Organiser un salon des sports nautiques, étape par étape
Un salon des sports nautiques se prépare d’abord comme un événement logistique, puis comme un rendez-vous ouvert au public. Commencez par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, puis recrutez les exposants avant de communiquer largement. Le plan des stands, les inscriptions, la signalétique et le matériel de démonstration doivent être verrouillés plusieurs jours avant l’ouverture. La dernière semaine sert surtout à confirmer les réservations, tester la technique et traiter les besoins alimentaires.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Vérifier l’assurance
- 4
Recruter des exposants
2 personnes
- 5
Inscrire les exposants
- 6
Préparer le plan du stand
2 personnes
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Mettre à jour le site web du salon
- 9
Publier des messages sur les réseaux sociaux
- 10
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Commander le catering
- 13
Confirmer les réservations
- 14
Envoyer les informations aux exposants
- 15
Imprimer le plan
- 16
Préparer la signalétique
2 personnes
- 17
Préparer les badges
2 personnes
- 18
Imprimer les listes de présence
- 19
Vérifier les tarifs
- 20
Tester la technique
2 personnes
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Préparer le matériel
3 personnes
- 23
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 24
Balisage de la zone de chargement
2 personnes
- 25
Accueillir les exposants
3 personnes
- 26
Distribuer les supports de stand
2 personnes
- 27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 28
Installer les parois des stands
4 personnes
- 29
Aménager les stands des exposants
6 personnes
- 30
Installer la décoration
2 personnes
- 31
Installer la signalisation
2 personnes
- 32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 35
Préparer le coin café
2 personnes
- 36
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
- 37
Revérifier la technique
2 personnes
- 38
Animer le briefing de l’équipe
6 personnes
Événement
- 39
Ouvrir l’entrée
2 personnes
- 40
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 41
Distribuer les badges
2 personnes
- 42
Informer les visiteurs
2 personnes
- 43
Aider les exposants
2 personnes
- 44
Annoncer les démonstrations
- 45
Animer les présentations
2 personnes
- 46
Servir le café et le thé
2 personnes
- 47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 49
Vider les poubelles
2 personnes
- 50
Vérifier les toilettes
- 51
Dégager les voies de circulation
- 52
Enregistrer les objets trouvés
- 53
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 54
Fermer l'entrée
2 personnes
Suivi
- 55
Démonter les stands des exposants
4 personnes
- 56
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
- 57
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 58
Faire la vaisselle
2 personnes
- 59
Ranger le service traiteur
2 personnes
- 60
Rassembler les déchets
3 personnes
- 61
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 62
Retirer la décoration
2 personnes
- 63
Éteindre la technique
2 personnes
- 64
Inventorier le matériel
2 personnes
- 65
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 66
Relancer les exposants par téléphone
- 67
Vérifier les factures
- 68
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Comptoirs du salonqté 2
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 80
- Panneaux de standqté 20
- Tabourets de barqté 8
- Portants à vêtementsqté 4
- Poteaux de balisageqté 12
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Terminal de paiementqté 2
- Imprimante
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Microphone à mainqté 2
- Intervenants actifsqté 2
- Écran de présentation
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Lampes de pocheqté 4
Matériel de sport
- Kayak
- Pagaiesqté 4
- Gilets de sauvetageqté 12
- Planches de paddle gonflablesqté 2
- Pagaies de SUPqté 4
- Casques pour sports nautiquesqté 8
- Cordesqté 6
- Bouéesqté 8
- Ancresqté 2
- Supports de démonstrationqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 120
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 4
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pinces de serviceqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Nappes bleuesqté 24
- Décoration nautiqueqté 20
- Banderoles de salonqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 12
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 8
- Projecteurs LED de chantierqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Aspirateurqté 2
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu et les autorisations avant de solliciter les exposants : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les validations et construire un plan fiable.
- Demandez à chaque exposant ses besoins au moment de l’inscription : alimentation électrique, mobilier, espace de présentation et horaire d’arrivée doivent être regroupés dans un seul tableau.
- Envoyez les informations pratiques aux exposants 7 jours avant le salon, avec le plan imprimé, l’accès à la zone de chargement, les horaires d’installation et les consignes de sécurité.
- Testez l’ordinateur portable, l’imprimante, le terminal de paiement, le microphone et l’écran au plus tard la veille. Gardez des rallonges, multiprises et lampes de poche accessibles sur place.
- Pour les démonstrations, contrôlez les kayaks, pagaies, gilets, casques, cordes, bouées et ancres avant l’ouverture. Séparez clairement la zone de chargement et les espaces visiteurs avec le balisage prévu.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon des sports nautiques ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations et l’assurance, de recruter les exposants, puis de préparer les stands, les inscriptions et la communication.
- Quand faut-il recruter les exposants pour un salon nautique ?
- Commencez 8 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription environ 4 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de préparer le plan des stands et de répondre aux besoins de chaque exposant.
- Quand commander le catering pour un salon des sports nautiques ?
- Recueillez les besoins alimentaires au plus tard 3 semaines avant, puis commandez le catering environ 10 à 14 jours avant. Confirmez les quantités et la livraison 48 heures avant l’ouverture.
- Que faut-il vérifier la veille d’un salon nautique ?
- La veille, testez toute la technique, préparez les badges et les listes de présence, imprimez le plan et installez la signalétique. Vérifiez aussi le mobilier, le matériel de démonstration et l’accès à la zone de chargement.
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