Qué necesitas para una feria comercial

Una feria comercial necesita más que mesas y expositores. Debes prever el registro de visitantes, la señalización, el servicio de café y bebidas, y todo el equipo técnico para presentaciones. Esta lista reúne lo que conviene comprar, alquilar o llevar, desde mostradores y sillas hasta cables, micrófonos y vajilla. Calcula las cantidades según el número de puestos, visitantes y horas de apertura, y confirma las entregas con varios días de margen.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 20
Mesas para visitantescant. 12
Sillascant. 80
Mostrador de registro
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8
Paredes para standscant. 20
Mantelescant. 32

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Mesa de mezclas
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Estaciones de cargacant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Alfombrillas para cablescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 160
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 120
Cucharillas de cafécant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarrascant. 12
Termoscant. 6

Decoración

Banner de entrada
Señales direccionalescant. 12
Números de standcant. 20
Atriles para programascant. 6
Carteles de mesacant. 20
Arreglos floralescant. 8
Guirnaldascant. 6
Masilla adhesivacant. 6
Cinta adhesiva de doble caracant. 12
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 4
Bolígrafos de repuestocant. 30

Catering

Portabadgescant. 140
Lanyardscant. 140
Pegatinas con nombrecant. 150
Cajitas para repartircant. 40
Bandejas de servircant. 20
Dispensadores de bebidascant. 4
Filtros de cafécant. 150
Azucareroscant. 6
Jarras de lechecant. 6
Abrebotellascant. 4
Compras
- Granos de café - 4 kilos
- Té negro - 6 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 3 cajitas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limón - 3 kilos
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 72 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Mantequilla de hierbas - 2 kilos
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 3 kilos
- Tapenade - 2 kilos
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Pesto - 2 tarros
- Salsa de soja - 1 botella
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 1 bote
- Ajo en polvo - 1 bote
- Orégano - 1 bote
- Baguettes - 30 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Mini sándwiches - 180 unidades
- Wraps - 100 unidades
- Mini croissants - 120 unidades
- Mini panecillos de queso - 100 unidades
- Queso joven - 4 kilos
- Brie - 2 kilos
- Queso de cabra - 1 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilos
- Jamón cocido - 2 kilo
- Salmón ahumado - 2 kilos
- Falafel - 3 kilo
- Aguacate - 30 unidades
- Pepino - 20 unidades
- Tomates - 6 kilos
- Pimiento - 4 kilo
- Rúcula - 2 kilo
- Ensalada mixta - 4 kilos
- Cebolla roja - 2 kilos
- Aceitunas - 3 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Peras - 40 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Fresas - 4 kilos
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Totopos - 10 bolsas
- Snacks salados - 8 bolsas
- Crackers de arroz - 6 paquetes
- Mini galletas - 8 paquetes
- Brownies - 120 unidades
- Magdalenas - 100 unidades
- Chocolate negro - 2 kilos
- Miel - 2 tarros
- Mermelada - 3 tarros
- Bolsas para bocadillos - 2 cajas
- Servilletas - 500 unidades
- Removores de café - 300 unidades
- Pajitas - 200 stuks
- Envases de papel para snacks - 250 unidades
- Bandejas de aluminio - 100 unidades
- Bolsas herméticas - 200 unidades
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Bolsas para papeleras de pedal - 30 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante para manos - 8 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 3 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
- Esponjas de limpieza - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Guantes de goma - 8 pares
- Pañuelos de papel - 12 cajas

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 3
Escobas de manocant. 3
Recogedorescant. 3
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Cables de luzcant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de servircant. 6
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 20
Bandejas de almacenamientocant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Guantes de cocinacant. 4
Carros de serviciocant. 2

Consejos

Calcula al menos una mesa de exposición por puesto y añade 1 o 2 mesas auxiliares para registro, documentación o material común. Confirma también cuántas sillas necesita cada expositor.
Para el registro, prepara las acreditaciones y la lista de visitantes como mínimo 24 horas antes. Lleva entre un 5 % y un 10 % de acreditaciones en blanco para corregir nombres o atender altas de última hora.
Si habrá café durante toda la feria, prevé aproximadamente 2 tazas por visitante para una jornada de 4 horas, además de vasos para agua y copas si se sirven otras bebidas. Encarga la vajilla según el número máximo de personas que estarán tomando algo al mismo tiempo.
Comprueba el equipo técnico al menos 2 horas antes de abrir: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos y mesa de mezclas. Lleva cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables; suelen ser los elementos que faltan cuando todo lo demás ya está montado.
Coloca una papelera por cada zona de descanso y otra junto al registro, y añade percheros cerca de la entrada. Prepara los carteles de ruta antes de que lleguen los visitantes para que puedan encontrar los puestos sin preguntar continuamente.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas mesas necesito para una feria comercial?: Calcula como mínimo una mesa de exposición por cada puesto confirmado. Añade 1 o 2 mesas para el registro y otras 1 o 2 para catering, documentación o material compartido.
¿Cuánta vajilla necesito para una feria de 4 horas?: Como referencia, calcula 2 tazas por visitante si habrá café durante toda la feria y añade vasos para agua. Para evitar quedarte corto, reserva un 10 % extra de tazas, vasos, platos y cubiertos.
¿Cuándo debo pedir el catering y las bebidas?: Confirma el pedido al menos 5 días antes de la feria y vuelve a comprobar la entrega 24 horas antes. Ajusta las cantidades cuando cierre la inscripción de visitantes y expositores.
¿Cuándo hay que probar el equipo técnico?: Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la apertura, con la presentación real, los micrófonos y el proyector. Comprueba también las regletas, los cables alargadores y la carga del portátil.

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