Qué necesitas para organizar un concierto clásico

Para un concierto clásico necesitas preparar mucho más que las partituras y los instrumentos. Esta lista reúne el material para el público, los músicos, el foyer, la recepción y el servicio de bebidas. Calcula las cantidades según el aforo y añade margen para vasos, sillas y programas. También conviene comprobar con antelación la iluminación de los atriles, los cables y el equipo técnico, porque son elementos que suelen faltar el día del concierto.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 110
Sillas para músicoscant. 14
Mesas plegablescant. 8
Percheroscant. 4
Perchascant. 120
Taburetes de barcant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platos para postrecant. 120
Cucharillascant. 120
Pinzas para servircant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Atriles de músicacant. 14
Atril del director
Metrónomoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Micrófonos de mesacant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Lámparas de atrilcant. 8

Iluminación

Lámparas de trabajo LEDcant. 4

Decoración

Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 8
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Aspiradora

Catering

Compras
- Granos de café - 2 kilogramo
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 60 botellas
- Agua mineral con gas - 36 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Vino blanco sin alcohol - 12 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Baguettes - 12 unidades
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Queso crema - 1 kilogramo
- Hummus - 1 kilogramo
- Brie - 1,5 kilogramo
- Queso de Gouda - 1,5 kilogramo
- Uvas - 5 kilogramos
- Manzanas - 50 unidades
- Peras - 40 unidades
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Pepinos - 8 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Frutos secos mixtos - 3 kilogramos
- Aceitunas - 2 kilogram
- Galletas - 6 paquetes
- Mini profiteroles de crema - 250 unidades
- Miniquiches - 200 unidades
- Wraps vegetarianos - 80 unidades
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Bocadillos veganos - 30 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel para café - 150 unidades
- Agitadores - 200 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Esponjas - 6 unidades
- Paños de microfibra - 12 unidades
- Toallas de papel - 6 paquetes

Consejos

Prepara un asiento para cada espectador previsto y añade entre un 5 % y un 10 % de margen si el espacio lo permite. Reserva también sillas separadas para los músicos y deja pasillos despejados.
Calcula al menos un vaso de agua por músico durante cada bloque de ensayo y actuación. Para el foyer, compra entre dos y tres bebidas por persona durante la primera hora, además de café y té.
Comprueba los atriles y las lámparas de atril como mínimo 48 horas antes. Lleva un atril para el director, alargadores y regletas suficientes para que ningún cable cruce una zona de paso.
Si habrá guardarropa, coloca un perchero por cada 30 a 40 abrigos y prepara aproximadamente una percha por prenda esperada. Monta la entrada antes de abrir la sala para evitar colas.
Encarga o imprime los programas con varios días de margen y calcula uno por asistente más un 10 % adicional. Prepara las bandejas, pinzas de servir, platos y cucharillas antes de que llegue el catering.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un concierto clásico?: Prepara una silla por cada espectador confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva. Cuenta aparte las sillas necesarias para los músicos y deja espacio suficiente para pasillos y salidas.
¿Cuántos vasos y bebidas hacen falta para un concierto?: Calcula un vaso de agua por músico y, para el público, entre dos y tres bebidas por persona durante la primera hora. Añade un 10 % de vasos de reserva y enfría las bebidas antes de abrir el foyer.
¿Cuándo debo revisar los atriles y las lámparas?: Haz una primera comprobación al menos 48 horas antes y repítela al montar la sala. Verifica también las lámparas de trabajo, los alargadores y las regletas para detectar cables o enchufes que falten.
¿Cuántos programas debo imprimir para un concierto clásico?: Imprime un programa por asistente confirmado y añade un 10 % adicional. Tenlos preparados como mínimo el día anterior, especialmente si también vas a colocar atriles para programas en la entrada o el foyer.

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