Restaurantwoche organisieren: So gelingt die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Menü, Menüpreise und die maximale Reservierungskapazität fest, bevor du Einladungen verschickst oder Beiträge veröffentlichst. So bewirbst du kein Angebot, das später wegen fehlender Plätze geändert werden muss.
• Aktualisiere die Reservierungsseite mindestens 14 Tage vor Beginn und bestätige jede Anmeldung spätestens 48 Stunden vor dem Termin. Erfasse dabei Ernährungswünsche und Allergien direkt in der Reservierung.
• Erstelle die Allergenübersicht zusammen mit den Speisekarten, nicht erst am ersten Servicetag. Lass die Karten mindestens 7 Tage vorher drucken und lege einen kleinen Reservebestand für zusätzliche Tische zurück.
• Prüfe Bestand und Getränkevorrat zunächst anhand der bestätigten Gästezahl und plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person. Lieferantenbestellungen sollten spätestens 5 bis 7 Tage vorher rausgehen.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Tisch- und Stuhlaufstellung, Eindecken, Karten, Dekoration und Bestelllisten müssen vor Öffnung abgeschlossen sein. Teile den Personaleinsatzplan mindestens 3 Tage vorher aus, damit Ausfälle noch aufgefangen werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Restaurantwoche planen?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Menü, Preisen und Kapazität. Reservierungsseite und Kommunikation sollten spätestens 14 Tage vor dem Start bereitstehen.

Wann sollte man die Reservierungen für eine Restaurantwoche bestätigen?

Bestätige Reservierungen spätestens 48 Stunden vor dem jeweiligen Termin. Bei einer mehrtägigen Restaurantwoche lohnt sich zusätzlich eine tägliche Prüfung der Anmeldungen am Vorabend.

Wie viele Getränke braucht man pro Gast bei einer Restaurantwoche?

Für die erste Stunde kannst du mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Prüfe den Vorrat spätestens 3 Tage vorher und bestelle bei stark schwankender Gästezahl mit einer Reserve von etwa 10 Prozent.

Wann müssen Speisekarten und Allergenübersicht fertig sein?

Die Inhalte sollten mindestens 10 Tage vorher feststehen, damit die Allergenübersicht geprüft werden kann. Drucke die Speisekarten idealerweise 7 Tage vor Beginn und lege am Veranstaltungstag einige Ersatzexemplare bereit.