Qué necesitas para organizar un Festival del café

Un Festival del café necesita más que granos y cafeteras. Hay que prever material para las degustaciones, los talleres, el servicio de bebidas, la zona de comida y los pagos. Esta lista te ayuda a comprar y reunir todo con tiempo, desde tazas y termos hasta mesas, cables y neveras portátiles. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade un pequeño margen para roturas, derrames y asistentes sin confirmar.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Mesas bistrocant. 8
Sillas plegablescant. 100
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 12
Taburetescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Platilloscant. 120
Vasoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cucharillascant. 120
Cucharonescant. 12
Azucareroscant. 8
Jarras de lechecant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 4
Molinillos de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 10
Planchas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 4
Placas de induccióncant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Terminales de pagocant. 2
Cajas registradorascant. 2

Cocina

Jarras de aguacant. 10
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Básculas de cocinacant. 2
Básculas de baristacant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banners de cafécant. 6
Decoración de mesacant. 12
Pizarrascant. 10
Rotuladores de tizacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Pulserascant. 120
Carteles de flechascant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Esponjascant. 12
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras
- Granos de café - 12 kilogramo
- Granos de café descafeinado - 2 kilogram
- Café molido de filtro - 2 kilogram
- Leche para espresso - 12 litros
- Leche semidesnatada - 18 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Leche de soja - 4 liter
- Bebida de almendra - 4 litros
- Nata montada - 12 botes
- Azúcar granulado - 4 kilogramos
- Azúcar de caña - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 4 cajas
- Canela - 6 botes
- Cacao en polvo - 2 kilogramo
- Sirope de vainilla - 3 botellas
- Sirope de caramelo - 3 botellas
- Sirope de avellana - 2 botellas
- Bolsitas de té - 300 unidades
- Limones - 30 unidades
- Menta fresca - 10 manojos
- Spa Blauw - 12 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Ginger ale - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Croissants de mantequilla - 80 unidades
- Pastel de manzana - 8 unidades
- Brownies - 100 unidades
- Pastel de limón - 8 unidades
- Tarta de zanahoria - 6 tartas
- Cheesecake - 6 tartas
- Muffins veganos - 50 unidades
- Muffins sin gluten - 30 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Mermelada de fresa - 4 frascos
- Miel - 3 tarros
- Galletas de chocolate - 8 paquetes
- Galletas de avena - 8 paquetes
- Filtros de café de papel - 500 unidades
- Vasos de espresso - 300 unidades
- Tazas de café - 400 unidades
- Tazas de té - 150 unidades
- Agitadores - 500 unidades
- Servilletas de papel - 1000 unidades
- Tenedores de madera - 250 unidades
- Cucharitas de madera - 500 unidades
- Platos de bambú - 250 unidades
- Papel de hornear - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas grandes de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 50 unidades
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 4 botellas
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Papel higiénico - 24 rollos
- Vasitos de prueba de café - 500 unidades
- Cucharillas para degustación - 500 unidades
- Té de hierbas - 6 cajas
- Té verde - 6 cajas
- Té negro - 6 cajas
- Especias para speculaas - 4 botes
- Ralladura de chocolate - 2 kilogramo
- Malvaviscos - 4 bolsas
- Mix de frutos secos - 4 kilogramo
- Pretzels salados - 8 bolsas
- Tortitas de arroz - 8 paquetes
- Uvas - 8 kilogramos
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades

Consejos

Calcula al menos una taza, un platillo y una cucharilla por degustación prevista, y añade un 10 % extra para reposición durante el festival.
Porciona los granos antes del montaje: prepara una dosis por muestra y guarda entre un 10 % y un 15 % adicional para repetir catas o corregir errores.
Revisa con 48 horas de antelación cuántas máquinas de café, molinos, hervidores y termos funcionan, y comprueba que los cables y regletas alcanzan cada mesa.
Reserva una mesa separada para pasteles y snacks, con platos, tenedores y pinzas; prepara como mínimo una ración por persona inscrita y un 10 % adicional.
Comprueba el sistema de cobro el día anterior y lleva al menos dos terminales de pago o una alternativa preparada si el evento depende de pagos en el lugar.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto café necesito para un Festival del café?: Para una degustación, calcula entre 8 y 12 gramos de café por muestra y persona. Añade un 10 % o 15 % para repeticiones, derrames y nuevas inscripciones.
¿Cuántas tazas y vasos hacen falta por persona?: Prepara al menos una taza por degustación prevista y un vaso por persona para el agua. Añade un 10 % de unidades extra y más si no habrá lavado durante el evento.
¿Cuándo debo comprar y porcionar los granos de café?: Haz la compra de productos secos entre 3 y 5 días antes. Porciona los granos el día anterior y conserva cada variedad cerrada, etiquetada y protegida de la humedad.
¿Cuándo hay que comprobar las máquinas y los puntos de electricidad?: Haz una primera comprobación 48 horas antes y repítela al abrir el recinto. Cuenta las tomas disponibles, prueba cada máquina y cubre los cables con alfombrillas para evitar tropiezos.

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