Cómo organizar una feria para bebés sin dejar cabos sueltos
Una feria para bebés necesita más que reunir expositores: hay que ordenar el espacio, controlar las inscripciones y anticipar las necesidades de familias con carritos y niños pequeños. Empieza cerrando fecha, lugar y distribución; después confirma las condiciones para participar y contacta con los expositores. En las semanas previas, prepara el programa, el mapa, los permisos y la información para visitantes. El último control debe centrarse en registro, materiales, catering, bebidas y conexiones eléctricas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Desarrollar la distribución de la feria
2 personas
- 3
Redactar las condiciones de participación
2 personas
- 4
Contactar con los expositores
2 personas
- 5
Publicar el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar promoción en redes sociales
- 8
Distribuir la promoción local
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
- 12
Hacer la reserva de materiales
- 13
Elaborar el programa
2 personas
- 14
Crear un mapa para los visitantes
- 15
Elaborar lista de expositores
- 16
Pedir credenciales y pulseras
- 17
Comprobar permisos
- 18
Pedir el catering
2 personas
- 19
Comprar bebidas y snacks
2 personas
- 20
Preparar material impreso
- 21
Enviar por correo la información para visitantes
- 22
Enviar por correo la información para expositores
- 23
Recoger la compra
2 personas
- 24
Comprobar los materiales
2 personas
Evento
- 25
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 26
Recibir a los expositores
3 personas
- 27
Registrar a los expositores
2 personas
- 28
Asignar espacios de stand
2 personas
- 29
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 30
Montar los stands
6 personas
- 31
Colgar la decoración
3 personas
- 32
Colocar la señalización
2 personas
- 33
Montar la zona de cambio de pañales
2 personas
- 34
Preparar el área de alimentación
2 personas
- 35
Montar el rincón de juegos
2 personas
- 36
Montar el punto de café
2 personas
- 37
Montar el guardarropa
2 personas
- 38
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 39
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
- 40
Preparar aperitivos
3 personas
- 41
Enfriar las bebidas
2 personas
- 42
Preparar la vajilla
2 personas
- 43
Preparar el material de registro
2 personas
- 44
Encargarse de la inauguración
2 personas
- 45
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
- 46
Registrar inscripciones
3 personas
- 47
Presentar el programa
2 personas
- 48
Servir café y té
2 personas
- 49
Servir aperitivos
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Comprobar la zona de cambio de pañales
2 personas
- 52
Comprobar la zona de juegos
2 personas
- 53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 54
Comprobar los baños
2 personas
- 55
Apoyar a los expositores
2 personas
- 56
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
- 57
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
- 58
Desmontar los stands
6 personas
- 59
Recoger el mobiliario
4 personas
- 60
Retirar la decoración
3 personas
- 61
Lavar la vajilla
3 personas
- 62
Retirar los residuos
3 personas
- 63
Limpiar el lugar
4 personas
- 64
Devolver el material prestado
2 personas
- 65
Recoger objetos perdidos
- 66
Llamar a los expositores sobre los materiales
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de feriacant. 30
- Sillascant. 80
- Mesa de registrocant. 2
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 4
- Biombo para vestuariocant. 4
- Butacas loungecant. 4
- Mesas auxiliarescant. 6
- Cajas de almacenajecant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Puntos de cargacant. 4
- Soporte para micrófono de mano
Decoración
- Globoscant. 150
- Arco de globoscant. 2
- Mantelescant. 32
- Guirnaldascant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Photowall
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 35
Artículos de papel
- Folletos del programacant. 400
- Planoscant. 400
- Credenciales para expositorescant. 80
- Pegatinas para visitantescant. 500
- Bloc de notascant. 100
- Bolígrafoscant. 60
- Notas adhesivascant. 10
- Papel de impresión A4cant. 500
Artículos para bebés
- Colchonetas de vestuariocant. 4
- Mesas para cambiar pañalescant. 2
- Tronascant. 4
- Mantas para bebécant. 8
- Colchonetas de juegocant. 4
- Juguetes para bebéscant. 20
- Papelera con tapacant. 4
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Canaletas para cablescant. 12
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
- Linternascant. 4
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Escoba y recogedorcant. 3
- Soportes para gel hidroalcohólicocant. 8
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Define la distribución antes de confirmar los puestos. Reserva espacio suficiente para mesas de feria, sillas, percheros y zonas de paso para carritos; sitúa la mesa de registro cerca de la entrada y deja el programa y el mapa a mano.
- Envía a los expositores las condiciones de participación y la información práctica con al menos 14 días de antelación. Pide también sus credenciales y confirma por escrito qué soporte necesitan para su puesto.
- Cierra las inscripciones con tiempo para poder recoger las preferencias dietéticas y ajustar el catering. Como referencia, confirma el número final de asistentes y expositores entre 5 y 7 días antes.
- Comprueba los permisos y la parte técnica antes del montaje, no el mismo día. Haz una prueba de altavoces, micrófono, cables alargadores, regletas y puntos de carga, y marca los cables para evitar tropiezos.
- Prepara la mesa de registro y revisa todos los materiales el día anterior. Ten separadas las pulseras, credenciales, listas, mapas y folletos; así el acceso no se ralentiza cuando lleguen varias familias a la vez.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria para bebés?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, definir la distribución y contactar con los expositores. Deja las dos últimas semanas para inscripciones, promoción, permisos y comunicaciones.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering de una feria para bebés?
- Haz una primera previsión al abrir las inscripciones y confirma las cantidades definitivas entre 5 y 7 días antes. Recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido para no improvisar el día del evento.
- ¿Qué debe incluir la información para los expositores?
- Envíala al menos 14 días antes e incluye horario de llegada, distribución del puesto, materiales disponibles, credenciales, pulseras y normas de participación. Reenvía un recordatorio final 2 o 3 días antes.
- ¿Cuándo se prepara la mesa de registro?
- Déjala preparada el día anterior y haz una comprobación final entre 60 y 90 minutos antes de abrir. Coloca en orden las listas, credenciales, pulseras, mapas y material impreso para que el equipo pueda atender sin buscar nada.
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