Qué necesitas para organizar una feria informática
Una feria informática necesita más que mesas y ordenadores. Debes preparar puestos, conexiones eléctricas y de red, equipos para demostraciones, señalización y un punto de información que funcione durante toda la jornada. Esta lista reúne el material que conviene comprar o llevar, desde regletas y cables HDMI hasta vasos y carros de mano. Revisa las necesidades de cada expositor antes de cerrar la compra y prueba los equipos con varios días de antelación.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 35
- Sillascant. 80
- Punto de información
- Taburetescant. 8
- Percheroscant. 4
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Portátilescant. 3
- Tabletscant. 2
- Máquina de sellado
- Cajón de la caja registradora
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 15
- Cables HDMIcant. 4
- Cables de redcant. 10
- Router wifi
- Memorias USBcant. 10
- Canaletas para cablescant. 10
- Bridascant. 100
- Contadores de energíacant. 2
- Maletines de herramientascant. 2
- Carros de manocant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 6
- Termoscant. 4
- Jarracant. 2
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Bandejas de servircant. 10
- bandejascant. 4
Decoración
- Banners de la feriacant. 4
- Mantelescant. 35
- Carteles de standcant. 35
- Folletos del programacant. 250
- Flechas de rutacant. 20
- Paneles informativoscant. 8
- Pegatinas con nombrecant. 200
- Masilla adhesivacant. 4
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Bolígrafoscant. 30
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Cables de luzcant. 4
- Linternascant. 4
Limpieza
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 10
- Contenedores de basuracant. 4
Catering
- Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Surtido de té - 4 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limón - 10 unidades
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 24 botellas
- Spa Rood - 12 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Nachos de tortilla - 5 bolsas
- Snacks salados - 5 bolsas
- Tentempié de frutos secos - 4 bolsas
- Palomitas de maíz - 4 bolsas
- Galletas - 8 paquetes
- Mini gofres - 5 paquetes
- Barritas de muesli - 5 cajas
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Uvas - 5 kilos
- Mandarinas - 40 unidades
- Mini panecillos - 120 unidades
- Panecillos multicereales - 60 unidades
- Queso crema con hierbas - 2 kilos
- Queso joven - 2 kilos
- Jamón cocido - 1,5 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilos
- Hummus - 1,5 kilo
- Pepino - 10 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Lechuga - 6 piezas
- Mantequilla de hierbas - 1 kilo
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceitunas - 2 kilos
- Pepinillos - 2 tarros
- Mini cubos de queso - 2 kilos
- Zumo de uva - 4 botellas
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Coberturas veganas - 1 kilo
- Galletas veganas - 4 paquetes
- Vasos de cartón - 300 unidades
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Sobres de azúcar - 300 unidades
- Platos de papel - 250 unidades
- Tenedores de madera - 250 unidades
- Palillos de dientes - 2 cajas
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Bolsas para papeleras de pedal - 30 unidades
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Limpiador de suelos - 2 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 40 unidades
- Esponjas - 10 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Papel higiénico - 36 rollos
- Toallas de papel - 12 rollos
- Ambientador - 4 aerosoles
- Parches - 2 cajas
- Guantes desechables - 200 unidades
- Bolsas refrigerantes - 10 unidades
- Filtros de café - 200 unidades
- Encendedor de gas - 2 unidades
Consejos
- Calcula una mesa y al menos una silla por puesto, y añade taburetes solo donde los expositores deban trabajar de pie o atender demostraciones largas. Confirma las medidas de los puestos antes de distribuir el mobiliario.
- Prepara una regleta y un cable alargador para cada zona con equipos, además de un margen del 10 % para sustituciones. No dejes los cables sueltos: reserva canaletas y bridas para los recorridos de visitantes.
- Comprueba la conectividad al menos 48 horas antes: prueba el router wifi, los cables de red, los portátiles y las tablets en los puntos donde se utilizarán. Lleva memorias USB y un maletín de herramientas para resolver fallos básicos sin desmontar un puesto.
- Si habrá presentaciones, prueba el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono y los cables HDMI con el ordenador real del expositor. Hazlo antes de abrir la feria, porque los adaptadores o cables incompatibles suelen detectarse demasiado tarde.
- Para la zona de café y atención, calcula dos vasos o tazas por visitante previsto y añade un 15 % de reserva. Compra la vajilla y los consumibles cuando cierres las inscripciones, no la víspera, especialmente si hay preferencias dietéticas que atender.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas mesas necesito para una feria informática?
- Calcula una mesa por expositor o puesto confirmado y añade entre un 10 % y un 15 % para registro, demostraciones o sustituciones. Cierra esta cantidad cuando terminen las asignaciones de espacios, al menos una semana antes.
- ¿Cuántas regletas y cables alargadores hacen falta?
- Prepara una regleta y un cable alargador por cada zona de trabajo con equipos, más un 10 % adicional. Haz una prueba de carga y de longitud 48 horas antes para evitar conexiones improvisadas el día de la feria.
- ¿Cuándo debo probar el proyector y el equipo de sonido?
- Prueba proyector, pantalla, altavoces, micrófono y cables HDMI entre 48 y 72 horas antes. Repite una comprobación final al abrir el espacio, porque un cambio de portátil puede requerir otro cable o adaptador.
- ¿Cuánta vajilla necesito para una feria informática?
- Calcula dos piezas por persona para tazas y vasos, y añade un 15 % de margen para reposición. Haz la compra después de recoger las inscripciones y las preferencias dietéticas, idealmente entre 3 y 5 días antes.
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