Qué necesitas para organizar un festival de canciones

Para un festival de canciones necesitas comprar y llevar más que comida y bebidas: también hacen falta papeletas, vajilla, decoración y material técnico. Calcula las cantidades según el número final de invitados y deja margen para roturas, repeticiones y preferencias dietéticas. El equipo de sonido y la conexión de pantalla suelen ser lo que se comprueba demasiado tarde. Esta lista reúne lo necesario para recibir a los participantes, servir el buffet y organizar la votación sin improvisar.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 45
Mesas de buffetcant. 3
Perchero

Equipo

Televisor o proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 4
Mandos a distanciacant. 2

Vajilla

Platoscant. 50
Vasoscant. 60
Tazas de cafécant. 45
Cuchilloscant. 50
Tenedorescant. 50
Cucharascant. 50
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 8

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Cubiterascant. 3

Decoración

Banderines de paísescant. 40
Mantelescant. 8
Globoscant. 80
Formularios de votacióncant. 50
Rotuladorescant. 20
Trofeo del premio

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Guantes de limpiezacant. 4
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Tónica - 3 botellas
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsen - 48 botellas
- Vino blanco - 6 botellas
- Rosado - 4 botellas
- Vino tinto - 3 botellas
- Prosecco - 3 botellas
- Café - 3 paquetes
- Té - 2 cajas
- Azúcar - 1 kilo
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Limones - 8 unidades
- Cubitos de hielo - 10 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Pistolets - 60 unidades
- Miniwraps - 40 unidades
- Queso joven - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Jamón - 1,5 kilo
- Salami - 1 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Queso crema con hierbas - 1 kilo
- Satay de pollo - 3 kilos
- Falafel - 2 kilos
- Ensalada de pasta - 3 kilo
- Ensalada verde - 2,5 kilos
- Tomates - 2 kilo
- Pepinos - 6 unidades
- Pimientos - 10 unidades
- Aceitunas - 1 kilo
- Uvas - 3 kilos
- Fresas - 2 kilo
- Manzanas - 30 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Nachos de tortilla - 5 bolsas
- Salsa - 4 tarros
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Palomitas - 3 bolsas
- Galletas - 5 paquetes
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Aceite de oliva - 1 botella
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Pimentón en polvo - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 bote
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 40 unidades
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Jabón de manos - 4 botellas
- Servilletas - 200 unidades

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua suficiente para toda la duración del festival. Enfría las bebidas con antelación y reserva espacio en neveras portátiles o cubiteras.
Compra platos, vasos y cubiertos para cada invitado más un 10 % adicional. Para el café y el té, cuenta una taza por persona y algunas extra si el programa se alarga.
Prepara una papeleta de votación por participante inscrito y lleva al menos un 10 % adicional para errores o papeletas dañadas. Coloca los formularios y los cubiertos de servicio antes de abrir la recepción.
Comprueba el equipo técnico como mínimo el día anterior: portátil, cable HDMI, pantalla o proyector, altavoces, regletas y cables alargadores. Lleva mandos a distancia y verifica también la transmisión en directo si forma parte del programa.
Compra la comida después de cerrar la lista definitiva de invitados y recoger las preferencias dietéticas. Divide los aperitivos en bandejas y deja listas tablas de cortar y cuchillos para reponer el buffet durante el evento.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para un festival de canciones?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 bebida por persona por cada hora adicional. Añade agua y deja un margen del 10 % para evitar quedarte corto.
¿Cuántas papeletas de votación debo imprimir?: Imprime una papeleta por cada participante o votante confirmado y un 10 % adicional. Para 40 personas, prepara al menos 44 formularios y guarda algunos bolígrafos de repuesto.
¿Cuándo tengo que probar el proyector y los altavoces?: Haz una primera prueba al menos 24 horas antes y repítela cuando el equipo esté montado en el lugar. Comprueba la señal HDMI, el sonido, las regletas, los cables alargadores y la transmisión en directo.
¿Cuánta vajilla necesito para el buffet?: Calcula un plato, un vaso y un juego de cubiertos por invitado, más un 10 % de reserva. Si el festival dura varias horas o habrá reposición de comida, aumenta la cantidad de vasos y platos para no tener que lavarlos durante el programa.

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