Qué necesitas para organizar una feria educativa

Una feria educativa necesita más que mesas y folletos: hay que preparar puestos, recepción, acreditaciones, tecnología y orientación para visitantes. Esta lista reúne el material para los expositores, el registro, la señalización, la iluminación y la decoración. Calcula las cantidades según el número de stands, visitantes y horas de apertura. Revisa especialmente cables, cargadores, impresiones y bolsas de basura, porque suelen olvidarse hasta el último momento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de feriacant. 4
Mesascant. 35
Sillascant. 180
Mesas altascant. 10
Taburetescant. 20
Perchascant. 20
Papeleracant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 3
Impresorascant. 2
Cajón de la caja registradora
Cables alargadorescant. 15
Regletascant. 15
Cargadores USBcant. 8
Teléfono móvilcant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 12
Soportes de iluminacióncant. 6

Decoración

Telones de fondocant. 12
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Plantascant. 12
Mantelescant. 35
Masilla adhesivacant. 10
Cinta adhesiva de doble caracant. 8
Tijerascant. 8
Cuchillos de cortecant. 4
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Cuerdacant. 4
Números de standcant. 40
Señales de rutacant. 20
Planoscant. 30
Programascant. 250
Credencialescant. 250
Portabadgescant. 250
Bolígrafoscant. 100
Portapapelescant. 8
Bloc de notascant. 100
Folletos informativoscant. 500
Expositores para folletoscant. 40
Tableros de corchocant. 20

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 12
Termoscant. 8
Cuencoscant. 24

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas para servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Básculas de cocinacant. 2
Cuencos de serviciocant. 20
Bandejascant. 20
Cestas de pancant. 12
Pinzascant. 12
Cuchillos de cortecant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cajas térmicascant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Catering

Compras
- Granos de café - 6 paquetes
- Bolsitas de té - 500 unidades
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Cacao en polvo - 2 paquetes
- Leche semidesnatada - 24 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Azúcar - 4 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 36 botellas
- Spa Rood - 18 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Limones - 3 kilos
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Agitadores - 500 unidades
- Servilletas de papel - 600 unidades
- Mini croissants - 250 unidades
- Mini muffins - 250 unidades
- Mini bollos con pasas - 200 unidades
- Panecillos integrales - 180 unidades
- Panecillos blancos - 180 unidades
- Bollos multigrano - 120 unidades
- Mantequilla - 4 kilo
- Queso joven - 6 kilos
- Queso curado - 4 kilo
- Pechuga de pavo - 3 kilos
- Hummus - 4 kilo
- Queso crema - 3 kilo
- Crema de cacahuete - 3 botes
- Mermelada de fresa - 3 tarros
- Miel - 2 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Pepinos - 3 kilos
- Tomates - 4 kilo
- Lechuga - 12 unidades
- Pimientos - 3 kilo
- Zanahorias - 3 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 6 kilos
- Mandarinas - 6 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Mezcla de aperitivos salados - 8 bolsas
- Tortitas de arroz - 8 paquetes
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Panecillos sin gluten - 30 unidades
- Relleno vegano - 3 kilos
- Muffins veganos - 40 unidades
- Galletas sin frutos secos - 6 paquetes
- Galletas - 12 paquetes
- Brownies - 180 unidades
- Pastel - 12 unidades
- Porciones de mantequilla - 200 unidades
- Envases individuales de mermelada - 200 unidades
- Envases individuales de miel - 150 unidades
- Papel de hornear - 4 rollos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Filtros de café - 4 paquetes
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón líquido de manos - 8 botellas
- Desinfectante de manos - 8 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiador de inodoros - 4 botellas
- Esponjas - 20 unidades
- Paños de microfibra - 30 unidades

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Recogedor y escobacant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Cubos de pedalcant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 6

Consejos

Prepara al menos un mostrador de recepción, un portátil y una impresora para registrar asistentes y resolver cambios el día de la feria. Lleva también un teléfono móvil y una batería externa por si falla la conexión o falta un enchufe.
Calcula una mesa y varias sillas por stand, y añade mesas altas con taburetes en las zonas de conversación. Confirma estas cantidades cuando cierres la distribución y asignes los números de stand.
Imprime el programa, el mapa, las listas de asistencia y las acreditaciones con varios días de margen. Lleva entre un 5 % y un 10 % de copias extra para visitantes no previstos y cambios de última hora.
Cuenta los enchufes antes de trasladar el material: lleva cables alargadores, regletas y cargadores USB suficientes para los puestos y la recepción. Reserva al menos una regleta de repuesto por cada diez puestos.
Compra la decoración después de confirmar el espacio y las rutas de evacuación. Para montar sin dañar paredes, incluye masilla adhesiva, cinta de doble cara, tijeras, cuchillos de corte, rollos de cinta y cuerda; coloca papeleras en la entrada y junto a las zonas de catering.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para una feria educativa?: Necesitas mobiliario para los puestos y la recepción, equipos de registro, iluminación, señalización, acreditaciones, decoración y material de montaje. El plan contempla 74 tareas y 74 artículos, que debes ajustar al número de expositores y visitantes.
¿Cuántas sillas y mesas hacen falta por expositor?: Como punto de partida, calcula una mesa y varias sillas por expositor, según el espacio disponible y el tipo de actividad. Confirma la cifra cuando cierres la distribución de los puestos y añade algunas sillas de reserva si habrá sesiones o demostraciones.
¿Cuándo debo imprimir las acreditaciones y el programa?: Imprime el programa, los horarios, el mapa y las acreditaciones entre 3 y 7 días antes de la feria, cuando las inscripciones estén casi cerradas. Guarda entre un 5 % y un 10 % de copias extra para cambios y registros en la entrada.
¿Qué cables y cargadores debo llevar a la feria?: Lleva cables alargadores, regletas y cargadores USB para todos los equipos de recepción y los puestos que dependan de electricidad. Añade al menos una regleta de repuesto por cada 10 puestos y carga las baterías externas la noche anterior.

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