Qué necesitas para una excursión empresarial

Una excursión empresarial combina transporte, visita, comida y momentos de presentación, así que conviene preparar el material por bloques. Además de mesas, sillas y vajilla, necesitarás equipos para explicar el programa y mantener al grupo comunicado durante el recorrido. Calcula las cantidades según el número de participantes y añade un pequeño margen para imprevistos. Esta lista te ayuda a comprobar las compras y el material que debe salir contigo el día de la excursión.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 4
Sillas plegablescant. 6
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 4

Equipo

Portátil
Tabletacant. 2
Teléfono móvilcant. 2
Baterías externascant. 4
Adaptador HDMIcant. 2
Mando a distancia para presentaciones
Altavoz portátil
Micrófono
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 4
Megáfonos de mano
Paraguascant. 6

Vajilla

Vasos para aguacant. 50
Copas de vinocant. 50
Tazas de cafécant. 50
Cucharillas de cafécant. 50
Platoscant. 50
Tenedorescant. 50
Cuchilloscant. 50
Cucharascant. 50

Cocina

Bandejas de serviciocant. 6
Tijerascant. 2
Abridores de botellascant. 3
Sacacorchoscant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Jarracant. 4
Cubiterascant. 4

Decoración

Portanombrescant. 50
Cartel de bienvenida
Decoración de mesacant. 8
Portalápicescant. 6
Lanyardscant. 50

Limpieza

Papeleracant. 4
Soportes para bolsas de basuracant. 4
Paños de microfibracant. 8
Cubo de limpiezacant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Cepillos para fregarcant. 3

Catering

Compras
- Agua mineral sin gas - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 6 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Té helado - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Vino blanco - 6 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Prosecco - 4 botellas
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Chocolate caliente - 1 paquete
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Leche para el café - 2 paquetes
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Limones - 8 unidades
- Palitos para remover - 100 unidades
- Galletas de agua mini - 4 paquetes
- Frutos secos mixtos - 3 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 3 bolsas
- Patatas fritas naturales - 3 bolsas
- Mix de snacks salados - 3 bolsas
- Aceitunas - 3 tarros
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Mini wraps - 50 unidades
- Hummus - 3 tarrinas
- Queso crema - 2 tarrinas
- Pepino - 5 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Pan integral - 6 barras
- Pan blanco - 4 panes
- Lonchas de queso - 3 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Untables vegetarianos - 2 kilos
- Mantequilla - 2 paquetes
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Servilletas - 200 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Gel desinfectante - 4 botellas
- Esponjas - 1 paquete
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Bolsas para congelador - 1 paquete
- Etiquetas - 1 paquete
- Rotuladores fluorescentes - 1 paquete

Consejos

Prepara una acreditación y una etiqueta con nombre por participante, más un 10 % adicional para cambios de última hora. Guarda también el programa y el mapa de ruta en el portátil y en la tableta.
Calcula los vasos de agua para todo el grupo y lleva neveras portátiles o termos según la duración del trayecto. Para una salida de varias horas, reserva al menos una bebida por persona y una unidad extra por cada diez participantes.
Comprueba la presentación al menos 48 horas antes: portátil, adaptador HDMI, mando a distancia, altavoz y micrófono deben funcionar juntos. Lleva baterías externas y cables alargadores aunque el recinto haya confirmado que dispone de enchufes.
Para la cena, cuenta una pieza de vajilla y un cubierto completo por comensal: plato, tenedor, cuchillo y, si corresponde, cuchara. Añade un 10 % de reserva y separa las copas de vino, las tazas y las cucharillas de café para no olvidarlas al preparar las mesas.
Si parte del recorrido es al aire libre, revisa el pronóstico el día anterior y lleva paraguas para aproximadamente una quinta parte del grupo. Comprueba también que el teléfono móvil esté cargado y que el equipo de coordinación tenga una batería externa.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para una excursión empresarial de un día?: Prepara acreditaciones, etiquetas, programa, mapas, teléfono móvil, portátil, batería externa y el equipo de presentación. Para la comida, calcula vajilla y cubiertos para cada participante más un 10 % de reserva. Si habrá desplazamientos a pie, añade paraguas y un altavoz o megáfono según el tamaño del grupo.
¿Cuántos vasos y cubiertos necesito por persona?: Calcula al menos un vaso de agua, un plato y un juego de tenedor, cuchillo y cuchara por persona. Para la cena, añade una unidad por comensal de cada pieza especial, como copa de vino o taza de café, y compra un 10 % extra para roturas o asistentes no previstos.
¿Cuándo debo preparar el equipo para la presentación?: Haz una prueba completa entre 48 y 72 horas antes de la excursión, conectando el portátil, el adaptador HDMI, el mando, el altavoz y el micrófono. Vuelve a revisar las baterías y los cables la mañana anterior, no al llegar al recinto.
¿Cuánta bebida debo llevar para una excursión empresarial?: Para el primer tramo del día, calcula dos bebidas por persona si la salida dura hasta cuatro horas y añade una unidad por cada hora adicional. Transporta el agua en neveras portátiles o termos y lleva un 10 % extra para retrasos, calor o participantes que no hayan confirmado sus preferencias.

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