Qué necesitas para una conferencia sanitaria
Una conferencia sanitaria requiere más que un proyector y unas sillas. Debes prever el registro de asistentes, las presentaciones, el catering, la señalización y los detalles técnicos que suelen fallar justo antes de empezar. Esta lista reúne el material que conviene comprar, reservar o llevar, desde cables y micrófonos hasta vasos, platos y mesas. Ajusta las cantidades al número de participantes y confirma con antelación las necesidades dietéticas y de accesibilidad.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas de registrocant. 2
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de oradores
- Piezas de escenariocant. 4
- Atril
- Taburetescant. 4
- Percheroscant. 3
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilcant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Pulsadorcant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Baterías externascant. 2
- Punto de acceso Wi-Fi
- Atril de presentación
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Vasos para aguacant. 100
- Platos de cenacant. 100
- Platos hondoscant. 90
- Platos de postrecant. 90
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 12
- Cucharillas de cafécant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 3
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Cuencoscant. 16
- Pinzascant. 8
- Calentadores de buffetcant. 4
- Termos aislantescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 16
- Telón de fondo del escenario
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Pósteres del programacant. 6
- Carteles direccionalescant. 10
- Portabadgescant. 90
- Números de mesacant. 12
- Bolígrafoscant. 100
- Bloc de notascant. 90
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Focos LEDcant. 4
- Lámparas de bateríacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
Catering
- Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Bolsitas de té - 200 unidades
- Café descafeinado - 500 gramos
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 250 unidades
- Leche semidesnatada - 10 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Leche sin lactosa - 3 litros
- Limones - 2 kilos
- Agua mineral sin gas - 60 litros
- Agua mineral con gas - 40 liter
- Cola - 12 litros
- Cola Zero - 12 litros
- Naranja - 8 litros
- Zumo de manzana - 8 litros
- Jus d'orange - 10 litros
- Ginger beer - 6 liter
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza blanca - 24 botellines
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino blanco sin alcohol - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 15 kilos
- Mini sándwiches - 180 unidades
- Mini sándwiches integrales - 60 unidades
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Queso joven - 3 kilos
- Queso curado - 2 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilo
- Salmón ahumado - 1 kilo
- Verduras a la parrilla - 2 kilo
- Pepinos - 2 kilos
- Tomates - 2 kilo
- Rúcula - 1 kilo
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Frutos secos mixtos - 3 kilos
- Frutos secos sin sal - 2 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Tomates secos al sol - 1 kilo
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 50 unidades
- Peras - 40 unidades
- Mandarinas - 50 unidades
- Mini muffins - 100 unidades
- Mini pastelitos de manzana - 100 unidades
- Chocolate puro - 1 kilo
- Galletas - 6 paquetes
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Bocadillos veganos - 30 unidades
- Ingredientes veganos para untar - 2 kilos
- Carne picada vegana - 4 kilos
- Pechuga de pollo - 8 kilos
- Carne picada de ternera - 6 kilos
- Arroz - 8 kilos
- Pasta - 6 kilos
- Patatas - 10 kilos
- Ensalada mixta - 8 kilo
- Judías verdes - 6 kilo
- Zanahorias - 5 kilos
- Pimientos - 4 kilos
- Cebollas - 3 kilos
- Ajo - 500 gram
- Leche de coco - 8 litros
- Tomate troceado - 12 latas
- Caldo de verduras - 2 paquetes
- Aceite de oliva - 2 litros
- Aceite de girasol - 1 litro
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Curry en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 150 gram
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Salsa de ajo - 1 liter
- Salsa de chile - 1 litro
- Salsa de satay - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Servilletas - 500 unidades
- Filtros de café de papel - 200 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Palillos de cóctel de madera - 300 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 3 botellas
- Jabón de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Guantes sin látex - 200 unidades
- Recipientes herméticos - 20 unidades
- Bolsas ziplock - 50 unidades
Consejos
- Calcula al menos una silla por participante y reserva entre un 5 % y un 10 % adicional para ponentes, voluntariado y cambios de última hora. Para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas.
- Prepara una acreditación impresa por persona inscrita y lleva un 10 % extra: para 100 participantes, imprime 110 credenciales. Coloca el material de registro en una mesa visible cerca de la entrada.
- Comprueba el equipo técnico como mínimo 24 horas antes y lleva dos cables HDMI, adaptadores compatibles y una regleta por cada zona de trabajo. Así podrás sustituir una conexión defectuosa sin detener el programa.
- Para una jornada completa, calcula de dos a tres bebidas por persona durante la primera hora y una bebida adicional por cada hora siguiente. Enfría el agua y las bebidas antes de abrir la sala, no al comenzar el registro.
- Pide al catering el número final de comensales entre 48 y 72 horas antes, incluyendo las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones. Prevé platos hondos y de postre si habrá más de un servicio o postre.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una conferencia sanitaria?
- Calcula una silla por asistente confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva. Para 80 personas, prepara entre 84 y 88 sillas, además de las necesarias para ponentes o personal.
- ¿Cuándo debo pedir el catering de una conferencia?
- Confirma el catering entre 48 y 72 horas antes del evento, cuando ya tengas el número de inscritos y sus preferencias dietéticas. Si el proveedor necesita más antelación, fija el pedido provisional con una semana de margen.
- ¿Qué material técnico debo llevar como respaldo?
- Lleva al menos dos cables HDMI, adaptadores para las conexiones previstas, una regleta adicional y baterías externas. Comprueba proyector, pantalla, portátil, micrófonos y altavoces 24 horas antes y vuelve a probarlos al abrir la ubicación.
- ¿Cuántas acreditaciones debo imprimir?
- Imprime una acreditación por cada persona inscrita y añade un 10 % de copias de reserva. Con 150 asistentes, prepara 165 credenciales para cubrir errores, altas tardías y sustituciones.
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