Qué necesitas para organizar un concierto de otoño

Un concierto de otoño necesita más que partituras e instrumentos. La entrada, el escenario, el sonido y el servicio de café suelen quedarse cortos cuando no se calculan con la lista de visitantes delante. Prepara las sillas, mesas, percheros y material técnico según el aforo confirmado, y deja margen para las personas que ayudan durante el montaje. Esta lista reúne lo que conviene comprar, pedir prestado o reservar antes del día del concierto.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 130
Mesas plegablescant. 10
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de entrada
Percheroscant. 3
Taburetescant. 6
Piezas de escenariocant. 6
Postes separadorescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 130
Vasoscant. 150
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 150
Platos para postrecant. 130
Tenedorescant. 150
Tenedores de tartacant. 130
Cucharillascant. 130
Cucharillas de cafécant. 130
Cubiertos de serviciocant. 12
Bandejascant. 12
Jarrascant. 8

Equipo

Atriles de músicacant. 30
Atril del director
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Luces para atril de músicacant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Ramas de otoñocant. 12
Calabazas decorativascant. 12
Arreglos floralescant. 6
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 4
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 8

Catering

Compras
- Café - 2 kilo
- Café descafeinado - 250 gram
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Chocolate caliente - 2 litros
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Crema de café - 2 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Agua mineral sin gas - 18 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Cerveza blanca - 24 botellines
- Vino tinto - 6 botellas
- Vino blanco - 6 botellas
- Vino sin alcohol - 3 botellas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Snacks salados - 4 bolsas
- Frutos secos para aperitivo - 3 kilos
- Palitos salados - 3 paquetes
- Galletas de queso - 4 paquetes
- Galletas mini de mantequilla - 5 paquetes
- Pastas rellenas - 40 unidades
- Tarta de manzana - 4 tartas
- Nata montada - 6 botes
- Limones - 12 unidades
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Apio - 4 tallos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 20 unidades
- Lonchas de queso - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Hummus - 6 tarrinas
- Queso crema - 4 tarrinas
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Crackers - 8 paquetes
- Pan de centeno - 3 paquetes
- Mantequilla - 1 kilo
- Mermelada de fresa - 3 tarros
- Miel - 2 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceitunas - 2 kilos
- Pepinillos - 2 tarros
- Servilletas - 500 unidades
- Filtros de papel para café - 2 paquetes
- Filtros de té - 1 caja
- Palitos para remover - 300 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 1 rollo
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Esponjas - 2 paquetes
- Toallitas de papel - 6 paquetes
- Parches - 2 cajas

Consejos

Calcula las sillas con la lista de visitantes confirmados y añade un margen del 5 al 10 % para evitar recolocar público a última hora. Reserva también percheros si el concierto se celebra en un día frío o lluvioso.
Para la entrada, prepara una mesa, sillas y postes separadores con al menos 60 minutos de antelación. Así puedes organizar inscripciones, programas y el flujo de visitantes sin bloquear la puerta.
Comprueba el equipo de sonido al menos 7 días antes: micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, cables alargadores y regletas. Las luces para los atriles y el atril del director suelen olvidarse hasta el ensayo general.
Cuenta la vajilla a partir del aforo y del servicio previsto: tazas y cucharillas de café, vasos, copas de vino, platos, cubiertos y bandejas. Si habrá postre, separa platos de postre y tenedores de tarta en una cantidad igual al número de raciones.
Reserva las máquinas de café y decide quién las instala y repone antes del evento. Deja preparada la mesa de buffet y comprueba la lista de la compra entre 2 y 3 días antes, cuando todavía puedas corregir faltas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un concierto de otoño?: Necesitas una silla por visitante confirmado y conviene añadir entre un 5 y un 10 % de reserva. Para 80 personas, prepara entre 84 y 88 sillas, además de las necesarias para músicos, presentador y voluntarios.
¿Cuándo debo comprobar el equipo de sonido?: Haz una primera comprobación 7 días antes y una prueba completa durante el ensayo general. Los cables alargadores, las regletas, los soportes de micrófono y las luces de atril deben estar disponibles antes de que llegue el público.
¿Cuánta vajilla hace falta para el café y el catering?: Calcula una taza, una cucharilla de café y un plato por persona como mínimo, y añade entre un 10 y un 15 % de reserva. Para una recepción con vino o postre, cuenta también un vaso o copa, un plato de postre y un tenedor de tarta por visitante.
¿Con cuánta antelación preparo la entrada y el buffet?: Monta la entrada, el buffet y los percheros entre 60 y 90 minutos antes del comienzo. Revisa la lista de visitantes, los programas impresos y el material de servicio 2 o 3 días antes para poder reponer lo que falte.

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