So organisierst du eine Ferienwoche ohne Last-Minute-Chaos

Eine Ferienwoche steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Zeitraum und Ort fest, bevor du das Wochenprogramm, Anmeldungen und Reservierungen koordinierst. Danach folgen Ernährungswünsche, Notfallkontakte, Schlafplätze, Mahlzeiten, Einkäufe und Material. Plane den Aufbau nicht erst am Anreisetag: Räume, Küche, Registrierung und Schlafplätze brauchen mehrere Stunden Vorlauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Wochenprogramm erstellen
3 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
6
Notfallkontakte sammeln
2 Personen
7
Teilnehmerlisten erstellen
2 Personen
8
Reservierungen bestätigen
2 Personen
9
Transport für Aktivitäten organisieren
2 Personen
10
Mahlzeitenplanung ausarbeiten
2 Personen
11
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
12
Bestand prüfen
2 Personen
13
Materialien prüfen
3 Personen
14
Spielmaterial auffüllen
2 Personen
15
Zimmer und Schlafplätze einteilen
3 Personen
16
Wegbeschreibungen drucken
17
Einkaufen gehen
4 Personen
18
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
19
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
20
Räume reinigen
4 Personen
21
Schlafplätze einrichten
4 Personen
22
Küche einrichten
3 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Dekoration aufhängen
3 Personen
25
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
26
Erste-Hilfe-Set prüfen

Event

27
Teilnehmende empfangen
4 Personen
28
Gepäck in die Zimmer bringen
4 Personen
29
Hausregeln erklären
3 Personen
30
Kennenlernspiele anleiten
4 Personen
31
Abendessen zubereiten
4 Personen
32
Abendessen servieren
4 Personen
33
Tagesprogramm erklären
2 Personen
34
Frühstück vorbereiten
3 Personen
35
Frühstück servieren
3 Personen
36
Morgenspiele betreuen
5 Personen
37
Mittagessen vorbereiten
3 Personen
38
Mittagessen servieren
3 Personen
39
Nachmittagsaktivität begleiten
5 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Abendessen zubereiten
4 Personen
42
Abendspiel begleiten
5 Personen
43
Frühstück und Mittagessen organisieren
5 Personen
44
Schnitzeljagd begleiten
6 Personen
45
Kreativen Workshop begleiten
4 Personen
46
Abendessen zubereiten und servieren
5 Personen
47
Filmabend betreuen
3 Personen
48
Sporttag betreuen
6 Personen
49
Picknickmittagessen organisieren
4 Personen
50
Wasserstellen auffüllen
2 Personen
51
Grill vorbereiten
5 Personen
52
Barbecue servieren
5 Personen
53
Lagerfeuerabend begleiten
4 Personen
54
Frühstück bereitstellen
4 Personen
55
Ausflug betreuen
6 Personen
56
Reisezubehör verteilen
3 Personen
57
Snacks und Getränke verteilen
3 Personen
58
Pizzamahlzeit vorbereiten
4 Personen
59
Pizzamalzeit servieren
4 Personen
60
Quizabend betreuen
4 Personen
61
Teamspiele betreuen
5 Personen
62
Mittagessen und Pausengetränke organisieren
4 Personen
63
Talentshow vorbereiten
4 Personen
64
Talentshow begleiten
5 Personen
65
Festmahl zubereiten
5 Personen
66
Festmahl servieren
5 Personen
67
Frühstück bereitstellen
4 Personen
68
Letzte Gruppenaktivität begleiten
4 Personen
69
Gepäck sammeln
4 Personen
70
Mittagessen servieren
3 Personen
71
Teilnehmende verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

72
Abfall sammeln
4 Personen
73
Küche reinigen
4 Personen
74
Sanitäranlagen reinigen
3 Personen
75
Schlafräume reinigen
4 Personen
76
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
77
Dekoration entfernen
3 Personen
78
Materialien inventarisieren
2 Personen
79
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
80
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
81
Gefundene Gegenstände sortieren
2 Personen
82
Veranstaltungsort übergeben
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 36
BänkeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 50
TassenAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServierlöffelAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
PfannenAnz. 6
KochtöpfeAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
SiebAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3

Ausstattung

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 8
BatterienAnz. 32

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 40
BastelpapierAnz. 5
BuntstifteAnz. 10
FilzstifteAnz. 10

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
BasketbälleAnz. 2
VolleyballAnz. 2
KegelAnz. 30
SpringseileAnz. 12
ReifenAnz. 12
WasserpistolenAnz. 12
FrisbeesAnz. 8
BadmintonsätzeAnz. 6
AugenbindenAnz. 12
SeilAnz. 2
SackhüpfsäckeAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6
MüllsäckeAnz. 100
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionssprayAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
WäschekörbeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Datum, Ort und Wochenprogramm. Verschicke die Einladungen erst, wenn Aktivitäten, Reservierungen und Transport grundsätzlich feststehen, damit du nicht nachträglich Zeiten korrigieren musst.
Setze für Anmeldungen eine feste Frist, etwa 14 Tage vor Beginn. Erfasse dabei Ernährungswünsche und Notfallkontakte getrennt und führe daraus eine aktuelle Teilnehmerliste.
Plane Mahlzeiten für jeden Tag und prüfe den Bestand vor dem Einkauf. Kühlprodukte solltest du möglichst spät besorgen und Kühlboxen oder Kühlschränke für den Transport einplanen.
Teile Zimmer und Schlafplätze spätestens eine Woche vorher ein. Drucke Wegbeschreibungen und bringe Materialien, Spielmaterial, Küchenausstattung und Technik nicht ungeprüft zum Veranstaltungsort.
Rechne am Anreisetag mit mindestens drei Stunden Aufbauzeit. Richte zuerst Schlafplätze, Küche und Registrierung ein, stelle danach Tische und Stühle auf und teste Beamer, Lautsprecher sowie Verlängerungskabel.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Ferienwoche organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Reservierungen, Transport und Einladungen sollten spätestens vier Wochen vor dem Start angestoßen sein.
Wann sollte ich die Teilnehmer einer Ferienwoche anmelden lassen?: Setze eine verbindliche Anmeldefrist etwa 14 Tage vor Beginn. So bleiben noch rund zehn Tage, um Teilnehmerlisten, Ernährungswünsche, Notfallkontakte, Zimmer und Mahlzeiten zu planen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Ferienwoche?: Plane mindestens drei Stunden ein, bei vielen Schlafplätzen oder mehreren Räumen eher vier bis fünf. Küche, Registrierung und Technik sollten vor dem Eintreffen der ersten Teilnehmer einsatzbereit sein.
Wann kauft man für eine Ferienwoche Lebensmittel ein?: Erstelle die Einkaufsliste nach Ablauf der Anmeldefrist und prüfe zuerst vorhandene Vorräte. Trockene Waren kannst du einige Tage vorher kaufen; Kühlprodukte gehören möglichst am Vortag oder am selben Tag in den Einkauf.

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