Zo organiseer je een oogstfeest zonder last-minute gedoe
Begin met de datum, locatie en praktische randvoorwaarden voordat je programma of menu vastlegt. Controleer vroeg of een buurtvergunning nodig is, waar stroompunten zitten en welke leveranciers wanneer kunnen leveren. Werk daarna het activiteitenprogramma, de kinderactiviteiten, het vrijwilligersrooster en de menukaart uit. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en plan de bereiding in stappen, zodat verse producten, soepen, sauzen en desserts niet allemaal op dezelfde ochtend moeten gebeuren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Leveranciersafspraken bevestigen
- 6
Buurtvergunning controleren
- 7
Stroompunten controleren
2 personen
- 8
Activiteitenprogramma vastleggen
2 personen
- 9
Kinderactiviteiten selecteren
2 personen
- 10
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 11
Menukaart samenstellen
2 personen
- 12
Leveringen inplannen
- 13
Bordjes en bewegwijzering maken
2 personen
- 14
Speurtocht voorbereiden
2 personen
- 15
Spelregels uitwerken
2 personen
- 16
Decoratie controleren
2 personen
- 17
Servies en glaswerk tellen
2 personen
- 18
Koelmaterialen controleren
2 personen
- 19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Verse producten ophalen
2 personen
- 22
Groenten wassen en snijden
3 personen
- 23
Soepen en sauzen voorbereiden
3 personen
- 24
Desserts voorbereiden
3 personen
- 25
Brood en beleg portioneren
2 personen
- 26
Locatie vrijmaken
4 personen
- 27
Partytenten opbouwen
4 personen
- 28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 29
Buffettafels klaarzetten
3 personen
- 30
Versiering ophangen
3 personen
- 31
Verlichting ophangen
3 personen
- 32
Activiteitenhoeken inrichten
4 personen
- 33
Speurtocht uitzetten
2 personen
- 34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 35
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
- 36
Dranken koud zetten
2 personen
- 37
Buffetgerechten afwerken
4 personen
- 38
Naamkaartjes en allergenen klaarleggen
2 personen
- 39
Toiletten controleren
2 personen
- 40
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 41
Teambriefing houden
6 personen
Event
- 42
Gasten ontvangen
3 personen
- 43
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 44
Kinderknutseltafel begeleiden
2 personen
- 45
Oogstspel begeleiden
2 personen
- 46
Pompoenversiering begeleiden
2 personen
- 47
Speurtocht begeleiden
3 personen
- 48
Koffie en thee serveren
2 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Buffet openen
3 personen
- 51
Buffet serveren
4 personen
- 52
Buffet warmhouden
2 personen
- 53
Allergeneninformatie beantwoorden
- 54
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
- 55
Muziek verzorgen
- 56
Oogstdans begeleiden
2 personen
- 57
Dessert en koffie serveren
3 personen
- 58
Verlichting controleren
- 59
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
- 60
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 61
Afvalbakken legen
3 personen
- 62
Etensresten koelen
2 personen
- 63
Buffet afbreken
3 personen
- 64
Servies afwassen
4 personen
- 65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 66
Partytenten afbreken
4 personen
- 67
Locatie schoonmaken
4 personen
- 68
Decoratie verwijderen
3 personen
- 69
Materialen inventariseren
2 personen
- 70
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 71
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
- 72
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 3
- Biertafelsaantal 10
- Buffettafelsaantal 4
- Stoelenaantal 90
- Statafelsaantal 6
- Kleedkamerrek
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Soepkommenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 80
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 100
- Koffielepelsaantal 80
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Opscheplepelsaantal 20
Keuken
- Snijplankenaantal 5
- Koks messenaantal 5
- Mengkommenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Soeppannenaantal 3
- Pollepelsaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Microfoon
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- LED-lantaarnsaantal 12
Decoratie
- Strobalenaantal 12
- Houten kratjesaantal 15
- Jute tafellopersaantal 10
- Herfstvlaggetjesaantal 6
- Pompoenenaantal 30
- Kalebassenaantal 20
- Glazen vaasjesaantal 20
- Tafeldecoratieaantal 10
- Krijtbordenaantal 8
- Krijtstiftenaantal 12
Sportmateriaal
- Houten spelkegelsaantal 12
- Ringwerpsetsaantal 3
- Jutezakkenaantal 12
- Touwtrektouw
- Speurtochtbordjesaantal 12
- Kleurpotlodenaantal 12
- Knutselmattenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Bezemsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekrollenhoudersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de basis minimaal 6 weken vooraf vast: bevestig datum en locatie, controleer de buurtvergunning en verstuur daarna de uitnodigingen. Zo heb je tijd om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
- Maak uiterlijk 3 weken vooraf een programma met vaste tijden voor de speurtocht, kinderspellen en andere activiteiten. Werk spelregels en bewegwijzering uit voordat je vrijwilligers indeelt.
- Plan de opbouw op basis van de stroompunten: controleer vooraf waar koffiezetapparaten, waterkokers, speakers en koelmaterialen veilig kunnen staan en reserveer verlengkabels waar nodig.
- Tel servies en glaswerk per onderdeel, niet alleen per gast: dinerborden, dessertborden, soepkommen, koffiekopjes en waterglazen lopen bij een buffet snel door elkaar. Leg ook opscheplepels en pollepels apart klaar.
- Bereid in twee rondes: maak groenten, soepen, sauzen en desserts vooraf en haal verse producten zo laat mogelijk op. Plan leveringen en boodschappen op afzonderlijke tijdstippen, zodat koelboxen en warmhoudbakken niet uren ongebruikt staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een oogstfeest organiseren?
- Leg datum, locatie en vergunning minimaal 6 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen, zodat je uiterlijk 2 weken voor het feest een bruikbaar aantal aanmeldingen en dieetwensen hebt.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een oogstfeest?
- Verdeel de bezetting over ontvangst, buffet, activiteiten, kinderen en opruimen. Reken bij een programma met speurtocht en kinderactiviteiten op minimaal 1 begeleider per activiteit en plan daarnaast minstens 2 mensen voor het buffet.
- Wanneer moet je het eten voor een oogstfeest klaarmaken?
- Bereid soepen, sauzen en desserts bij voorkeur 1 dag vooraf. Was en snijd groenten dan alvast; haal brood, beleg en andere verse producten op de dag zelf op en houd warme gerechten pas vlak voor het buffet warm.
- Hoeveel servies heb je nodig voor een oogstfeest?
- Tel per genodigde minimaal 1 dinerbord, 1 soepkom, 1 dessertbord, 1 waterglas en 1 set bestek. Voeg voor servies en glazen minstens 10 procent reserve toe, omdat mensen tijdens een buffet vaak iets laten vallen of een schoon exemplaar pakken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!