suma vasos, tazas, platos y cubiertos con un margen del 10 %. Los termos y las bandejas de servicio evitan que el descanso dependa de una sola máquina de café.
- Reúne cables alargadores, regletas y baterías recargables el día anterior y etiqueta cada cable según su uso. Reserva al menos 30 minutos para probar portátil, proyector, pantalla, altavoces y mesa de mezclas juntos.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una noche de debate?
- Cuenta una silla por cada inscripción confirmada y añade un margen del 5 % al 10 %. Para 80 asistentes, prepara entre 84 y 88 sillas.
- ¿Cuántos micrófonos hacen falta en un debate?
- Necesitas un micrófono por cada persona que pueda hablar a la vez, más uno para la moderación. En un panel de cuatro ponentes, prepara 5 micrófonos inalámbricos y comprueba el sonido 2 horas antes.
- ¿Cuánta vajilla debo comprar para el café?
- Calcula dos servicios por persona y añade un 10 % de reserva. Para 60 asistentes, prepara al menos 132 tazas o vasos, además de platos y cubiertos para el mismo número de servicios.
- ¿Cuándo debo preparar el material de una noche de debate?
- Haz la compra y reúne el equipo como mínimo 24 horas antes. Deja impresas las credenciales, los programas, las preguntas y las tarjetas de votación el día anterior, y prueba la instalación técnica 2 horas antes.
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