Qué necesitas para un encuentro conmemorativo

Un encuentro conmemorativo combina una parte formal, un espacio para recordar y un momento de conversación con café o comida. Esta lista reúne lo que conviene comprar, preparar o llevar: desde velas, flores y marcos de fotos hasta vajilla, bebidas y equipo audiovisual. Calcula las cantidades según el número final de asistentes y deja margen para las personas que se incorporen a última hora. La técnica y los materiales para los recuerdos suelen ser lo que más fácilmente se olvida.

Organiza este evento gratis con Lizzt

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 10
Mesa de oradores
Percheroscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasoscant. 90
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Pinzas de servircant. 8

Decoración

Velas conmemorativascant. 90
Portavelas de técant. 90
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 10
Marcos de fotoscant. 8
Tarjetas de recuerdocant. 100
Libros de condolenciascant. 2
Bolígrafoscant. 20

Equipo

Altavoz activocant. 2
Micrófono inalámbrico
Soporte de micrófono
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Iluminación

Luces decorativascant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharonescant. 6
Paños de cocinacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Limones - 12 unidades
- Té de hierbas con miel - 1 tarro
- Mantequilla - 500 gramos
- Sándwiches - 100 unidades
- Bocadillos vegetarianos - 20 unidades
- Sándwiches sin gluten - 6 piezas
- Bocadillos veganos - 8 unidades
- Pepino - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 50 unidades
- Mandarinas - 40 unidades
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Crackers salados - 6 paquetes
- Crackers integrales - 4 paquetes
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Queso con hierbas - 4 envases
- Aceitunas - 4 frascos
- Mix de frutos secos - 3 bolsas
- Galletas - 8 paquetes
- Tarta de manzana - 6 unidades
- Nata montada - 6 botes
- Servilletas de papel - 200 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes

Consejos

Prepara entre 1,2 y 1,5 vasos, platos y juegos de cubiertos por invitado; así tendrás margen para reposiciones durante el café o el catering.
Calcula dos tazas de café por persona si el encuentro dura unas dos horas y añade una jarra de agua por cada 10 asistentes. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes.
Reserva una vela conmemorativa por persona homenajeada y lleva portavelas de té suficientes para mantener segura la zona de recuerdo. Coloca las velas sobre una superficie estable, lejos de cortinas y cables.
Prepara un marco de fotos por cada imagen que quieras mostrar y entre 1,1 y 1,2 tarjetas de recuerdo por invitado. Compra al menos dos bolígrafos por cada 20 personas para el libro de condolencias.
Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el altavoz y el micrófono inalámbrico 24 horas antes. Lleva como mínimo dos cables alargadores y dos regletas, porque la toma de corriente rara vez queda junto a la mesa de oradores.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para un encuentro conmemorativo?: Para la primera hora, calcula entre dos y tres bebidas por persona; después, una bebida por persona y hora. Para un encuentro de dos horas, compra unas cuatro bebidas por invitado y añade un 10 % de margen.
¿Cuánta vajilla hace falta por invitado?: Calcula 1,2 unidades por persona de vasos, platos y cubiertos si habrá reposición durante el catering. Si no puedes lavar durante el encuentro, usa 1,5 unidades por persona y comprueba que haya suficientes tazas para dos servicios de café.
¿Cuándo debo preparar las velas y las flores?: Recoge las flores y las velas el mismo día o como máximo 24 horas antes. Coloca los arreglos florales entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los invitados, y revisa entonces los portavelas.
¿Cuándo hay que probar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa 24 horas antes y otra 60 minutos antes de empezar. Reproduce la presentación, comprueba el audio y deja preparados el portátil, el micrófono, el altavoz, los cables y las regletas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.