Qué necesitas para organizar un taller de marketing
Para un taller de marketing necesitas preparar más que una presentación y unas sillas. La sala debe estar lista para trabajar, la tecnología debe conectarse antes de que lleguen los participantes y cada mesa debe tener su material. Esta lista reúne lo que conviene comprar, pedir prestado o llevar: desde el proyector y los cables hasta las tazas, los vasos y la señalización. También encontrarás cantidades orientativas y los elementos que suelen quedarse para el último momento.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 36
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de recepción
- Papeleracant. 4
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 36
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Cucharonescant. 8
- Cuencos de serviciocant. 8
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
Decoración
- Mantelescant. 10
- Portanombrescant. 36
- Cartel de bienvenida
- Señales de flechascant. 6
Iluminación
- Luces decorativascant. 4
- Guirnaldas de luces LEDcant. 2
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escobas de manocant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Leche semidesnatada - 5 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Spa Blauw - 6 botellas
- Agua con gas - 4 botellas
- Cola - 3 botellas
- Cola Zero - 3 botellas
- Sinas - 2 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Wraps - 60 unidades
- Pechuga de pollo - 2,5 kilo
- Falafel - 1,5 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Queso crema - 1 kilo
- Rúcula - 500 gramos
- Lechuga iceberg - 3 unidades
- Tomates - 2 kilo
- Pepinos - 6 unidades
- Pimientos - 10 unidades
- Zanahorias - 2 kilos
- Cebollas rojas - 1 kilo
- Maíz - 6 latas
- Frijoles negros - 6 latas
- Mayonesa - 1 bote
- Aliño de yogur - 2 botellas
- Salsa sriracha - 1 botella
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Frutos secos salados - 3 bolsas
- Mini galletas - 4 paquetes
- Brownies - 36 unidades
- Manzanas - 36 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Uvas - 3 kilos
- Servilletas de papel - 4 paquetes
- Papel de cocina - 4 rollos
- Papel higiénico - 12 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Esponjas - 1 paquete
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Jabón de manos - 3 dispensadores
Consejos
- Prepara una estación de trabajo por participante: hojas de trabajo, ejercicios y un portanombres deben estar colocados antes de abrir la sala. Lleva un pequeño excedente, aproximadamente un 10 %, para cubrir inscripciones de última hora.
- Comprueba la conexión audiovisual al menos 60 minutos antes del inicio. Ten el portátil, el cable HDMI, el adaptador, una regleta y un alargador juntos; una sola incompatibilidad puede retrasar toda la presentación.
- Calcula la vajilla según el número final de inscritos y añade un margen del 10 %: tazas para el café, vasos, platos y cubiertos. Para el buffet, deja preparados los cucharones y los cuencos de servicio, que suelen olvidarse aunque la comida esté encargada.
- Monta el café y el té antes de recibir al grupo, con una cafetera, teteras y suficiente espacio en la mesa de buffet. Si el catering llega con antelación, reserva neveras portátiles para mantener fríos los productos hasta el descanso.
- Coloca el cartel de bienvenida y las señales de flechas antes de abrir la recepción. Revisa también las papeleras, los manteles y la iluminación decorativa: son detalles rápidos de instalar, pero difíciles de resolver cuando ya están entrando los asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un taller de marketing?
- Necesitas una silla por participante inscrito y una adicional para cada ponente o persona de apoyo. Añade 2 o 3 sillas extra si la sala lo permite, porque siempre puede haber cambios de última hora.
- ¿Cuándo debo probar el proyector y el micrófono?
- Haz la prueba completa al menos 60 minutos antes de que empiece el taller. Comprueba el proyector, la pantalla, el altavoz, el micrófono, el cable HDMI, el adaptador y las regletas con el mismo portátil que usarás durante la sesión.
- ¿Cuánta vajilla hace falta para un taller?
- Calcula una taza, un vaso, un plato y unos cubiertos por persona, y añade un 10 % de reserva. Para un grupo de 30 personas, prepara al menos 33 unidades de cada pieza que se vaya a utilizar.
- ¿Cuándo preparo el material de trabajo y los nombres?
- Deja las hojas de trabajo, los ejercicios y las tarjetas con nombres listos como mínimo el día anterior. Colócalos en cada mesa antes de abrir la sala, para no repartirlos mientras llegan los participantes.
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