Qué necesitas para una demostración para clientes

Una demostración para clientes necesita algo más que una presentación y un portátil. La sala debe estar preparada para ver y escuchar con claridad, mientras el café, el agua y el material impreso se gestionan sin interrumpir las sesiones. Esta lista te ayuda a reunir el mobiliario, la tecnología, el menaje y los elementos de servicio antes de llevarlos al lugar. Comprueba las cantidades según el número de inscritos y deja margen para asistentes de última hora.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 45
Mesascant. 8
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 8
Perchero

Vajilla

Tazas de cafécant. 50
Vasoscant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas para servircant. 8
Jarras de aguacant. 6

Equipo

Portátil de presentación
Proyector
Pantalla de proyección
Adaptadores HDMIcant. 3
Pulsador
Equipo de altavoces
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 2

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Cubiertos de serviciocant. 8

Decoración

Cartel de bienvenida
Carteles de mesacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 50
Programascant. 50
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 30
Material promocional

Limpieza

Papeleracant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 2
Paños de limpiezacant. 8

Iluminación

Lámparas de mesacant. 4

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Bolsitas de té - 80 stuks
- Chocolate caliente - 2 litros
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Spa Blauw - 48 botellas
- Spa Rood - 24 botellines
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza - 48 botellines
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Vino blanco - 6 botellas
- Prosecco - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Mini quiches - 80 unidades
- Hummus - 4 tarrinas
- Pepino - 6 unidades
- Zanahorias - 3 kilos
- Tomates cherry - 2 kilos
- Aceitunas - 3 tarros
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Crackers salados - 6 paquetes
- Queso - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Mini bollos - 80 unidades
- Mantequilla de hierbas - 4 tarrinas
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Servilletas - 300 unidades
- Pajitas de papel - 100 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Desinfectante de manos - 3 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 30 unidades

Consejos

Calcula las sillas para todas las personas inscritas y añade 2 o 3 unidades de reserva; una demostración con preguntas suele alargarse y algunos asistentes pueden llegar sin confirmar.
Prepara un adaptador HDMI adicional, una regleta y un cable alargador de repuesto. Pruébalos con el portátil, el proyector y la pantalla al menos 24 horas antes.
Para el servicio, calcula una taza o vaso por persona y deja un 10 % extra. Las jarras de agua, bandejas, platos y cubiertos de servicio deben estar colocados antes de que empiece la primera demostración.
Carga las baterías externas y lleva copias de seguridad de la presentación en dos soportes distintos. Guarda también los archivos de los escenarios de demostración en el portátil y en una memoria aparte.
Separa el material de bienvenida en una caja: cartel de entrada, carteles de mesa, tarjetas de nombre y programas. Revisa esta caja la víspera, porque estos elementos suelen quedarse en la oficina cuando se transporta el equipo técnico.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una demostración para clientes?: Prepara una silla por cada persona inscrita y añade 2 o 3 de reserva. Si esperas más de 30 asistentes, deja al menos un 10 % adicional para cambios de última hora.
¿Cuánto café y agua debo comprar para una demostración?: Calcula entre 2 y 3 bebidas calientes por persona para una sesión de 2 horas y añade agua durante toda la jornada. Lleva al menos un 10 % más de tazas, vasos y agua que el número confirmado de asistentes.
¿Qué material técnico necesito para una demostración de clientes?: Como mínimo, prepara un portátil de presentación, proyector, pantalla, adaptadores HDMI, pulsador, altavoces, micrófonos inalámbricos, regletas y cables alargadores. Haz una prueba completa con todo el conjunto entre 24 y 48 horas antes.
¿Cuándo debo preparar las tarjetas de nombre y los programas?: Imprímelos entre 1 y 2 días antes, cuando la lista de inscritos esté casi cerrada. Lleva un 10 % adicional de tarjetas y programas para nuevas inscripciones o errores de última hora.

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