Qué necesitas para organizar una feria de música

Una feria de música necesita más que instrumentos y un programa. Debes preparar zonas de inscripción, puestos para expositores, sonido para actuaciones y demostraciones, además de iluminación y señalización claras. Esta lista reúne el material que conviene comprar, reservar o llevar al recinto. Comprueba las cantidades según el número de puestos, artistas y visitantes, y deja resueltos con antelación los cables, adaptadores y carteles que suelen faltar el día del evento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de inscripcióncant. 2
Mesas altascant. 30
Sillas plegablescant. 120
Mesas de cervezacant. 8
Sofás loungecant. 4
Mesas bajascant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Piezas de escenariocant. 4
Postes separadorescant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cajas DIcant. 4
Soportes para instrumentoscant. 12
Atrilescant. 6
Auricularescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 10
Portátil

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Linternascant. 4

Decoración

Banners de la feriacant. 4
Números de standcant. 30
Pósteres del programacant. 10
Carteles direccionalescant. 12
Mantelescant. 30
Paños decorativoscant. 8
Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Cinta de papelcant. 12

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuencos de cocinacant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Papeleracant. 10
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 10 unidades
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Ginger ale - 6 botellas
- Spa Blauw - 8 cajas
- Spa Rood - 3 cajas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza sin alcohol - 4 cajas
- Pils - 6 cajas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Salsa - 6 frascos
- Cacahuetes salados - 5 bolsas
- Frutos secos para picar - 5 bolsas
- Aceitunas - 6 tarros
- Cubos de queso - 5 kilos
- Brie - 2 kilos
- Hummus - 3 kilos
- Pepinos - 12 unidades
- Zanahorias - 5 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 50 unidades
- Zumo de uva - 4 paquetes
- Barras de pan - 20 unidades
- Miniwraps - 100 unidades
- Queso crema - 2 kilo
- Queso fresco con hierbas - 1 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilo
- Lonchas vegetarianas para bocadillos - 2 kilos
- Mantequilla de hierbas - 1 kilo
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Salsa cocktail - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas - 1000 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Agitadores - 500 unidades
- Pajitas - 300 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Rollos de toalla - 8 rollos
- Jabón líquido de manos - 4 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Limpiador de inodoros - 4 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Esponjas - 12 unidades
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas para papelera de pedal - 50 unidades
- Bolsas de papel con asas - 100 unidades
- Tiritas - 1 caja
- Pilas AA - 24 unidades
- Pilas AAA - 24 unidades
- Marcadores - 12 unidades
- Bolígrafos - 30 unidades
- Papel A4 - 2 paquetes
- Pulseras - 150 unidades
- Recibos del libro de caja - 2 blocs

Consejos

Calcula al menos una mesa de inscripción y dos sillas para la entrada; si habrá turnos de registro, añade una mesa auxiliar para evitar colas.
Reserva un soporte para cada micrófono y para cada instrumento que deba quedar preparado entre actuaciones. Lleva también varias cajas DI si se conectarán instrumentos directamente a la mesa de mezclas.
Mide las distancias antes de comprar o trasladar cables alargadores: prepara regletas y alfombrillas para cubrir todos los pasos y evitar cables sueltos en las zonas de público.
Prepara los números de stand y los carteles direccionales con varios días de margen. Lleva copias de repuesto, porque algunos pueden dañarse al colocarlos o durante la carga y descarga.
Haz una prueba completa del equipo al menos 2 horas antes de abrir: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, portátil, focos LED e iluminación ambiental deben funcionar desde sus posiciones definitivas.

Preguntas frecuentes

¿Qué equipo de sonido necesito para una feria de música?: Como base, necesitas altavoces activos, una mesa de mezclas y micrófonos inalámbricos. Añade soportes de micrófono, cajas DI, soportes para instrumentos, auriculares y cables según el número de actuaciones y demostraciones.
¿Cuántas mesas y sillas necesito para los expositores?: Calcula al menos una mesa por puesto y entre 2 y 3 sillas por expositor, según si habrá demostraciones o atención continua. Reserva además mesas de inscripción y algunas mesas altas o bajas para las zonas comunes.
¿Cuándo debo preparar la señalización de los stands?: Ten listos los números de stand, los banners, los pósteres del programa y los carteles direccionales como mínimo 2 días antes. Lleva material de fijación y copias adicionales al recinto.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar la iluminación y el sonido?: Haz una primera comprobación el día anterior si es posible y una prueba completa al menos 2 horas antes de la apertura. Así todavía tendrás tiempo para cambiar cables, ajustar niveles o recolocar focos y trípodes.

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