Qué necesitas para organizar un recorrido

Un recorrido necesita más que dorsales y una línea de salida. Hay que preparar materiales para marcar la ruta, controlar el tráfico, atender a los participantes y resolver averías básicas durante el trayecto. Esta lista reúne el equipo que conviene comprar o llevar, desde vallas y conos hasta walkie-talkies, megafonía y refrigeración. Revisa las cantidades según el número de inscritos, la longitud de la ruta y los puntos de salida, llegada y avituallamiento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 40
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 8
Portabicicletascant. 12
Vallas de tráficocant. 20
Conoscant. 40
Arco de salida
Arco de meta

Material deportivo

Señales de rutacant. 35
Dorsalescant. 180
Portanúmeroscant. 180
Cintas de medallacant. 180
Trofeoscant. 6
Bombas de bicicleta de repuestocant. 4
Cámaras de aire de repuestocant. 20
Kits de herramientas para bicicletascant. 3
Chalecos reflectantescant. 25
Silbatoscant. 12

Equipo

Sistema de megafonía
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cronómetroscant. 4
Walkie-talkiescant. 12
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Vajilla

Vasoscant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200
Jarras de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Telones de escenariocant. 4
Banners de patrocinadorescant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Pinzas para residuoscant. 4

Catering

Compras
- Spa Blauw - 180 botellas
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Ice tea - 18 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 96 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Café - 6 paquetes
- Té - 3 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Té de limón - 2 cajas
- Jarabe de limón - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Barras de pan - 20 unidades
- Mini sándwiches - 300 unidades
- Queso joven - 4 kilos
- Jamón - 3 kilo
- Hummus - 12 envases
- Queso crema - 10 tarrinas
- Mantequilla - 2 kilos
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 5 kilos
- Lechuga - 8 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Snacks salados - 10 bolsas
- Mix de frutos secos - 6 bolsas
- Barritas de muesli - 240 unidades
- Plátanos - 12 kilo
- Manzanas - 10 kilo
- Naranjas - 8 kilo
- Uvas - 6 kilos
- Bollos de pasas - 120 unidades
- Yogur - 40 tarrinas
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Servilletas - 1000 unidades
- Vasos de papel - 300 unidades
- Platos de papel - 300 unidades
- Cubiertos de madera - 300 sets
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 120 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Spray desinfectante - 4 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante - 8 botellas

Primeros auxilios

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Tiritascant. 200
Vendascant. 12
Compresas estérilescant. 30
Mantas térmicascant. 10
Guantes desechablescant. 100

Seguridad

Cinta de balizamientocant. 10
Linternascant. 8
Baterías de repuestocant. 40
Mapas de rutacant. 30
Tarjetas de contactocant. 30

Registro

Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Pegatinas con nombrecant. 250
Pulserascant. 250
Caja de efectivo

Consejos

Calcula al menos un dorsal y un portanúmeros por participante inscrito, y pide un pequeño margen adicional para cambios de última hora o dorsales dañados.
Coloca señales de ruta y conos antes de la apertura del recorrido. Para cada cruce o desvío, prepara una señal visible y comprueba toda la ruta durante la inspección final.
Prepara un kit de asistencia por punto operativo: bomba, cámaras de aire de repuesto y herramientas para bicicletas. No los dejes solo en la salida; un pinchazo puede ocurrir en cualquier tramo.
Carga con antelación los walkie-talkies y reserva uno por responsable de salida, llegada, tráfico y primeros auxilios. Lleva también baterías o cargadores de repuesto si el recorrido dura varias horas.
Calcula las bebidas y el café según los inscritos y el personal, y guarda las bebidas en neveras portátiles antes de que lleguen los participantes. Comprueba también cuántas tomas eléctricas necesitan las máquinas de café, las teteras y la megafonía.

Preguntas frecuentes

¿Qué necesito comprar para organizar un recorrido?: Como mínimo, prepara dorsales, portanúmeros, señales de ruta, conos, vallas de tráfico, chalecos reflectantes y silbatos. Añade megafonía, walkie-talkies, cronómetros y material básico para averías de bicicleta según el tamaño y la duración del recorrido.
¿Cuántos dorsales y portanúmeros necesito?: Prepara uno de cada por participante inscrito y añade entre un 5 y un 10 % de reserva. Ese margen cubre inscripciones tardías, errores de impresión y material deteriorado antes de la salida.
¿Cuándo debo preparar las señales, conos y vallas?: Reúne y revisa todo el material al menos 24 horas antes, y coloca las señales y los elementos de tráfico antes de abrir el recorrido. Haz una inspección completa después de montarlos para detectar cruces sin marcar o elementos desplazados.
¿Cuántos walkie-talkies hacen falta en un recorrido?: Reserva como mínimo uno para cada responsable de salida, llegada, tráfico y primeros auxilios. Para un evento con varios cruces o tramos separados, añade uno por cada punto de control y prueba todos los equipos el mismo día.

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