Cómo organizar una feria de deportes acuáticos
Una feria de deportes acuáticos empieza mucho antes de colocar las canoas y las tablas de SUP. Primero fija la fecha y el lugar, revisa permisos y seguro, y calcula qué expositores y actividades caben realmente. Después organiza las inscripciones, la comunicación, el catering y la logística de carga. El día anterior conviene probar la técnica y preparar acreditaciones, señalización y listas para que la recepción de expositores no se convierta en un cuello de botella.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Comprobar permisos
- 3
Comprobar el seguro
- 4
Captar expositores
2 personas
- 5
Registrar expositores
- 6
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Actualizar el sitio web de la feria
- 9
Publicar mensajes en redes sociales
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Pedir el catering
- 13
Confirmar las reservas
- 14
Enviar información a los expositores
- 15
Imprimir el plano
- 16
Preparar la señalización
2 personas
- 17
Preparar acreditaciones
2 personas
- 18
Imprimir las listas de asistencia
- 19
Comprobar las listas de precios
- 20
Probar la técnica
2 personas
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Preparar los materiales
3 personas
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Delimitar la zona de carga
2 personas
- 25
Recibir a los expositores
3 personas
- 26
Repartir materiales del stand
2 personas
- 27
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 28
Instalar los paneles del stand
4 personas
- 29
Montar los stands de los expositores
6 personas
- 30
Colgar la decoración
2 personas
- 31
Colocar la señalización
2 personas
- 32
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 33
Preparar el buffet de catering
3 personas
- 34
Enfriar las bebidas
2 personas
- 35
Preparar el punto de café
2 personas
- 36
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
- 37
Probar de nuevo la técnica
2 personas
- 38
Realizar la reunión informativa del equipo
6 personas
Evento
- 39
Abrir la entrada
2 personas
- 40
Registrar a los visitantes
3 personas
- 41
Repartir acreditaciones
2 personas
- 42
Informar a los visitantes
2 personas
- 43
Apoyar a los expositores
2 personas
- 44
Anunciar las demostraciones
- 45
Coordinar presentaciones
2 personas
- 46
Servir café y té
2 personas
- 47
Servir aperitivos
2 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 50
Comprobar los baños
- 51
Mantener libres las vías de paso
- 52
Registrar objetos perdidos
- 53
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 54
Cerrar la entrada
2 personas
Seguimiento
- 55
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
- 56
Reunir materiales del stand
3 personas
- 57
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 58
Lavar la vajilla
2 personas
- 59
Recoger el catering
2 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Limpiar el lugar
4 personas
- 62
Retirar la decoración
2 personas
- 63
Apagar la técnica
2 personas
- 64
Inventariar materiales
2 personas
- 65
Devolver el material alquilado
2 personas
- 66
Llamar a los expositores
- 67
Revisar las facturas
- 68
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostradores de feriacant. 2
- Mesascant. 24
- Sillascant. 80
- Paredes para standscant. 20
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 4
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Terminal de pagocant. 2
- Impresora
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Micrófono de manocant. 2
- Altavoces activoscant. 2
- Pantalla de presentación
- Enrollacablescant. 4
- Linternas de manocant. 4
Material deportivo
- Canoa
- Remeroscant. 4
- Chalecos salvavidascant. 12
- SUP inflablescant. 2
- Paddles de supcant. 4
- Cascos para deportes acuáticoscant. 8
- Cuerdascant. 6
- Boyascant. 8
- Anclajescant. 2
- Soportes de demostracióncant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras de cafécant. 4
Cocina
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Manteles azulescant. 24
- Decoración náuticacant. 20
- Banderas publicitariascant. 8
- Pizarrascant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Focos LED de obracant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra permisos y seguro antes de invitar a expositores. Comprueba también qué zonas pueden utilizarse para demostraciones, carga, circulación y almacenamiento del material acuático.
- Define el plano de puestos cuando tengas una primera lista de expositores. Deja pasillos despejados y separa la zona de carga de la zona de visitantes con postes separadores.
- Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y encarga el catering con varios días de margen. Calcula las raciones a partir de las inscripciones confirmadas, no de una estimación inicial.
- Prueba micrófono, altavoces, pantalla, portátil, terminal de pago e impresora antes de abrir. Lleva regletas, alargadores y enrollacables preparados: suelen faltar justo cuando empieza el montaje.
- Prepara por separado el material de demostración y el de recepción. Revisa chalecos salvavidas, cascos, cuerdas, boyas y anclajes antes de recibir a los expositores, y entrega a cada uno la información de montaje y su acreditación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de deportes acuáticos?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, revisar permisos y captar expositores. Reserva más margen si habrá demostraciones en el agua, catering o muchas inscripciones.
- ¿Qué hay que comprobar antes de abrir una feria de deportes acuáticos?
- Comprueba permisos, seguro, señalización, acreditaciones, listas de asistencia y plano de puestos. Haz la prueba técnica el día anterior y revisa el material de seguridad antes de recibir al primer expositor.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y pedir el catering?
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes, cuando puedas confirmar asistentes y preferencias dietéticas. Pide el catering justo después de ese cierre para evitar raciones insuficientes o compras innecesarias.
- ¿Cómo se organiza la llegada de los expositores?
- Delimita una zona de carga y envía las instrucciones de acceso al menos 5 días antes. El día del evento, asigna una persona a la recepción y ten preparado el plano, las acreditaciones y la información de cada puesto.
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