Cómo organizar una fiesta de la cosecha sin improvisar
Una fiesta de la cosecha combina comida, actividades y bastante logística. Empieza por cerrar la fecha, el lugar y las inscripciones; después coordina proveedores, permisos y electricidad antes de preparar el programa. La comida requiere más tiempo del que parece, sobre todo si incluye sopas, salsas, postres y productos frescos. Trabaja hacia atrás desde la hora de apertura y deja por escrito quién hace cada tarea, desde la búsqueda del tesoro hasta la recogida final.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Confirmar acuerdos con proveedores
- 6
Comprobar el permiso vecinal
- 7
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 8
Fijar el programa de actividades
2 personas
- 9
Seleccionar actividades infantiles
2 personas
- 10
Asignar voluntarios
2 personas
- 11
Elaborar la carta
2 personas
- 12
Planificar las entregas
- 13
Hacer carteles y señalización
2 personas
- 14
Preparar la búsqueda del tesoro
2 personas
- 15
Desarrollar las reglas del juego
2 personas
- 16
Comprobar la decoración
2 personas
- 17
Contar la vajilla y la cristalería
2 personas
- 18
Comprobar materiales de refrigeración
2 personas
- 19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Recoger productos frescos
2 personas
- 22
Lavar y cortar las verduras
3 personas
- 23
Preparar sopas y salsas
3 personas
- 24
Preparar los postres
3 personas
- 25
Porcionar el pan y los acompañamientos
2 personas
- 26
Despejar el lugar
4 personas
- 27
Montar las carpas
4 personas
- 28
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 29
Preparar las mesas del buffet
3 personas
- 30
Colgar la decoración
3 personas
- 31
Colgar la iluminación
3 personas
- 32
Montar rincones de actividades
4 personas
- 33
Organizar la búsqueda del tesoro
2 personas
- 34
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 35
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 36
Enfriar las bebidas
2 personas
- 37
Terminar los platos del bufé
4 personas
- 38
Preparar los nombres de mesa y alérgenos
2 personas
- 39
Comprobar los baños
2 personas
- 40
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 41
Hacer briefing al equipo
6 personas
Evento
- 42
Recibir a los invitados
3 personas
- 43
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 44
Guiar la mesa de manualidades para niños
2 personas
- 45
Guiar el juego de cosecha
2 personas
- 46
Guiar la decoración de calabazas
2 personas
- 47
Guiar la búsqueda del tesoro
3 personas
- 48
Servir café y té
2 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Abrir el buffet
3 personas
- 51
Servir el bufé
4 personas
- 52
Mantener caliente el bufé
2 personas
- 53
Responder sobre información de alérgenos
- 54
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
- 55
Proporcionar la música
- 56
Guiar el baile de la cosecha
2 personas
- 57
Servir el postre y el café
3 personas
- 58
Comprobar la iluminación
- 59
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
- 60
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 61
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
- 62
Enfriar los restos de comida
2 personas
- 63
Desmontar el bufé
3 personas
- 64
Lavar la vajilla
4 personas
- 65
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 66
Desmontar las carpas
4 personas
- 67
Limpiar el lugar
4 personas
- 68
Retirar la decoración
3 personas
- 69
Inventariar materiales
2 personas
- 70
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 71
Repartir la comida sobrante
2 personas
- 72
Retirar los residuos por separado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpa plegablecant. 3
- Mesas de cervezacant. 10
- Mesas de buffetcant. 4
- Sillascant. 90
- Mesas altascant. 6
- Burra de camerino
Vajilla
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tazones para sopacant. 90
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Cucharillas de cafécant. 80
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharonescant. 20
Cocina
- Tablas de cortarcant. 5
- Cuchillos de chefcant. 5
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Termoscant. 6
- Ollas para sopacant. 3
- Cucharonescant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Micrófono
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Faroles LEDcant. 12
Decoración
- Pacas de pajacant. 12
- Cajones de maderacant. 15
- Manteles de yutecant. 10
- Banderines de otoñocant. 6
- Calabazascant. 30
- Calabazascant. 20
- Jarroncitos de vidriocant. 20
- Decoración de mesacant. 10
- Pizarrascant. 8
- Rotuladores de tizacant. 12
Material deportivo
- Pinos de madera para juegoscant. 12
- Sets de lanzamiento de aroscant. 3
- Sacos de yutecant. 12
- Cuerda para tira y afloja
- Carteles de la búsqueda del tesorocant. 12
- Lápices de colorescant. 12
- Tapetes de manualidadescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Escobascant. 3
- Recogedores de basuracant. 3
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Portarrollos de toallascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y el permiso vecinal con al menos 4 semanas de antelación. Comprueba también dónde están los puntos de electricidad antes de confirmar altavoces, máquinas de café o cualquier otro equipo.
- Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y entrega la carta a cocina al menos 7 días antes. Así puedes ajustar compras, porciones y preparaciones sin descubrir restricciones el mismo día.
- Divide el programa por franjas horarias y asigna voluntarios concretos a cada actividad. La búsqueda del tesoro y las actividades infantiles necesitan reglas preparadas y una persona responsable, no solo material disponible.
- Haz el inventario de vajilla, cristalería y refrigeración 2 o 3 días antes. Cuenta platos, cuencos, tazas, vasos y cubiertos por separado; las piezas que faltan suelen detectarse demasiado tarde.
- Planifica las entregas y separa la preparación de la comida en dos momentos: compra y recogida de frescos cerca del evento, y preparación previa de sopas, salsas y postres. Lava y corta las verduras con antelación, pero conserva los productos que deban servirse frescos en neveras portátiles.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de la cosecha?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. En la primera semana confirma fecha, ubicación y permisos; durante las dos siguientes cierra inscripciones, proveedores, voluntarios y programa. Deja los últimos 2 o 3 días para compras frescas, inventario y preparación.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones y cerrar las inscripciones?
- Envía las invitaciones al menos 3 semanas antes y fija el cierre de inscripciones entre 7 y 10 días antes. Ese plazo permite recoger preferencias dietéticas, calcular las porciones y preparar la carta sin rehacer las compras.
- ¿Qué comida se puede preparar antes de una fiesta de la cosecha?
- Las sopas, salsas y algunos postres pueden prepararse el día anterior, siempre que se enfríen y conserven correctamente. Lava y corta las verduras con antelación, y recoge los productos frescos el mismo día o como máximo 24 horas antes.
- ¿Cuándo hay que revisar el material y la decoración?
- Haz una primera revisión 3 días antes y una comprobación final la víspera. Cuenta la vajilla y la cristalería, prueba los cables alargadores y los altavoces, revisa la refrigeración y confirma que los carteles y la decoración están completos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!