Qué necesitas para un encuentro temático para mayores

Organizar un encuentro temático para mayores requiere algo más que preparar el programa y las invitaciones. Esta lista te ayuda a calcular la vajilla, el servicio de comida, las bebidas y el material técnico para el día del evento. Ajusta las cantidades al número final de participantes y confirma con antelación las necesidades dietéticas y de transporte. Reserva o compra lo que no puedas conseguir en el lugar al menos una semana antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 55
Mantelescant. 8
Mesa de oradores

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Cuchilloscant. 60
Tenedorescant. 60
Cucharascant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Cucharonescant. 10

Cocina

Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Tazones para sopacant. 60
Ollas para sopacant. 3

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavoces activoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cables HDMIcant. 2
Clic de presentación
Baterías externascant. 2

Decoración

Credencialescant. 60
Portabadgescant. 60
Cartel de bienvenida
Arreglos floralescant. 4
Números de mesacant. 8

Iluminación

Lámparas de mesacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Aspiradora
Juego de fregona
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Chocolate caliente - 4 litros
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Azúcar - 2 paquetes
- Dulces - 2 cajas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Cerveza - 2 cajas
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Spa Blauw - 6 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Limones - 8 unidades
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Ensalada mixta - 2 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Cebollas - 2 kilos
- Ajo - 4 cabezas
- Patatas - 8 kilos
- Verduras para sopa - 3 kilos
- Sopa de verduras - 12 litros
- Sopa de tomate - 12 litros
- Pan integral - 8 panes
- Pan blanco - 5 barras
- Mini bollos - 80 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Queso curado - 2 kilo
- Jamón cocido - 1,5 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Ensalada de huevo - 1,5 kilo
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 2 frascos
- Ketchup - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Pimentón en polvo - 1 bote
- Perejil fresco - 4 manojos
- Mantequilla de hierbas - 4 tarrinas
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Mandarinas - 3 kilos
- Bollos de pasas - 40 unidades
- Galletas - 6 paquetes
- Bizcocho - 4 unidades
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Aceitunas - 4 frascos
- Servilletas de papel - 300 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Jabón de manos - 4 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos

Consejos

Calcula una plaza de mesa y una silla por participante, más un 10 % adicional para cambios de última hora o acompañantes no previstos.
Para una jornada de varias horas, prevé al menos 1 vaso de agua por persona y hora, además de tazas suficientes para dos rondas de café. Las jarras y los termos deben estar llenos antes de abrir la sala.
Encarga el catering después de cerrar las inscripciones y confirmar las preferencias dietéticas. Como margen práctico, pide entre un 5 % y un 10 % más de raciones que el número confirmado.
Comprueba que haya un plato de cena, un plato de postre y cubiertos por persona; añade cucharillas de café y utensilios de servicio, que suelen olvidarse aunque la comida ya esté encargada.
Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces y los cables al menos 60 minutos antes de recibir al público. Lleva cables HDMI, regletas, alargadores, un clic de presentación y baterías externas de repuesto.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para un encuentro de mayores?: Calcula una unidad por persona de cada plato, vaso y cubierto que se vaya a utilizar, y añade un 10 % de reserva. Para el café, prevé al menos dos tazas y dos cucharillas por participante si habrá una pausa y un servicio final.
¿Cuánta comida debo encargar para el encuentro?: Encarga una ración por participante confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % para imprevistos. Cierra el número definitivo y las dietas especiales entre 5 y 7 días antes, según el plazo del catering.
¿Cuándo tengo que preparar el equipo técnico?: Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes de la llegada de los participantes. Comprueba imagen, sonido, micrófonos, cables HDMI, regletas y alargadores; guarda además baterías externas de repuesto.
¿Cuándo debo comprar o reservar los materiales?: Reserva mesas, sillas y equipo técnico al confirmar el lugar, idealmente con varias semanas de margen. Haz la compra de consumibles y prepara las acreditaciones y hojas de trabajo entre 3 y 7 días antes del encuentro.

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