Qué necesitas para organizar un festival de orquestas
Un festival de orquestas necesita más que un escenario y unos altavoces. Hay que preparar el espacio para varias actuaciones, proteger los cables, iluminar las partituras y facilitar la entrada del público. Esta lista reúne el material previsto para el escenario, la recepción, el catering y la circulación por el recinto. Comprueba las cantidades según el número de músicos, actuaciones y asistentes antes de hacer los pedidos.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 12
- Escalera del escenariocant. 2
- Sillascant. 180
- Mesas bistrocant. 12
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesa de recepcióncant. 2
- Percheroscant. 3
- Sillas plegablescant. 12
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 6
Equipo
- Atriles de músicacant. 80
- Atriles de directorcant. 6
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Altavoces de monitorcant. 2
- Cajas DIcant. 4
- Cables XLRcant. 12
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Lámparas de atrilcant. 20
- Pinzas para atrilescant. 80
- Walkie-talkiescant. 8
- Baterías externascant. 6
- Estaciones de cargacant. 2
- Impresoras de etiquetas
- Grapadorascant. 3
- Portapapelescant. 6
- Maletines de herramientascant. 2
- Bridascant. 200
- Cinta gaffercant. 8
- Pilas AAcant. 32
- Pilas AAAcant. 32
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 220
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 220
- Cubiertoscant. 220
- Bandejas para servircant. 16
- Jarras para servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 8
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 8
Decoración
- Mantelescant. 18
- Telones de escenariocant. 4
- Globoscant. 120
- Pesos para globoscant. 8
- Atriles para programascant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Plantas decorativascant. 12
- Flechas de rutacant. 20
- Paneles informativoscant. 8
- Pizarrascant. 4
- Rotuladores de tizacant. 8
- Pulserascant. 250
- Números de guardarropacant. 250
- Impermeables desechablescant. 50
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Té - 6 cajas
- Café descafeinado - 1 paquete
- Chocolate caliente - 2 litros
- Azúcar - 2 paquetes
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limón - 12 unidades
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 10 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ginger ale - 6 botellas
- Spa Blauw - 24 botellas
- Spa Rood - 12 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 72 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Cava - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 20 bolsas
- Bitterballen - 300 unidades
- Mini soufflés de queso - 200 unidades
- Mini rollitos de primavera vegetarianos - 200 unidades
- Albóndigas veganas de verduras - 150 unidades
- Mini pizzas - 150 unidades
- Bocaditos de hojaldre - 200 unidades
- Baguettes - 12 unidades
- Queso crema - 2 kilogramos
- Hummus - 2 kilogramos
- Mantequilla de hierbas - 1 kilogram
- Queso joven - 3 kilogramos
- Brie - 2 kilogramos
- Jamón - 2 kilogramos
- Embutidos vegetarianos - 1 kilogramo
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Uvas - 4 kilogramos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Palitos salados - 6 bolsas
- Frutos secos salados - 4 kilogramo
- Aceitunas - 2 kilogram
- Pepinillos - 2 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Sambal - 2 botes
- Pimienta - 1 bote
- Sal - 1 paquete
- Pimentón - 1 bote
- Aceite de oliva - 1 botella
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Galletas - 6 paquetes
- Galletas de sirope - 6 paquetes
- Brownies - 100 unidades
- Magdalenas - 100 unidades
- Galletas sin azúcar - 3 paquetes
- Crackers sin gluten - 3 paquetes
- Galletas veganas - 3 paquetes
- Servilletas - 600 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante de manos - 6 botellas
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradorascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 12
Consejos
- Cuenta las sillas y los atriles por formación, no solo por actuación: añade al menos un 10 % de margen para cambios de plantilla o sustituciones.
- Reserva el equipo de sonido como mínimo 3 o 4 semanas antes. Confirma con cada orquesta cuántos micrófonos, cajas DI y monitores necesita.
- Calcula los vasos, tazas, platos y cubiertos para el aforo completo y añade un 15 % extra. El material reutilizable necesita tiempo para recogerse, lavarse y volver a ponerse en servicio.
- Prepara los cables con regletas y alargadores antes del montaje, y coloca una alfombrilla sobre cada paso del público. Lleva también linternas con pilas por si falla la iluminación durante una actuación.
- Imprime el programa, la lista de contactos, las tarjetas de identificación y las señales de ruta al menos 2 días antes. Guarda copias del programa y de los contactos en la mesa de recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos atriles necesito para un festival de orquestas?
- Calcula un atril por músico que lea partituras y añade entre un 10 % y un 15 % de reserva. Si participan 40 músicos con partitura, prepara entre 44 y 46 atriles, además de los atriles de director.
- ¿Cuándo hay que reservar el sonido para un festival de orquestas?
- Haz la reserva entre 3 y 4 semanas antes del festival. Entrega al técnico las necesidades de cada orquesta, la distribución del escenario y los horarios de las actuaciones al menos 7 días antes.
- ¿Cuánta vajilla necesito para el catering del festival?
- Calcula una pieza por asistente para platos, cubiertos, vasos y tazas, y añade un 15 % de margen. Para 100 personas, prepara al menos 115 unidades de cada pieza que vaya a utilizarse.
- ¿Cuándo debo preparar el escenario y las señales?
- Define la distribución del escenario y coloca las señales de ruta como mínimo un día antes. El montaje de sonido, iluminación, atriles y cableado debería comenzar entre 3 y 5 horas antes de la llegada del público.
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