Cómo organizar una Semana del Restaurante sin improvisar

Organizar una Semana del Restaurante empieza mucho antes de abrir las reservas. Primero define un menú que la cocina pueda servir con regularidad, calcula los precios y fija cuántas mesas puedes atender por servicio. Después coordina reservas, personal, proveedores y comunicación. La última semana debe servir para confirmar datos y preparar existencias, no para decidir lo esencial. Este orden reduce esperas, compras urgentes y errores con alergias o preferencias dietéticas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar el menú
2 personas
2
Fijar los precios del menú
2 personas
3
Determinar la capacidad de reservas
2 personas
4
Actualizar la página de reservas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar en redes sociales
7
Diseñar los menús
8
Mandar imprimir las cartas del menú
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Confirmar las reservas
2 personas
12
Realizar los pedidos a los proveedores
2 personas
13
Comprobar el inventario
2 personas
14
Hacer el horario del personal
2 personas
15
Elaborar un resumen de alérgenos
2 personas
16
Organizar la disposición de las mesas
17
Imprimir las listas de pedidos
18
Reponer existencias
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Comprobar el stock de bebidas
21
Disponer las cartas del menú
22
Montar mesas
3 personas
23
Colocar las sillas
2 personas
24
Preparar las mesas
3 personas
25
Colgar la decoración
2 personas
26
Colocar las cartas del menú
2 personas
27
Enfriar las bebidas
2 personas
28
Porcionar los ingredientes
4 personas
29
Preparar las salsas
3 personas
30
Preparar los postres
3 personas
31
Preparar etiquetas de alérgenos
32
Montar las estaciones de cocina
3 personas
33
Imprimir la lista de reservas
34
Dar briefing al personal
2 personas
35
Preparar las provisiones de cocina
3 personas
36
Montar el mostrador de recepción
2 personas
37
Volver a poner las mesas
3 personas
38
Reponer stock diario
2 personas
39
Comprobar las cartas del menú

Evento

40
Recibir a los invitados
2 personas
41
Comprobar las reservas
42
Ubicar a los invitados
2 personas
43
Explicar el menú
3 personas
44
Tomar pedidos
4 personas
45
Servir entrantes
4 personas
46
Servir platos principales
5 personas
47
Servir los postres
4 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
50
Lavar la vajilla
3 personas
51
Actualizar reservas
52
Reponer el stock durante el evento
2 personas
53
Despedir a los invitados
2 personas
54
Repetir la semana del restaurante
8 personas
55
Llevar a cabo la semana del restaurante
8 personas
56
Llevar a cabo la semana del restaurante
8 personas
57
Llevar a cabo la semana del restaurante
8 personas
58
Llevar a cabo la semana del restaurante
8 personas
59
Llevar a cabo la semana del restaurante
8 personas

Seguimiento

60
Cerrar la cocina
3 personas
61
Refrigerar los sobrantes
2 personas
62
Recoger la basura
2 personas
63
Limpiar la sala
3 personas
64
Limpiar los baños
65
Contar el inventario final
2 personas
66
Retirar la decoración
2 personas
67
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
68
Limpiar el equipo
3 personas
69
Clasificar la vajilla
2 personas
70
Procesar las sobras
2 personas
71
Retirar los residuos
2 personas
72
Devolver el material de depósito
2 personas
73
Devolver la compra no utilizada
74
Archivar los datos de la reserva
75
Pagar las facturas pendientes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de restaurantecant. 20
Sillas de restaurantecant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Mostrador de hostesses
Perchascant. 40

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos hondoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 80
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Copas de champáncant. 60
Cucharillas de cafécant. 80
Cuchillos de mesacant. 100
Tenedores de mesacant. 100
Cucharas de mesacant. 100
Cucharillas de postrecant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillo de chefcant. 8
Cuencos para mezclarcant. 12
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Batidor de varillascant. 4
Ollas de cocinacant. 8
Sartenes para asarcant. 6
Fuentes para hornocant. 8
Bandejas de hornocant. 8
Bandejas de almacenamientocant. 30
Film transparentecant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Mangas pastelerascant. 50
Paños de cocinacant. 20

Equipo

Neverascant. 3
Congelador
Bandejas para mantener calientecant. 6
Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Batidoras de manocant. 2
Básculas de cocinacant. 3
Termómetroscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Terminales de pagocant. 4
Cables de cargacant. 8
Walkie-talkiescant. 4

Decoración

Manteles runnerscant. 20
Portavelascant. 30
Velas LEDcant. 40
Arreglos floralescant. 20
Atriles para menúcant. 25
Números de mesacant. 20
Pegatinas para ventanascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el menú y los precios antes de publicar la campaña: deja al menos 3 semanas para diseñar e imprimir las cartas y actualizar la página de reservas.
Define la capacidad por servicio antes de aceptar inscripciones. Reserva un margen del 10 % de mesas o plazas para absorber cambios, retrasos y necesidades de última hora.
Recoge las preferencias dietéticas y alergias durante la reserva, y prepara un resumen para cocina y sala como mínimo 7 días antes del primer servicio.
Comprueba inventario y bebidas 5 días antes; calcula la vajilla por servicio y añade un 10 % de platos, vasos y cubiertos para roturas, cambios y reservas inesperadas.
Confirma cada reserva entre 48 y 72 horas antes. En ese momento verifica número de comensales, horario y restricciones, e imprime las listas de pedidos para que sala y cocina trabajen con la misma información.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Semana del Restaurante?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Ese margen permite cerrar el menú, fijar precios, publicar reservas, imprimir las cartas y ajustar los pedidos a proveedores.
¿Cuándo debo confirmar las reservas?: Confírmalas entre 48 y 72 horas antes de cada servicio. Comprueba el número de personas, la hora y las alergias o preferencias dietéticas para poder corregir la planificación.
¿Cuánta comida y bebida hay que comprar?: Compra según las reservas confirmadas y añade un margen del 10 % para incidencias. Revisa el stock de bebidas 5 días antes y vuelve a comprobarlo el día anterior.
¿Cuándo preparo las mesas y la sala?: Organiza la distribución de mesas y sillas el día anterior, y termina el montaje al menos 2 horas antes de abrir. Coloca las cartas, revisa la vajilla y deja despejada la zona de recepción.

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