Cómo organizar una Semana de vacaciones paso a paso

Una Semana de vacaciones necesita más que un programa de actividades: hay que coordinar participantes, alojamiento, comidas, transporte y materiales. Empieza fijando fecha y lugar, y después trabaja hacia las inscripciones y las reservas confirmadas. Las preferencias alimentarias y los contactos de emergencia deben quedar cerrados antes de preparar habitaciones y desplazamientos. En los últimos días, compra los productos frescos, lleva los materiales y monta los espacios siguiendo un orden claro.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Hacer el programa de la semana
3 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
6
Recopilar contactos de emergencia
2 personas
7
Elaborar las listas de participantes
2 personas
8
Confirmar las reservas
2 personas
9
Organizar el transporte para las actividades
2 personas
10
Elaborar la planificación de comidas
2 personas
11
Elaborar la lista de la compra
2 personas
12
Comprobar el inventario
2 personas
13
Comprobar los materiales
3 personas
14
Reponer el material de juego
2 personas
15
Distribuir habitaciones y plazas para dormir
3 personas
16
Imprimir las indicaciones de ruta
17
Hacer la compra
4 personas
18
Comprar productos refrigerados
2 personas
19
Llevar materiales al lugar
4 personas
20
Limpiar espacios
4 personas
21
Disponer las plazas para dormir
4 personas
22
Montar la cocina
3 personas
23
Colocar mesas y sillas
4 personas
24
Colgar la decoración
3 personas
25
Preparar la mesa de registro
2 personas
26
Comprobar el botiquín

Evento

27
Recepción de participantes
4 personas
28
Llevar el equipaje a las habitaciones
4 personas
29
Explicar las normas de la casa
3 personas
30
Dirigir juegos de presentación
4 personas
31
Preparar la cena
4 personas
32
Servir la cena
4 personas
33
Explicar el programa del día
2 personas
34
Preparar el desayuno
3 personas
35
Servir el desayuno
3 personas
36
Guiar los juegos de la mañana
5 personas
37
Preparar el almuerzo
3 personas
38
Servir el almuerzo
3 personas
39
Guiar la actividad de la tarde
5 personas
40
Rellenar las bebidas
2 personas
41
Preparar la cena
4 personas
42
Coordinar el juego nocturno
5 personas
43
Encargarse del desayuno y el almuerzo
5 personas
44
Guiar la búsqueda del tesoro
6 personas
45
Coordinar el taller creativo
4 personas
46
Preparar y servir la cena
5 personas
47
Coordinar la noche de cine
3 personas
48
Dirigir la jornada deportiva
6 personas
49
Encargarse del almuerzo tipo picnic
4 personas
50
Reponer los puntos de agua
2 personas
51
Preparar la barbacoa
5 personas
52
Servir la barbacoa
5 personas
53
Guiar la velada de la hoguera
4 personas
54
Preparar el desayuno
4 personas
55
Acompañar la excursión
6 personas
56
Repartir los artículos de viaje
3 personas
57
Repartir snacks y bebidas
3 personas
58
Preparar la comida de pizza
4 personas
59
Servir la comida de pizza
4 personas
60
Dirigir la noche de preguntas
4 personas
61
Coordinar juegos de equipo
5 personas
62
Preparar el almuerzo y las bebidas del descanso
4 personas
63
Preparar el concurso de talentos
4 personas
64
Coordinar el concurso de talentos
5 personas
65
Preparar la comida de la celebración
5 personas
66
Servir la comida de la fiesta
5 personas
67
Preparar el desayuno
4 personas
68
Acompañar la última actividad grupal
4 personas
69
Recoger el equipaje
4 personas
70
Servir el almuerzo
3 personas
71
Despedir a los participantes
4 personas

Seguimiento

72
Recoger la basura
4 personas
73
Limpiar la cocina
4 personas
74
Limpiar los sanitarios
3 personas
75
Limpiar las zonas de descanso
4 personas
76
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
77
Retirar la decoración
3 personas
78
Inventariar materiales
2 personas
79
Devolver el material prestado
2 personas
80
Recoger las compras sobrantes
2 personas
81
Clasificar los objetos perdidos
2 personas
82
Entregar la ubicación
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 36
Bancoscant. 6
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 40
Cuencos reutilizablescant. 40
Vasos reutilizablescant. 50
Tazascant. 40
Cubiertoscant. 40
Cucharonescant. 8
Jarras para servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Sartenescant. 6
Ollascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Coladorescant. 3
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Sacacorchoscant. 3

Equipo

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 8
Bateríascant. 32

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Mantelescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40
Papel para manualidadescant. 5
Lápices de colorescant. 10
Rotuladorescant. 10

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Balones de baloncestocant. 2
Voleibolcant. 2
Conoscant. 30
Cuerdas para saltarcant. 12
Aroscant. 12
Pistolas de aguacant. 12
Frisbeescant. 8
Sets de bádmintoncant. 6
Antifacescant. 12
Cuerdacant. 2
Sacos para carreras de sacoscant. 12

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Papeleracant. 6
Bolsas de basuracant. 100
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Spray desinfectantecant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Cestos para la ropacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de enviar las invitaciones. Así las personas reciben desde el principio los horarios, las actividades previstas y la información necesaria para inscribirse.
Pide las inscripciones junto con las preferencias dietéticas y un contacto de emergencia. Haz una revisión de las listas al menos 7 días antes, porque después suelen cambiar las habitaciones, las comidas y el transporte.
Confirma las reservas y organiza cada desplazamiento por actividad, no solo por día. Imprime las indicaciones de ruta y prepara una lista de participantes para cada salida al menos 24 horas antes.
Planifica las comidas antes de hacer la compra y separa los productos refrigerados de los que pueden almacenarse. Comprueba el inventario de cocina y materiales antes de comprar: así evitas descubrir el primer día que faltan ollas, vajilla o equipo.
Deja el montaje para una secuencia concreta: limpiar, preparar las plazas para dormir, montar la cocina, colocar mesas y sillas y terminar con el registro y la decoración. Reserva entre 2 y 3 horas para este montaje si participan varias personas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Semana de vacaciones?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha, lugar, programa e invitaciones. Deja las reservas y las listas de participantes confirmadas como máximo 7 días antes.
¿Cuándo hay que pedir las preferencias alimentarias?: Pídelas al mismo tiempo que la inscripción, idealmente 3 o 4 semanas antes del comienzo. Revísalas una última vez 7 días antes para ajustar el menú y la lista de la compra.
¿Cuándo se prepara el transporte para las actividades?: Organízalo después de cerrar las listas de participantes y las reservas, normalmente entre 10 y 14 días antes. Confirma horarios, plazas y rutas 24 horas antes de cada salida.
¿Qué hay que hacer el día anterior a la semana de vacaciones?: Haz la compra, adquiere los productos refrigerados, lleva los materiales al lugar y deja listas las indicaciones de ruta. También conviene montar la cocina y preparar las plazas para dormir, reservando al menos 2 horas para las comprobaciones finales.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.