Qué necesitas para organizar una Avondvierdaagse
Organizar una Avondvierdaagse exige más que preparar las rutas. Necesitas montar una salida y una meta claras, mantener hidratados a los participantes y equipar cada puesto de control. Esta lista reúne el material que suele olvidarse: tarjetas, pulseras, sellos, señales, iluminación y equipo para coordinar a los voluntarios. Calcula las cantidades según el número de caminantes y añade un margen del 10 % para pérdidas, inscripciones de última hora o material dañado.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas altascant. 6
- Vallas de separacióncant. 20
- Percheroscant. 2
Equipo
- Neveras portátilescant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Walkie-talkiescant. 16
- Megáfonocant. 2
- Portátilescant. 2
- Impresora de etiquetas
Iluminación
- Lámparas de obracant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Organización
- Señales de rutacant. 80
- Flechas de rutacant. 180
- Tarjetas de salidacant. 500
- Tarjetas de controlcant. 2000
- Pulserascant. 500
- Selloscant. 12
- Tampones para sellarcant. 12
- Portapapelescant. 25
- Bolígrafoscant. 80
- Rotuladores permanentescant. 24
- Papel de impresióncant. 1000
- Cintas de medallacant. 500
- Cajas para medallascant. 500
- Impermeables desechablescant. 100
Material deportivo
- Banderines de marcajecant. 30
- Conoscant. 40
- Vallas de cuerdacant. 200
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 4
- Chalecos reflectantescant. 30
- Linternascant. 20
- Bateríascant. 60
Catering
- Vasos reutilizablescant. 600
- Jarras de cafécant. 8
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 20
- Bandejas de serviciocant. 8
- Pinzascant. 8
- Bandejas de servircant. 16
- Compras
- Spa Blauw - 600 botellas
- Spa Rood - 120 botellas
- Cola - 60 botellas
- Cola Zero - 60 botellas
- Sinas - 40 botellas
- Té helado - 40 botellas
- Zumo de manzana - 30 paquetes
- Zumo de naranja - 30 paquetes
- Café - 12 paquetes
- Té - 6 cajas
- Azúcar - 4 paquetes
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche - 20 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Limones - 30 unidades
- Pepinos - 30 unidades
- Manzanas - 500 unidades
- Plátanos - 300 unidades
- Mandarinas - 300 unidades
- Uvas - 30 cajas
- Barritas de muesli - 500 unidades
- Bollos de pasas - 500 unidades
- Pan integral - 20 barras
- Pan blanco - 12 panes
- Queso - 8 kilogramo
- Jamón - 5 kilogram
- Pechuga de pollo - 5 kilogramo
- Hummus - 30 recipientes
- Mantequilla de cacahuete - 8 tarros
- Mermelada - 8 tarros
- Mantequilla - 4 kilogramos
- Lechuga - 20 piezas
- Tomates - 10 kilogramo
- Patatas fritas con pimentón - 30 bolsas
- Patatas fritas naturales - 30 bolsas
- Palitos salados - 20 bolsas
- Galletas - 30 paquetes
- Cupcakes - 500 unidades
- Ketchup - 4 botellas
- Mayonesa - 4 botellas
- Mostaza - 3 botellas
- Servilletas - 3000 unidades
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Jabón de manos - 8 botellas
- Desinfectante de manos - 12 botellas
- Papel de cocina - 24 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 150 unidades
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Tiritas - 10 cajas
- Tiritas para ampollas - 8 cajas
- Gasas estériles - 8 cajas
- Desinfectante - 4 botellas
- Guantes desechables - 4 cajas
- Acumuladores de frío - 40 unidades
- Cubitos de hielo - 40 kilogramos
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 500
- Cubiertoscant. 500
- Vasos de técant. 300
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 6
Consejos
- Prepara las tarjetas de salida, las tarjetas de control y las pulseras en paquetes por participante al menos 2 días antes. Añade un 10 % extra para cubrir errores de impresión y participantes que se inscriban tarde.
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona para la primera hora y enfríalas como mínimo 6 horas antes de la salida. Usa neveras portátiles separadas para mantener las bebidas listas en los puestos de ruta.
- Coloca las señales y flechas de ruta en paquetes por recorrido y revisa cada trayecto 24 horas antes. Lleva al menos un 10 % más de señales y banderines de marcaje para sustituir los que falten o se dañen.
- Reserva un portapapeles y varios bolígrafos para cada puesto de control, más 2 juegos de repuesto en la mesa de inscripción. Los rotuladores permanentes sirven para corregir identificaciones y marcar cajas o paquetes.
- Comprueba la iluminación y los cables alargadores antes de montar la salida y la meta, especialmente si parte del recorrido transcurre al anochecer. Lleva regletas y lámparas de obra de reserva, y protege las conexiones de la lluvia.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas bebidas necesito para una Avondvierdaagse?
- Calcula 2 o 3 bebidas por participante durante la primera hora y añade un margen del 10 %. Para 100 caminantes, prepara entre 200 y 300 bebidas, más 20 o 30 adicionales.
- ¿Cuándo debo preparar las tarjetas y pulseras?
- Haz los paquetes de ruta entre 2 y 3 días antes del inicio. Imprime también un 10 % extra de tarjetas y prepara pulseras adicionales para inscripciones de última hora.
- ¿Cuántas señales de ruta hacen falta?
- Cuenta una señal o flecha en cada cambio de dirección y en los puntos donde una ruta pueda generar dudas. Prepara al menos un 10 % extra y revisa la colocación completa 24 horas antes.
- ¿Cuándo hay que enfriar las bebidas?
- Pon las bebidas en las neveras portátiles al menos 6 horas antes de la salida. Reparte las existencias entre la salida, la meta y los puestos de ruta para evitar traslados durante la marcha.
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