Qué necesitas para organizar un café lingüístico

Un café lingüístico necesita algo más que café y sillas: debes preparar bebidas, aperitivos, material para las rondas y un punto de recepción claro. Esta lista reúne lo que conviene comprar o llevar para atender a los participantes y mantener las conversaciones en marcha. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un pequeño margen para imprevistos. Revisa también con antelación qué equipo necesita corriente y qué materiales deben imprimirse.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 55
Mesa de recepción

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 50
Vasos reutilizablescant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2
Bandejascant. 4

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátil
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3

Decoración

Mantelescant. 8
Portatarjetas de nombrecant. 55
Señales de orientacióncant. 6
Cinta adhesivacant. 3
Rotuladorescant. 12
Bolígrafoscant. 60
Bloc de notascant. 55
Tarjetas de conversacióncant. 12

Limpieza

Papeleracant. 4

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Limones - 8 unidades
- Agua mineral sin gas - 6 botellas
- Agua mineral con gas - 4 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Uvas - 3 kilos
- Mandarinas - 30 unidades
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Nachos - 4 bolsas
- Hummus - 4 tarrinas
- Pepinos - 6 unidades
- Zanahorias - 2 kilos
- Tomates cherry - 2 kilos
- Crispetas de arroz - 4 paquetes
- Crackers integrales - 4 paquetes
- Queso crema - 3 tarrinas
- Mermelada - 2 tarros
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Galletas - 6 paquetes
- Crackers sin gluten - 2 paquetes
- Galletas veganas - 3 paquetes
- Servilletas - 200 unidades
- Papel de cocina - 4 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora. Reserva parte del café y del té para las rondas siguientes, y enfría las bebidas con varias horas de antelación.
Prepara una taza o vaso reutilizable por participante, más un 10 % adicional. Para 30 personas, lleva al menos 33 unidades para evitar quedarte corto si alguna se cae o se ensucia.
Imprime las tarjetas de conversación y la lista de asistencia antes del día del evento. Lleva también bolígrafos y rotuladores de reserva: calcula 1 bolígrafo por cada 3 participantes y al menos 4 rotuladores.
Comprueba el equipo técnico el día anterior: portátil, proyector, pantalla, altavoz, cables alargadores y regletas. Deja 30 minutos antes de la llegada para probar la presentación y el sonido.
Compra los aperitivos después de cerrar las preferencias dietéticas y lleva un margen del 10 %. Coloca platos, cubiertos, cucharones, bandejas y tablas de cortar junto al punto de café para no tener que buscarlos durante la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para un café lingüístico?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade un 10 % de margen. Para 30 asistentes, prepara aproximadamente entre 66 y 99 raciones en total, repartidas entre café, té y bebidas frías.
¿Cuántas tazas y vasos necesito para 30 personas?: Lleva al menos 33 tazas o vasos reutilizables para 30 participantes, es decir, una unidad por persona y un 10 % adicional. Si habrá varias bebidas servidas a la vez, prepara más unidades o establece un punto claro de lavado y reutilización.
¿Cuándo tengo que preparar las tarjetas de conversación?: Imprímelas y organízalas como mínimo 24 horas antes. Así puedes separarlas por rondas, corregir errores y dejar un juego completo en cada mesa antes de recibir a los asistentes.
¿Cuánto tiempo antes debo probar el proyector y el sonido?: Haz una prueba completa al menos 30 minutos antes de la llegada del público. Comprueba el portátil, la presentación, el altavoz, los cables alargadores y las regletas; no esperes a que empiece la primera ronda.

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