Herbstkonzert: Einkaufsliste für Ausstattung und Bewirtung

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Sitzplatz und stelle zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve bereit. Für Musiker und Moderation brauchst du außerdem Hocker oder separate Stühle außerhalb der Publikumsreihen.
• Rechne für Kaffee und Tee mit mindestens einer Tasse pro Gast und halte bei einer Pause von 20 bis 30 Minuten zusätzliche Kannen bereit. Kaffeelöffel, Teelöffel, Teller und Kuchengabeln werden bei der Mengenplanung häufig vergessen.
• Prüfe Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult und Lautsprecher mindestens 7 Tage vor dem Konzert gemeinsam vor Ort. Lege für jedes benötigte Gerät ein passendes Verlängerungskabel bereit und teste die Kabel am selben Tag noch einmal.
• Plane für jedes Notenpult eine Notenständerleuchte, wenn die Bühne nicht gleichmäßig ausgeleuchtet ist. Ersatzbatterien oder eine alternative Stromversorgung sollten spätestens beim Technikcheck am Vortag bereitliegen.
• Richte Empfangstisch, Garderobenständer und Absperrpfosten spätestens 60 Minuten vor Einlass ein. Reservierungsunterlagen, Besucherliste und Programmhefte gehören an den Eingang, damit die Helfer nicht während des Einlasses suchen müssen.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für ein Herbstkonzert?

Plane bei Kaffee und Kuchen pro erwarteter Person einen Teller, eine Kuchengabel, eine Tasse und einen Teelöffel ein. Ergänze mindestens 10 Prozent Reserve; bei 100 Gästen sind das jeweils 110 Stück.

Wie viele Stühle brauche ich für ein Konzert mit 80 Gästen?

Stelle mindestens 80 Publikumsstühle auf und plane 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für 80 Gäste sind daher 84 bis 88 Stühle sinnvoll, zusätzlich zu möglichen Musiker- oder Helferstühlen.

Wann sollte ich die Konzerttechnik prüfen?

Buche einen vollständigen Technikcheck spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Kabel und Notenständerleuchten zusätzlich am Vortag am tatsächlichen Aufbauort.

Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau vor dem Herbstkonzert?

Plane mindestens 2 Stunden für Möbel, Bühne, Technik, Empfang und Bewirtung ein. Der Einlass sollte erst beginnen, wenn Bestuhlung, Garderobe und Besucherliste mindestens 30 Minuten vorher fertig sind.